Funktionalitäten von Provisionen und Provisionsberechnungen

• Provisionär:innen inkl. individueller Provisionärdaten anlegen und verwalten

• Provisionen automatisch oder manuell anlegen und nachträglich editieren

• Provisionssätze definieren und verwalten

• Provisionsabrechnungen getrennt nach Rechnungsmandant erzeugen

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Beschreibung

Begriffsklärung: Provisionär:in, Vertreter:in, Betreuer:in

Ein:e Provisionär:in, Vertreter:in, Betreuer:in kann von der Kundenart “PR” oder ”VT” sein.

Nachfolgend werden alle Kundenarten unter dem Sammelbegriff “Provisionär:in” zusammengefasst.

Anlegen von Provisionär:innen

Ein:e Provisionär:in kann entweder über das Menü “Anzeigensystem → Betreuer neu → Provisionär neu …” bzw. “Vertreter neu …” oder über den Button “Spezial → Betreuer neu …” bzw. “Vertreter neu…” angelegt werden.

Open

Anzeigensystem-Menü mit Untermenü “Betreuer neu … > Provisionär/Vertreter neu …”

Open

“Spezial-Button” mit Menüaufruf “Betreuer/Vertreter neu …”

Neben den Grund- und Kundendaten - entsprechend Kund:innenverwaltung/Geschäftspartner:innen - können in der Provisionär-Maske unter dem Reiter „Provisionärdaten“ folgende Informationen hinterlegt werden:

• “Rechnungsmandant”: Hier wird definiert, für welchen Rechnungsmandanten die Provisionssätze verwendet werden sollen. Es kann eine Provisionsinformation pro Rechnungsmandant angelegt werden. Es werden entsprechend die Provisionsinformationen verwendet, die zum Rechnungsmandanten des Auftrages passen.

• “UST-ID”: Umsatzsteuer-ID der Provisionär:innen.

• “UST-Art”: Wird bei der Provisionsabrechnung zur Berechnung der Steuern verwendet und enthält z. B. die Werte “voll”, ”halb” oder ”frei”.

• “Fixum”: Höhe des monatlichen Fixums.

• “Fixum Art”: Hier wird angegeben, ob das monatliche Fixum zusätzlich zu den Provisionen gezahlt werden soll (“I” - immer auszahlen) oder ob der/die Provisionär:in mindestens diesen Betrag pro Monat erhält (“M” – mindestens auszahlen). Der hier eingestellte Wert wird bei der Provisionsabrechnung verwendet.

• “Abrechnung”: Hier kann angegeben werden, wann eine Provision gezahlt werden soll. Standardmäßig steht der Wert “V” (= bei Verrechnung) zur Verfügung.

• “Provisionssätze”: Hier können die Provisionssätze definiert werden. Die Standard-Einträge können beliebig verändert werden (siehe Abschnitt “Definieren von Provisionssätzen”).

Definieren von Provisionssätzen

Provisionssätze für eine:n Provisionär:in werden über den Reiter „Provisionärdaten“ im Bereich „Provisionssätze“ festgelegt. Eine Zeile entspricht dabei jeweils einem Provisionssatz. 

Dieser Bereich enthält folgende Spalten: 

• “Gruppe”: Hinter jeder Gruppe verbirgt sich eine Bedingung, unter welcher der jeweilige Provisionssatz gilt. Diese Bedingungen sind - unterschieden nach Typ des Auftragselements - in den Abbildungen “ProvisionsGruppen#DAnzeige”, “ProvisionsGruppen#DBeilage” und “ProvisionsGruppen#DVerkauf” definiert. Mehr dazu im Abschnitt “Customizing”.

• “Satz”: Hier kann entweder ein Prozentsatz, ein fester Betrag oder ein „Benannter Satz“ angegeben werden.

