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Fakturierungslauf

Beim Fakturierungslauf werden automatisch Rechnungen und Gutschriften für die einzelnen Aufträge oder Leistungen erstellt. Bei Abschluss einer Faktura kann zudem automatisch eine Informations-E-Mail an hinterlegte E-Mail-Adressen versendet werden. Des Weiteren ist auch das Erzeugen von XML-Dateien für den Datev-Export möglich.

Funktionalitäten des Fakturierungslaufes

  • Manueller Fakturierungslauf

  • Automatischer Fakturierungslauf

  • Automatisches Versenden von Rechnungen und Gutschriften

  • Automatisches Versenden einer Informations-E-Mail

  • Erzeugen von XML-Dateien für den Datev-Export

Inhaltsverzeichnis

Manueller Fakturierungslauf

Standardmäßig wird nach dem wöchentlichen Fakturierungslauf unterschieden, bei dem alle Aufträge abgerechnet werden, die bis zur letzten Woche erschienen sind, und dem monatlichen Fakturierungslauf, der alle Aufträge des Monats abrechnet.

Wann ein Auftrag abgerechnet wird, ist im Auftrag selbst im Feld “Rhythmus” hinterlegt:

Rhythmus im Auftrag hinterlegen

Wert

Langform

Bedeutung

Wert

Langform

Bedeutung

T

Täglich

wird mit wöchentlicher Fakturierung abgerechnet

M

Monatlich

wird mit monatlicher Fakturierung abgerechnet

Menü

Der Fakturierungslauf kann durch Menüpunkte im Fakturierungs-Menü aufgerufen werden.

Für die wöchentliche Fakturierung sowie die Monatsfaktura gibt es getrennte Menüpunkte.

Menüpunkt Fakturierung

Automatischer Fakturierungslauf

Der automatische Fakturierungslauf muss, sofern er gewünscht wird, von PEIQ aktiviert werden. Dies ist über das PEIQ Support Team anzufragen.

Es kann monatlich, wöchentlich und täglich automatisch eine Faktura durchgeführt werden.

Für die monatliche Fakturierung wird an jedem 01. des Monats eine Warteschlange ausgeführt, die alle Leistungen des vorherigen Monats verrechnet. So wird z. B. am 01.04. der Fakturierungslauf gestartet, der alle Leistungen vom 01.03 bis 31.03 verrechnet.

Der wöchentliche Fakturierungslauf wird jeden Dienstag ausgeführt und verrechnet alle Leistungen seit Beginn der Vorwoche (Montag-Sonntag).

Die tägliche, automatische Fakturierung findet morgens von Montag bis Freitag statt und verrechnet folgende Leistungen:

  • Montag → Alle offenen Aufträge vom 01.01.2024 bis gestern (Sonntag)

  • Dienstag → alle offenen Aufträge vom 01.01.2024 bis gestern (Montag)

  • Mittwoch → alle offenen Aufträge vom 01.01.2024 bis gestern (Dienstag)

  • Donnerstag → alle offenen Aufträge vom 01.01.2024 bis gestern (Mittwoch)

  • Freitag → alle offenen Aufträge vom 01.01.2024 bis gestern (Donnerstag)

Informations-E-Mail zur Faktura

Bei erfolgreichem Abschluss der Faktura kann eine automatische Informations-E-Mail an gewünschte E-Mail-Adressen erfolgen. Diese können in der Werteliste “WA_Fakturierungsprotokoll_EMail” hinterlegt und angepasst werden.

Zunächst wird die Werkzeugleiste für das Anzeigensystem benötigt. Diese ist in der oberen Menüzeile über “Werkz. > Anzeigensystem” zu aktivieren.

Die Leiste öffnet sich am unteren Bildschirmrand. Über die Werkzeugleiste “Anzeigensystem” kann der Button “Customizing” ausgewählt werden.

Daraufhin öffnet sich ein dreigeteiltes Fenster, aus welchem die benötigte Abbildung “WA_Fakturierungsprotokoll_EMail” selektiert und geöffnet werden kann.

Diese Abbildung hat den folgenden Aufbau:

EIGENSCHAFTEN P:MerkeWLAktion, SystemName {} Betreff, *Test {"!!!TESTSYSTEM!!!! Fakturierung Export $(Heute)"} Betreff, *Prod {"Fakturierung Export $(Heute)"} MailAdresse, *Test {"mail1@example.de;mail2@example.de"} MailAdresse, *Prod {"mail1@example.de;mail2@example.de"} MailAdresseFakturaFehler, *Test {"mail1@example.de;mail2@example.de"} MailAdresseFakturaFehler, *Prod {"mail1@example.de;mail2@example.de"} MailKopienAn, *Test {"mail3@example.de;mail4@example.de"} MailKopienAn, *Prod {"mail3@example.de;mail4@example.de"} Absender, * {"absender@example.de"}

Um die Empfänger:innen der E-Mail anzupassen, können diese in der Zeile “MailAdresse” hinzugefügt und entfernt werden. Das Trennen der einzelnen E-Mails erfolgt durch ein Semikolon. Mitarbeiter:innen, welche eine Kopie der E-Mail bekommen sollen und somit unter CC stehen, können in der Zeile “MailKopienAn” eingetragen werden.

Auch die Adressen, an welche eine E-Mail gesendet werden soll, sobald keine Rechnung verschickt werden kann, können unter “MailAdresseFakturaFehler” ergänzt werden.

Es gibt die Möglichkeit, die Beleglinks an mehrere bzw. andere E-Mail-Adressen zu schicken als die des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin.

Dies ist aktuell nur bei der Hauptadresse einstellbar.

Dabei können in den Grunddaten des Kunden/der Kundin weitere E-Mail-Adressen mit “BL” hinterlegt werden. An alle weiteren dort eingetragenen Adressen werden dann entsprechend die Beleglinks verschickt.

In der Werteliste Rechnungsversand_per_EMail steht Folgendes:

BetreffBelegVersand, BerlvTest {"!!!TESTSYSTEM!!! Beleglinks zu @WA(Rechnungsversand_per_EMail_GU_RE) Berliner Verlag Nr. $(DRecNr) vom $(DRecDatum)"} BetreffBelegVersand, BerlvProd {"Beleglinks zu @WA(Rechnungsversand_per_EMail_GU_RE) Berliner Verlag Nr. $(DRecNr) vom $(DRecDatum)"} MailtextBelegVersand, * {"@TA(AnzeigenSystem.Belegversand_per_EMail)"}

 

Um den Text innerhalb der E-Mail für den Belegversand anpassen zu können, existiert eine Textvorlage, die individuell anpassbar ist.

Damit die Aktion automatisch beim Fakturierungslauf aufgerufen wird, ist sie in die KomplexeAktion Rechnungsversand_per_EMail integriert. In dieser wird die KomplexeAktion zum Versand der Beleglinks aufgerufen.

Zusätzlich zieht sich die Information aus der Werteliste WebServer automatisch, damit die Beleglinks auch auf dem Testsystem ausprobiert werden können. Es ist kein fester Webserver mehr hinterlegt.

href=§"https://@WA(WebServer)/...

Datev-Export

Mit den Workflows für den Datev-Export werden XML-Dateien erzeugt, in denen alle verrechneten Aufträge des aktuellen Fakturierungslaufes enthalten sind, sowie eine Datei, in der die Stammdaten enthalten sind.

Status eines Auftrages

Der Status eines Auftrages bleibt so lange in “Buchung” bis alle Erscheinungstage des Auftrages fakturiert sind. Erst dann wechselt der Status des Auftrages in den Status “Fakturiert”.

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