/
Anzeigen-/Auftragserfassung inkl. Anzeigendisposition

PEIQ Knowledge Base

Anzeigen-/Auftragserfassung inkl. Anzeigendisposition

Owned by Sabrina Kötterl
Last updated: 2025-01-03 by Melanie Lutz
6 min read

Im kaufmännischen System für den Werbemarkt können Anzeigen verschiedener Art (Print, Online etc.) erfasst werden.

 Funktionalitäten der Anzeigen-/Auftragserfassung inkl. Anzeigendisposition

  • Intuitive Erfassung von Anzeigen

  • Schnelle und außerordentlich flexible Preisberechnung

Inhaltsverzeichnis

Auftragserfassung und Auftragsarten

Bei der Erfassung von Anzeigen kann das technische Anzeigensystem von PRINT NGEN voll integriert werden. Dabei kann die Preisberechnung anhand der von dem bzw. der Bearbeiter:in erfassten Anzeige erfolgen. So können zahlreiche Kriterien aus dem Anzeigenmotiv für die Preisberechnung herangezogen werden.

Zur Sicherheit für den Verlag können dabei Prüfungen individuell konfiguriert werden, wie zum Beispiel eine Kreditprüfung des oder der Kund:in.

Als Auftragselemente kommen nicht nur Print-Anzeigen infrage, sondern auch Print-Online-Kombinationen. Auch reine Online-Anzeigen können erfasst und verwaltet werden. Weiterhin können Beilagen-Aufträge erfasst, verwaltet und auf Gebiete und Anleger:innen verteilt werden. Für sonstige Verkäufe stehen weitere konfigurierbare Auftragselemente zur Verfügung.

Im folgenden Video wird die Auftragserfassungsmaske vorgestellt:

https://www.youtube.com/watch?v=NyVj3CbvSgI

Das folgende Video zeigt, wie ein Auftrag erfasst werden kann:

https://www.youtube.com/watch?v=P79PW0u8QL4

Um einen Auftrag zu erfassen, wird zunächst nach einem bzw. einer Geschäftspartner:in gesucht.

Über das Menü wird die Suchmaske geöffnet
Geschäftspartner:in in der Suchmaske eingeben

Mit Klick auf “Suchen” öffnet sich eine Listenansicht der Suchergebnisse. Mit Rechtsklick auf den gewünschten Eintrag öffnet sich ein Kontextmenü, in dem verschiedene Auftragsarten zur Verfügung stehen.

Folgende Auftragsarten können erfasst werden:

Mit Klick auf die gewünschte Auftragsart öffnet sich eine Auftragserfassungsmaske. Dort können einige Informationen für den Auftrag definiert werden. Grunddaten des oder der Kund:in werden im Auftrag übernommen, können jedoch auch von dem bzw. der Benutzer:in überschrieben werden.

Statusstufen bei Aufträgen

Bei Aufträgen stehen verschiedene Statusstufen zur Verfügung, die von einem Auftrag eingenommen werden können.

Statusstufen Cloud

Folgende Statusstufen stehen in der Cloud zur Verfügung:

Statusstufe

Beschreibung

Statusstufe

Beschreibung

Erfassung

Bei Erstellung einer Anzeige erhält diese den Status “Erfassung”. Diese Statusstufe wird ebenso gesetzt, wenn:

  • Auftragsdaten erfasst werden.

  • das Speichern ohne Prüfung erfolgt.

  • kein BuchungsXML vorliegt.

PreisPrüfung

Die Statusstufe “PreisPrüfung” wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn der Gesamtpreis zu stark vom Listenpreis abweicht.

Optional können Bedingungen für diese Statusstufe hinterlegt werden. Bei Erfüllung der Bedingungen wird die Statusstufe automatisch gesetzt.

Buchung

Die Statusstufe “Buchung” wird manuell durch den/die Benutzer:in gesetzt, wenn:

  • die Anfrage oder Reservierung durch den Kunden bzw. die Kundin bestätigt wird.

  • die Leistung bezahlt wurde (bei Vorauskasse).

Optional können Bedingungen für diese Statusstufe hinterlegt werden. Bei Erfüllung der Bedingungen wird die Statusstufe automatisch gesetzt.

Fakturierungsstop

Ein Auftrag mit der Statusstufe “Fakturierungsstop” wird nicht fakturiert.

Anfrage

Die Statusstufe “Anfrage” wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn ein Angebot erzeugt werden soll.

Bei Bestätigung der Anfrage durch den Kunden bzw. die Kundin wird die Anzeige in die Statusstufen “Reservierung” oder “Buchung” gestuft. Es wird kein BuchungsXML gespeichert.

Fakturiert

“Fakturiert” wird automatisch als Statusstufe gesetzt, wenn für alle Leistungen des Auftrags Rechnungen erstellt wurden. Sind nur einzelne Leistungen verrechnet, verbleibt der Auftrag im Status “Buchung”.