• “Basis”: Die “Basis” dient mithilfe des im „Satz“ angegebenen Prozentsatzes als Grundlage für die Berechnung der Höhe der Provision. Das Feld muss auch ausgefüllt sein, wenn bei „Satz“ ein absoluter Betrag angegeben wurde. Als “Basis” können sämtliche Positionen aus dem Preisschema verwendet werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass diese Positionen auch immer in den Preisdetails der Leistungen enthalten sind, für die die Provisionsgruppe gilt. Als Provisionsbasis kann neben “Netto” und “Tarif” auch ein selbst definierter Wert mit der Bezeichnung “PB” verwendet werden.

• “Von / Bis”: Definiert die Gültigkeitsdauer der jeweiligen Provisionssätze.

Provisionär:innen suchen, einsehen und editieren

Über den Button „Geschäftspartner/Aufträge öffnen …” im Menüpunkt „Öffnen” können bereits angelegte Provisionär:innen gefunden und für weitere Bearbeitungen bzw. Änderungen aufgerufen werden. Um die Suche zu erleichtern sollte dabei in der Geschäftspartner-Maske die Art „PR” oder “VT” selektiert werden.

Nach erfolgreichem Absetzen der Suche öffnet sich in PRINT NGEN ein dreigeteiltes Fenster, in dem nicht nur die Grund- und Kundendaten, sondern auch folgende, den/die Provisionär:in betreffende Details eingesehen und editiert werden können:

• „(In)aktive Auftragsbetreuung”: Zeigt an, für welche Aufträge der/die Provisionär:in zuständig ist bzw. war.

• „Adressen”: Listet die für den/die Provisionär:in hinterlegten Adressen auf.

• „BetreuerVon”: Listet die Kund:innen auf, für die der/die Provisionär:in als interne:r Betreuer:in fungiert.

• „Provisionsinfos”: Öffnet die im Reiter „Provisionärdaten“ hinterlegte Provisionär-Maske.

• „Schriftverkehr”: Dokumentiert den bislang geführten Schriftverkehr mit dem/der Provisionär:in.

Provisionär:innen einem Auftrag zuordnen

Über den „zuständig“-Button im Reiter „Auftrag” und im Kundeninfo-Bereich auf den Kundendaten kann ein:e Provisionär:in zugewiesen werden. In der Ergebnisliste der dort hinterlegten Suchmaske kann der/die selektierte Provisionär:in somit entweder dem Auftrag hinzugefügt, vom Auftrag entfernt oder über die Mehrfachauswahl um ein bzw. mehrere Provisionär:innen erweitert werden.

Anlegen von Provisionen

Beim Ablegen eines Auftrages in einem Status, bei dem eine Preisberechnung stattfindet (z. B. “Buchung” oder “Angebot”) wird automatisch eine Provision angelegt, sofern der Auftrag den Konditionen der hinterlegten Betreuerin bzw. des hinterlegten Betreuers entspricht. Außerdem findet ein nächtlicher Workflow statt, der Provisionen anlegt, berechnet oder ggf. löscht.

Manuell können Provisionen auch über das Kontextmenü des Auftrages angelegt werden:

Wurde eine Provision angelegt und einem Auftrag erfolgreich zugeordnet, erscheint in der Auftragszeile ein neues Symbol über dessen Kontextmenü die verknüpften Provisionen erneut eingesehen werden können.

Ablauf beim Anlegen

Wird ein Auftrag gefunden, so werden zu jedem Auftragselement, wie zum Beispiel “Anzeige” oder “Beilage”, die Provisionsgruppen über die Abbildung “ProvisionsGruppen#<Tabellenname>” ermittelt. Für jede Leistung des Auftragselementes wird pro ermittelter Gruppe und Provisionär:in eine Provision angelegt und berechnet.

Pro Leistung kann es verschiedene Provisionsbasen geben. Hat ein:e Provisionär:in mehrere Provisionsgruppen, dann wird für jede Gruppe eine Provision angelegt, sofern das Auftragselement in diese Gruppen fällt. Zusätzlich wird die ID der Leistung, für die die Provision angelegt wurde, bei der Provision gespeichert.

