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Anzeigen-/Auftragserfassung inkl. Anzeigendisposition
Im kaufmännischen Anzeigensystem können Anzeigen verschiedener Art (Print, Online etc.) erfasst werden.
Funktionalitäten der Anzeigen-/Auftragserfassung inkl. Anzeigendisposition
Intuitive Erfassung von Anzeigen
Schnelle und außerordentlich flexible Preisberechnung
Inhaltsverzeichnis
Auftragserfassung und Auftragsarten
Bei der Erfassung von Anzeigen kann das technische Anzeigensystem von PRINT NGEN voll integriert werden. Dabei kann die Preisberechnung anhand der von dem bzw. der Bearbeiter:in erfassten Anzeige erfolgen. So können zahlreiche Kriterien aus dem Anzeigenmotiv für die Preisberechnung herangezogen werden.
Zur Sicherheit für den Verlag können dabei Prüfungen individuell konfiguriert werden, wie zum Beispiel eine Kreditprüfung des oder der Kund:in.
Als Auftragselemente kommen nicht nur Print-Anzeigen infrage, sondern auch Print-Online-Kombinationen. Auch reine Online-Anzeigen können erfasst und verwaltet werden. Weiterhin können Beilagen-Aufträge erfasst, verwaltet und auf Gebiete und Anleger:innen verteilt werden. Für sonstige Verkäufe stehen weitere konfigurierbare Auftragselemente zur Verfügung.
Im folgenden Video wird die Auftragserfassungsmaske vorgestellt:
Das folgende Video zeigt, wie ein Auftrag erfasst werden kann:
Um einen Auftrag zu erfassen, wird zunächst nach einem bzw. einer Geschäftspartner:in gesucht.
Mit Klick auf “Suchen” öffnet sich eine Listenansicht der Suchergebnisse. Mit Rechtsklick auf den gewünschten Eintrag öffnet sich ein Kontextmenü, in dem verschiedene Auftragsarten zur Verfügung stehen.
Folgende Auftragsarten können erfasst werden:
kundengelieferte Anzeigen
Satzanzeigen
Sonstige Verkäufe
Sonderthemen und Kollektive
Mit Klick auf die gewünschte Auftragsart öffnet sich eine Auftragserfassungsmaske. Dort können einige Informationen für den Auftrag definiert werden. Grunddaten des oder der Kund:in werden im Auftrag übernommen, können jedoch auch von dem bzw. der Benutzer:in überschrieben werden.
Statusstufen bei Aufträgen
Bei Aufträgen stehen verschiedene Statusstufen zur Verfügung, die den aktuellen Bearbeitungsstand widerspiegeln.
Standardmäßige Statusstufen
Folgende Statusstufen kann ein Auftrag annehmen:
Statusstufe | Beschreibung |
|---|---|
Erfassung | Beim Anlegen einer Anzeige erhält diese den Status “Erfassung”. Diese Statusstufe wird ebenso gesetzt, wenn:
|
PreisPrüfung | Die Statusstufe “PreisPrüfung” wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn der Gesamtpreis zu stark vom Listenpreis abweicht. Optional können Bedingungen für diese Statusstufe hinterlegt werden. Bei Erfüllung der Bedingungen wird die Statusstufe automatisch gesetzt. |
Buchung | Die Statusstufe “Buchung” wird manuell durch den/die Benutzer:in gesetzt, wenn:
Optional können Bedingungen für diese Statusstufe hinterlegt werden. Bei Erfüllung der Bedingungen wird die Statusstufe automatisch gesetzt. |
Fakturierungsstop | Ein Auftrag mit der Statusstufe “Fakturierungsstop” wird nicht fakturiert. |
Anfrage | Die Statusstufe “Anfrage” wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn ein Angebot erzeugt werden soll. Bei Bestätigung der Anfrage durch den Kunden bzw. die Kundin wird die Anzeige in die Statusstufen “Reservierung” oder “Buchung” gestuft. Es wird kein BuchungsXML gespeichert. Ob in “Reservierung” oder “Buchung” weitergestuft wird, ist von verlagsspezifischen Kriterien abhängig. Optional können Bedingungen für diese Statusstufe hinterlegt werden. Bei Erfüllung der Bedingungen wird die Statusstufe automatisch gesetzt. |
Fakturiert | “Fakturiert” wird automatisch als Statusstufe gesetzt, wenn für alle Leistungen des Auftrags Rechnungen erstellt wurden. Sind nur einzelne Leistungen verrechnet, verbleibt der Auftrag im Status “Buchung”. Ist für einen Auftrag einmal diese Statusstufe gesetzt, so kann diese nicht mehr geändert werden. |
Storniert | Sobald die Anzeige produziert wurde, kann ein Auftrag nur noch storniert und nicht mehr gestoppt werden. |
Gestoppt | Wenn das Ergebnis der Kreditprüfung “abgelehnt” ist, wird die Statusstufe “Gestoppt” gesetzt. |
KreditPrüfung | Wurde der Saldo überschritten, so wird die Anzeige in den Status “KreditPrüfung“ gesetzt. Die Statusstufe wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn sich der bzw. die Kund:in im Status “BuchhaltungPrüfen” befindet. Optional können Bedingungen für diese Statusstufe hinterlegt werden. Bei Erfüllung der Bedingungen wird die Statusstufe automatisch gesetzt. |
Zusätzliche Statusstufen
Neben den oben gelisteten standardmäßigen Statusstufen können folgende Statusstufen auf Anfrage zusätzlich zur Verfügung gestellt werden:
Statusstufe | Beschreibung |
|---|---|
OnlineBuchung | Der Status “OnlineBuchung” wird gesetzt, sobald eine Anzeige über ein Onlineportal übermittelt wurde. In diesem Status muss die Onlineanzeige noch geprüft und manuell weitergestuft werden. |
VorausKasse | Die Statusstufe “VorausKasse” wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn ein Eintrag in der Bonitätsklasse “KSV” oder “Inkasso” vorliegt oder wenn die Rubrik es erfordert. Optional können Bedingungen für diese Statusstufe hinterlegt werden. Bei Erfüllung der Bedingungen wird die Statusstufe automatisch gesetzt. |
Reservierung | Wenn der Auftrag reserviert wurde, wird die Statusstufe “Reservierung” gesetzt. Die Statusstufe wird ebenso gesetzt, wenn:
Die Einstufung in “Reservierung” ist nur erlaubt, wenn:
|
Print-Anzeigen: Belegungen für einen Auftrag definieren
Für Print-Anzeigen können Belegungen definiert werden. Individuell pro Kunde bzw. Kundin sind verschiedene Belegungseinheiten definiert, aus denen gewählt werden kann.
