Funktionalitäten bei der Erstellung von Gutschriften und Reklamationen

• Erstellen von Rechnungen

• Erstellen von Reklamationen und Gutschriften

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Beschreibung

In der Fakturierung können Reklamationen und Gutschriften sowohl ohne als auch mit bereits erfolgter Verrechnung durchgeführt werden. Dies ist sowohl für einzelne als auch für sämtlich gebuchte Anzeigen möglich. Auch Teilgutschriften können erfolgen.

Im folgenden Video wird gezeigt, wie ein bereits verrechneter Auftrag reklamiert und eine Gutschrift erstellt werden kann:

Detaillierte Beschreibung

1. Reklamation und Gutschrift ohne vorherige Verrechnung

Reklamationen und Gutschriften können ohne vorherige Verrechnung erstellt werden. Zur Erstellung der Gutschrift ohne Rechnung muss wie folgt vorgegangen werden:

1. Anlegen eines neuen Auftrags mit den identischen Angaben zu dem Auftrag, für den die Gutschrift erstellt werden soll.

Open

Anlegen eines neuen, identischen Auftrags für die Reklamation

2. Nachdem der Auftrag angelegt wurde, lässt sich durch Klick auf den Button “Details” die Kostenstruktur anzeigen. Dieser befindet sich rechts unten neben dem Button “Berechnen”.

Open

Anzeigen der Kostenstruktur durch Klick auf “Details”

3. Anschließend muss im linken Fenster unter “Netto” der Preis geändert werden. Dazu muss vor der Summe ein “-” (Minus) eingegeben und dieses mit einem Klick auf den Button “Anwenden” bestätigt werden.

Dadurch ergibt sich folgende Darstellung:

4. Durch Klick auf “OK” wird der Dialog geschlossen und anschließend automatisch eine Gutschrift im Fakturierungslauf erzeugt:

2. Reklamation und Gutschrift bei bereits verrechnetem Auftrag erstellen

Um eine Reklamation und Gutschrift bei einem bereits verrechneten Auftrag zu erstellen, muss zunächst eine Reklamation angelegt werden:

1. Öffnen des Auftrags, der reklamiert werden soll. Dieser muss bereits verrechnet sein.

2. Sobald die Verrechnung erfolgt ist, muss durch Rechtsklick im Dialog-Menü “Reklamation anlegen” ausgewählt werden:

3. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Dort muss bei “Status” die Einstellung “Akzeptiert” zwingend hinterlegt werden:

4. Durch Klick auf den Button “Reklamation” öffnet sich ein weiteres Fenster.

5. Hier findet sich nun eine Auflistung aller Positionen. Diese können einzeln bearbeitet werden (also zum Beispiel eine oder alle reklamieren – siehe dazu Kapitel 3 und 4). Eine Reklamation wird erzeugt, indem der Wert “0” eingegeben wird. Soll hingegen der Preis geändert werden (zum Beispiel Preisnachlass oder neuer Festpreis), kann dies dort entsprechend eingestellt werden.

6. Nachdem die Preise angepasst worden sind, kann die Reklamation durch Klick auf “Ablegen” gespeichert werden. Anschließend kann der Auftrag, für den die Reklamation angelegt worden ist, unter “Inaktive Aufträge” gefunden werden.

Das Symbol “Ausrufezeichen im Kreis” zeigt an, dass eine Reklamation erstellt wurde. Anschließend wird automatisch eine Gutschrift im Fakturierungslauf erzeugt. Zusätzlich wird über dem €-Symbol ein zweiter schwarzer Pfeil angezeigt. Dieser ist der Beleg dafür, dass eine Gutschrift erstellt wurde.

7. Durch Klicken auf das “€-Symbol” lässt sich die Gutschrift (“Rechnung: GU...”) öffnen.

Die Anzeigen-Gutschrift zeigt an, dass der Betrag, der auf 0 gesetzt wurde, vollständig aufgeführt ist.

3. Reklamation und Gutschrift mehrerer Anzeigen

Auch mehrere Anzeigen innerhalb eines Auftrages können reklamiert werden. Damit eine Reklamation angelegt werden kann, muss auch hier der Auftrag bereits verrechnet sein.

Das Vorgehen gleicht dabei dem von Kapitel 2 bis zum Punkt vier. Um alle im Auftrag bestehenden Anzeigen zu reklamieren, muss in die jeweils obersten Felder eine “0” eingetragen werden. Durch Klick auf “OK” wird automatisch eine Gutschrift im Fakturierungslauf erzeugt. Auch hier wird, wie in Kapitel 2 beschrieben, das ordnungsgemäße Erstellen durch die entsprechenden Symbole angezeigt.

Die Reklamation sieht folgendermaßen aus:

4. Reklamation und Gutschrift einer von mehreren Anzeigen (Teilgutschrift)

Sind mehrere Anzeigen innerhalb eines Auftrages angelegt worden, aber nur eine davon soll reklamiert werden, ist dies ebenfalls möglich. Auch hier muss, damit eine Reklamation angelegt werden kann, der Auftrag bereits verrechnet sein. Das Vorgehen entspricht dabei zunächst wieder dem von Kapitel 2.

Wenn nun eine Anzeige reklamiert werden oder der Preis geändert werden soll, muss bei der entsprechenden Anzeige in das rote Preisfeld geklickt und dort der gewünschte Betrag eingegeben werden. Im Falle einer Reklamation wird der Wert “0” eingegeben, bei einer Preisänderung der gewünschte Betrag. Anschließend wird der Dialog mit “OK” bestätigt.

Analog zu Kapitel 2 und 3 lässt sich im Auftrag erkennen, ob die Reklamation angelegt wurde.

Anschließend wird wieder automatisch eine Gutschrift im Fakturierungslauf erzeugt.

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