Im Workflow werden bestehende Provisionen geändert bzw. fehlende Provisionen angelegt. Dabei gelten folgende Regeln: 

• Wenn von einem Auftrag ein:e Zuständige:r entfernt wird, dann werden beim nächsten Durchlauf des Provisionsworkflows auch diese Provisionen für diesen Auftrag gelöscht, sofern sie noch nicht abgerechnet sind. Wenn die Provisionen bereits abgerechnet sind, bleiben diese beim Auftrag erhalten. 

• Wenn neue Provisionär:innen zu einem Auftrag hinzukommen, dann werden beim nächsten Durchlauf des Provisionsworkflows deren Provisionssätze automatisch angelegt.

• Wenn sich die Konditionen bei dem oder der Provisionär:in ändern, dann ändern sich beim nächsten Durchlauf des Provisionsworkflows auch die noch nicht abgerechneten Provisionen. Die nicht abgerechneten Provisionen werden dabei gelöscht, wenn für das jeweilige Auftragselement laut geänderten Konditionen keine Provision mehr gezahlt wird. Bereits abgerechnete Provisionen bleiben auch hier erhalten. 

• Wenn sich das Auftragselement ändert, z. B. weniger Spaltenmillimeter, dann werden noch nicht abgerechnete Provisionen beim nächsten Durchlauf des Provisionsworkflows neu berechnet bzw. gelöscht, sofern laut Konditionen keine gezahlt werden dürfen. Bereits abgerechnete Provisionen bleiben erhalten. 

• Wenn an einer Provision manuell Änderungen vorgenommen werden, diese also auf “Fix” gestuft und “Satz”, “Basis” oder “Betrag” angepasst werden, so wird diese in den Status "Prüfen" gestuft. Manuelle Änderungen sind nur möglich, wenn die Provision noch nicht abgerechnet ist. 

• Für stornierte Leistungen werden keine Provisionen angelegt.

• Gibt es zu einer stornierten Leistung eine Provision, die noch nicht abgerechnet ist, so wird diese beim nächsten Durchlauf des Provisionsworkflows gelöscht. 

• Für Leistungen, die aus einer Reklamation entstanden sind (z. B. ”1s”) wird, wie bei anderen Leistungen auch, ein Provisionssatz angelegt, sofern laut Konditionen möglich. 

• Gibt es zu einer stornierten Leistung eine bereits abgerechnete Provision, so wird diese beim nächsten Durchlauf des Provisionsworkflows in den Status “Storniert” gestuft. Auf der Provisionsabrechnung erscheint diese dann mit negativem Betrag.

• Provisionen bekommen beim Anlegen den Rechnungsmandant des zugehörigen Auftrages. 

Statusstufen von Provisionen

Folgende Statusstufen sind bei Provisionen möglich: 

• “Abrechnen”: Provision zur Abrechnung freigegeben.

• “Prüfen”: Provision muss vor der Abrechnung noch von der Buchhaltung geprüft werden. Keine Abrechnung in diesem Status.

• “Storniert”: Provision wurde storniert und wird auf der nächsten Abrechnung mit negativem Betrag verrechnet.

• “Abgerechnet”: Provision wurde bereits mit einer Abrechnung verrechnet.

• “Löschen”: Provision ist zum Löschen gekennzeichnet und kann durch einen Löschlauf aus der Datenbank entfernt werden.

Manuelle Änderung von Provisionen

Automatisch oder manuell angelegte und noch nicht abgerechnete Provisionen können auch manuell verändert werden: 

Durch Aktivieren der Checkbox "Fix" werden die Felder “Satz”, “Basis” und “Betrag” freigeschaltet und können editiert werden.

• Bei Änderung des Satzes berechnet sich der “Betrag” laut “Basis”.

• Bei Änderung der “Basis” berechnet sich der “Betrag” laut “Satz”.

• Bei Änderung des Betrages berechnet sich der “Satz” laut “Basis”.

Wird die Checkbox "Fix" wieder abgewählt, so gilt erneut der automatisch berechnete “Betrag” gemäß der hinterlegten Daten. 

Neuberechnung von Provisionen

Nach jeder Preisberechnung werden die Provisionen neu berechnet. Dies geschieht sowohl beim Preisberechnen aus der Maske heraus als auch beim Akzeptieren einer Reklamation. Die Provisionsbasis wird mit dem Storno geändert. Deshalb werden auch die Provisionen neu berechnet.