Statusstufen bei Anzeigen
Wenn die Anzeige bereits den Status “Geplant” hat, stehen Benutzer:innen mit der Rolle “Buchhaltung” folgende Statusstufen in PRINT NGEN zur Verfügung:
Statusstufe | Beschreibung |
|---|---|
Geplant | Auftrag und Anzeige wurden angelegt |
Prüfen | Löst eine Anzeigenprüfung aus |
Fehler | Wird automatisch bei der Prüfung der Buchungsdaten mit dem Anzeigenmotiv gesetzt (Größenvergleich, Farbplanvergleich) |
Wenn die Anzeige keinen bzw. einen anderen Status gesetzt hat, kann zusätzlich zu den oben gelisteten Status noch folgende Statusstufe gesetzt werden:
Statusstufe | Beschreibung |
|---|---|
Fertig | Ist die Prüfung ok, wird die Anzeige auf Fertig gestuft, sonst auf Fehler. |
Techn. Anzeigensystem In Workflows vergebene Statusstufen
Statusstufe | Beschreibung |
|---|---|
Korrektur | Wird automatisch gesetzt, wenn im Satzportal eine Anzeige als “Belichtungsreif” markiert wird und ein Korrekturworkflow anzustoßen ist |
CopyProof | Wird automatisch nach Versand einer Onlinekorrektur / CopyProof gesetzt |
BeiAsura | Wird automatisch gesetzt, wenn eine Anzeige an Asura exportiert wurde. |
Das Feld “Status” der Anzeige ist für Benutzer:innen ohne die Rolle “Buchhaltung” nur vor dem ersten Speichern änderbar. Danach ist das Feld schreibgeschützt und kann nicht mehr manuell geändert werden.
Anzeigenformate
Bei der Auftragserfassung können verschiedene Anzeigenformate – abhängig von der kaufmännischen Rubrik / der Belegung / dem Rechnungsmandanten – ausgewählt werden. Die technischen Daten sind direkt im Auftrag verfügbar. Dies wird im folgenden Video gezeigt:
Preisdetails einer Anzeige
Mit Klick auf “Berechnen” oder “Details” kann der Preis für den Auftrag eingesehen werden.
Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigungen können im PDF-Format erstellt werden – ggf. auch öfters, falls der oder die Benutzer:in noch etwas ändert (solange bis der Auftrag fakturiert wurde).
Wie eine Auftragsbestätigung als PDF ausgegeben werden kann, wird im folgenden Video erklärt:
Per Klick auf “Auftragsbestätigung” in der Auftragserfassungsmaske, wird eine Auftragsbestätigung im PDF-Format erzeugt und direkt in einem PDF-Reader geöffnet.
Motive zuordnen
Die Zuordnung von Motiven zu Aufträgen ist automatisiert oder manuell möglich:
Auslagerung von Bilddaten zur Entlastung der Datenbank
Anzeigenmotive von Anzeigen, deren letzte Erscheinung mehr als 30 Tage zurückliegt, werden automatisch ins Filesystem ausgelagert. Die Erzeugung von Druck-PDFs ist auch nach dem Auslagern der Anzeigenmotive weiterhin möglich.
Anzeigendisposition
Anzeigen können anhand von eingegebenen Platzierungsregeln direkt aus dem Anzeigensystem heraus in ein Platzierungsbuch platziert werden. So kann der bzw. die Bearbeiter:in der Kundin bzw. dem Kunden schon bei der Auftragserfassung den gewünschten Platz verbindlich reservieren.
Wenn die PRINT NGEN Blattplanung eingesetzt wird, können die Anzeigen aus dem Platzierungsbuch von dem bzw. der Planer:in automatisch ins Druckprodukt übernommen werden.
Weitere Informationen zur Platzierungsbuch-Übernahme unter https://peiq.atlassian.net/wiki/spaces/PPSD/pages/1382285313.
Im folgenden Video wird gezeigt, wie eine Platzierungsbuchvorlage erstellt und verwendet werden kann:
Mehr Informationen zur Anzeigenplatzierung in der PRINT NGEN Blattplanung unter https://peiq.atlassian.net/wiki/spaces/PPSD/pages/1280475137.
Platzierungsvorschrift hinterlegen POWERUSER
Im folgenden Video wird gezeigt, wie eine Platzierungsvorschrift in der Werteliste “WL_DAnzeige_PLatzierungsVorschrift” hinterlegt werden kann:
Coupon
Das Merkmal „Coupon“ kennzeichnet Anzeigen, die vom Leser aus der Zeitung ausgeschnitten werden können.
Zwei Anzeigen, die das Merkmal Coupon=ja erhalten haben und auf der Vorder- und Rückseite so platziert sind, dass sie sich überschneiden, lösen in der Blattplanung einen Coupon-Konflikt aus.
FAQ
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