PORTAL und PPS Knowledge Base

Export-Logging

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Last updated: 2024-10-29 by Ilker Oygün
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Im PORTAL erfasste und publizierte Inhalte können über diverse Exportfunktionen an andere Kanäle verteilt werden. Mit dem Export-Logging wird erfasst, wann und von wem ein Inhalt bereits an einen angeschlossenen Kanal exportiert wurde. Diese Informationen können am Inhalt eingesehen werden, wodurch Exporte nachvollzogen und doppelte Exporte vermieden werden können.

Funktionalitäten des Export-Loggings

  • Erfassung und Bereitstellung von Exportinformationen

  • Unterstützung beim Nachvollziehen bereits durchgeführter Exporte von Inhalten

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Beschreibung

Mit dem Export-Logging werden Daten erfasst, um nachvollziehen zu können, wann, welche:r Benutzer:in, welchen Inhalt an ein externes System exportiert hat. Hierfür gibt es verschiedene Ansichten: Die Export-Historie am Inhalt und eine Ansicht in den Beitrags- und Termine-Verwaltungen.

Das Export-Logging liefert folgende Informationen:

  • Info, an welchen Kanal exportiert wurde (z. B. XML, Extern, PRINT PPS)

  • Zeitpunkt (Datum + Uhrzeit), zu dem der Export durchgeführt wurde

  • Benutzer:in, der bzw. die den Export durchgeführt hat

  • Weiterführender Link zum exportierten Inhalt, sofern der angeschlossene Kanal bzw. das Schnittstellen-Modul dies unterstützt.

Der Link zum exportierten Inhalt kann zu einem späteren Zeitpunkt u. U. zu einer 404-Seite führen, da dessen Aktualität nicht ständig vom PORTAL geprüft wird.

Export-Historie

Benutzer:innen, die im PEIQ PORTAL die Berechtigung “Export-Funktionen“ besitzen, können auf der Beitragsdetailseite den Inhalt zum PEIQ PRINT PPS über den Exportieren-Button im Kontextmenü exportieren. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein Overlay, in welchem die Export-Historie als Zusatzinformation angezeigt wird, sofern für diesen Inhalt mindestens ein Logeintrag existiert.

Beitrag exportieren über das Kontextmenü auf einer Beitragsdetailseite

Einträge in der Export-Historie entstehen über zwei verschiedene Workflows:

  1. Der Eintrag wird direkt vom Export-Modul im PORTAL angelegt. Dies ist normalerweise der Fall, sofern der Export durch das Plug-in selbst abgeschlossen werden kann und alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen (Beispiel: XML-Export von Beiträgen und Veranstaltungsterminen).

  2. Der Eintrag wird von einem Fremdsystem via Cloud-Connect-API angelegt. Dies ist der Fall, wenn das Export-Modul im PORTAL nur einen Export (bzw. Import) im Fremdsystem in die Wege leitet. Da das PORTAL aber keine Informationen darüber hat, ob und vom wem der Inhalt exportiert wurde, muss der Logeintrag extern erstellt werden (Beispiel: Export ins PRINT PPS).

Auch nach dem Löschen eines Inhalts sind die Export-Logs weiterhin in der Datenbank gespeichert.

In der Export-Historie werden Zeitpunkt, Benutzer:in und die Art des Exports unter ‘Info’ angegeben. Über das Info-Icon können weiterführende Informationen eingesehen werden. Neben dem bzw. der Benutzer:in ist dessen / deren ID zu finden. Diese wird mit angegeben, um einen datenschutzkonformen Rückschluss auf den bzw. die Benutzer:in zu geben, sollte dessen / deren Account gelöscht werden.

Ansicht des Exportieren-Overlay mit Export-Historie

Beim Export in das PRINT PPS werden über das Infofeld noch folgende Informationen bereitgestellt:

  • Inhaltstyp (Beitrag / Termin) des exportierten Inhaltstyps

  • Produktnamen im PRINT PPS, in welches der Inhalt exportiert wurde

  • Namen der Zielsammlung/-ausgabe, in welche der Inhalt exportiert wurde

Die exportierten Inhalte erhalten ein Label, das in den Verwaltungsansichten als Markierung verwendet wird. Somit ist es möglich, in der Beitragsverwaltung und Termine-Verwaltung die exportierten Inhalte anzuzeigen und dort die Export-Historie abzurufen. Details unter Beitragsverwaltung | Export Status und Termine-Verwaltung | Export Status.

 

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