Storno von Provisionen

Provisionsabrechnung

Über das Menü “Provisionen”, welches Buchhaltungsbenutzer:innen zur Verfügung steht, können über den Menüpunkt “Provisionsabrechnungen erstellen” automatisch Provisionsabrechnungen für alle Provisionär:innen erstellt werden.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem das Rechnungsdatum gesetzt sowie definiert wird für welchen Monat und in welchem Jahr die Provisionsabrechnung gemacht werden soll.

Die Checkbox “vorherige Leistungen berücksichtigen“ gibt dabei an, ob alle bis zu 12 Monate vor dem gewählten Abrechnungsmonat liegenden noch nicht abgerechneten Provisionen auch abgerechnet werden sollen. Ist die Checkbox angehakt, werden die vorherigen Provisionen mit abgerechnet.

Ist die Checkbox nicht angehakt, werden die vorherigen Provisionen nicht mit abgerechnet. Relevant für die Abrechnung ist dann lediglich der im Dialog angegebene Abrechnungsmonat.

Nach Klick auf “OK” werden automatisch alle Provisionen für den definierten Zeitraum (ggf. vergangene Provisionen) und für alle Rechnungsmandaten abgerechnet.

Die einzelnen Abrechnungen sind bei dem/der Provisionär:in unter “Abrechnungen” zu finden.

Manuelle Provisionsabrechnung

Für eine:n Provisionär:in kann auch manuell eine Abrechnung erstellt werden. Dafür wird das Kontextmenü an der Provisionsinfo (dieses ist in der Liste bezeichnet mit dem jeweiligen Rechnungsmandant), für die eine Abrechnung erstellt werden soll, geöffnet.

Anschließend öffnet sich auch hier der Dialog, bei dem das Rechnungsdatum (“heute”, “gestern”, “morgen”), der Monat für den die Abrechnung erstellt werden soll sowie das Jahr ausgewählt werden. Auch hier kann die Checkbox für das Abrechnen für vergangene Provisionen gesetzt werden (Beschreibung siehe vorheriges Kapitel). Nach Klick auf “OK” wird die Abrechnung erstellt.

Die erstellten Abrechnungen finden sich anschließend bei dem/der Provisionär:in unter “Abrechnungen”.

Mit Doppelklick auf die “Abrechnung” wird ein Vorschau-PDF angezeigt.

Unter der Abrechnung finden sich ebenfalls die Provisionen, die per Doppelklick geöffnet werden können.

Dort werden anschließend wiederum detailliertere Information zu der jeweiligen Provision angezeigt.

Bankverbindungen und Adressen auf der Provisionsabrechnung

Hat der/die Provisionär:in eine Bankverbindung, wird immer die Bankverbindung des dazugehörigen Rechnungsmandanten der Provisionsabrechnung an der Abrechnung hinterlegt. Sind im System die Bankverbindungen ohne Rechnungsmandanten hinterlegt, wird die Standard-Bankverbindung der Provisionär:innen verwendet.

Bei Adressen gibt es ebenfalls eine Unterscheidung, welche für die Provisionsabrechnung verwendet wird.
Ist eine Rechnungsadresse vorhanden, die als Standard festgelegt ist, wird diese für die Provisionsabrechnung verwendet. Ist dies nicht gegeben, wird die gültige Hauptadresse verwendet.

Pflege des Customizings

Schulungsvideos (für Buchhaltungsbenutzer:innen) POWERUSER

Im folgenden Video wird gezeigt, wie ein:e Provisionär:in in PRINT NGEN angelegt und für verschiedene Provisionssätze hinterlegt werden kann. Zudem wird vorgestellt, wie eine Provision angelegt wird.

In diesem Video wird gezeigt, wie Provisionsgruppen im Customizing hinterlegt werden können.

Das folgende Video zeigt, wie in PRINT NGEN mit Provisionsabrechnungen gearbeitet werden kann.

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