Storniert

Sobald die Anzeige produziert wurde, kann ein Auftrag nur noch storniert und nicht mehr gestoppt werden.

Gestoppt

Wenn das Ergebnis der Kreditprüfung “abgelehnt” ist, wird die Statusstufe “Gestoppt” gesetzt.

KreditPrüfen

Wurde der Saldo überschritten, so wird die Anzeige in den Status “KreditPrüfung“ gesetzt. Die Statusstufe wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn sich der bzw. die Kund:in im Status “BuchhaltungPrüfen” befindet.

Zusätzliche Statusstufen

Neben den oben gelisteten Statusstufen können folgende Statusstufen auf Anfrage zusätzlich zur Verfügung gestellt werden:

Statusstufe

Beschreibung

Statusstufe

Beschreibung

OnlineBuchung

Der Status “OnlineBuchung” wird gesetzt, sobald eine Anzeige über ein Onlineportal übermittelt wurde. In diesem Status muss die Onlineanzeige noch geprüft und manuell weitergestuft werden.

VorausKasse

Die Statusstufe “VorausKasse” wird manuell von dem/der Benutzer:in gesetzt, wenn ein Eintrag in der Bonitätsklasse “KSV” oder “Inkasso” vorliegt oder wenn die Rubrik es erfordert.

Reservierung

Wenn der Auftrag reserviert wurde, wird die Statusstufe “Reservierung” gesetzt. Die Statusstufe wird ebenso gesetzt, wenn:

  • das Speichern mit Prüfung erfolgt.

  • das BuchungsXML vorhanden ist.

Die Einstufung in “Reservierung” ist nur erlaubt, wenn:

  • der/die Kund:in aktiv ist.

  • der Auftrag keine Kreditprüfung verlangt.

  • der Auftrag OK ist.

Print-Anzeigen: Belegungen für einen Auftrag definieren

Für Print-Anzeigen können Belegungen definiert werden. Individuell pro Kunde bzw. Kundin sind verschiedene Belegungseinheiten definiert, aus denen gewählt werden kann.

Statusstufen bei Anzeigen

Folgende Statusstufen stehen in PRINT NGEN für Anzeigen zur Verfügung:

  • Geplant

  • Warten

  • Produktion

  • Prüfen

  • Fertig

  • Freigabe

  • Freigegeben

  • Belichtet

  • Fehler

  • CopyProof

Anzeigenformate

Bei der Auftragserfassung können verschiedene Anzeigenformate – abhängig von der kaufmännischen Rubrik / der Belegung / dem Rechnungsmandanten – ausgewählt werden. Die technischen Daten sind direkt im Auftrag verfügbar. Dies wird im folgenden Video gezeigt:

https://www.youtube.com/watch?v=bv8Fb8xOte4

Preisdetails einer Anzeige

Mit Klick auf “Berechnen” oder “Details” kann der Preis für den Auftrag eingesehen werden.

Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigungen können im PDF-Format erstellt werden – ggf. auch öfters, falls der oder die Benutzer:in noch etwas ändert (solange bis der Auftrag fakturiert wurde).

Wie eine Auftragsbestätigung als PDF ausgegeben werden kann, wird im folgenden Video erklärt:

https://www.youtube.com/watch?v=lQm3AOFXjws&t=1s

Per Klick auf “Auftragsbestätigung” in der Auftragserfassungsmaske, wird eine Auftragsbestätigung im PDF-Format erzeugt und direkt in einem PDF-Reader geöffnet.

Motive zuordnen

Die Zuordnung von Motiven zu Aufträgen ist automatisiert oder manuell möglich:

Anzeigendisposition

Anzeigen können anhand von eingegebenen Platzierungsregeln direkt aus dem Anzeigensystem heraus in ein Platzierungsbuch platziert werden. So kann der bzw. die Bearbeiter:in der Kundin bzw. dem Kunden schon bei der Auftragserfassung den gewünschten Platz verbindlich reservieren.

Wenn die PRINT NGEN Blattplanung eingesetzt wird, können die Anzeigen aus dem Platzierungsbuch von dem bzw. der Planer:in automatisch ins Druckprodukt übernommen werden.

Im folgenden Video wird gezeigt, wie eine Platzierungsbuchvorlage erstellt und verwendet werden kann:

https://www.youtube.com/watch?v=kh1gydmLGjY

Platzierungsvorschrift hinterlegen POWERUSER

Im folgenden Video wird gezeigt, wie eine Platzierungsvorschrift in der Werteliste “WL_DAnzeige_PLatzierungsVorschrift” hinterlegt werden kann:

https://www.youtube.com/watch?v=XKLPg8TBGa0

Verwandte Seiten

Nur für PEIQ-Mitarbeiter:

https://peiq.atlassian.net/wiki/spaces/CORE/pages/844562602

Impressum