PORTAL und PPS Knowledge Base

Newsletter-Modul

Owned by Franziska Franz
Last updated: 2024-02-09 by Kathrin Janka
8 min read

E-Mail-Marketing ist eine der erfolgreichsten Marketing-Formen. Unternehmen profitieren dabei von der Möglichkeit, ihre Kund:innen individuell ansprechen zu können und dadurch eine hohe Nutzerbindung aufzubauen. Das Newsletter-Modul unterstützt diese Form des Marketings, indem es die eigene E-Mail-Marketing-Strategie effizient mit dem PEIQ PORTAL verschneidet und somit die Bindung von Organisationen und Leser:innen nachhaltig und ohne Mehraufwand sichert.

Das Newsletter-Modul ist auf Conversions von Newsletter-Abonnements fokussiert. Der bzw. die Benutzer:in wird an unterschiedlichen Stellen auf das Newsletter-Angebot des Verlags aufmerksam gemacht. Es können sich sowohl registrierte Benutzer:innen, als auch unregistrierte Besucher:innen über das PORTAL zu einem (oder mehreren) Newsletter(n) anmelden und ihre Newsletter-Abonnements verwalten. Bei der Auswahl eines Newsletters wird der bzw. die Benutzer:in über die Newsletter2Go-Schnittstelle oder die Newsletter API an das externe Newsletter-Tool übergeben.

Funktionalitäten des Newsletter-Moduls

  • Newsletter-Anmeldung für Benutzer:innen bei der Registrierung

  • Newsletter An- & Abmeldung für unregistrierte Benutzer:innen über Formulare

  • Newsletter-Verwaltung in den Account-Einstellungen

  • Verwaltung der Newsletter-Abonnenten via Abonnenten-Verwaltung

  • Weiterverarbeitung der Empfängerdaten via PEIQ-API oder Schnittstelle

Inhaltsverzeichnis

Anbindung an externe Newsletter-Tools

Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  1. Nutzung des Newsletter-Moduls mit

Für den Versand der Newsletter hat sich der Softwaredienstleister Newsletter2Go (seit April 2020 Sendinblue), welcher sich erfolgreich als Newsletter-Experte auf dem deutschen Markt etabliert hat, bei einigen Kund:innen bereits bewährt. Bei Newsletter2Go profitieren Kund:innen von einer sehr guten Usability, mit der auf einfache Weise professionelle E-Mail-Kampagnen erstellt werden können.

  1. zum Anschluss von externen Systemen

Alternativ können auch andere Newsletter-Dienstleister mit der PEIQ API (engl. Application Programming Interface, Programmierschnittstelle) angebunden werden.

  1. Manuelle Newsletter-Workflows mithilfe der Funktion “CSV-Download von Newsletter-Abonnenten-Daten”

Die Funktion ermöglicht es berechtigten Benutzer:innen, aus der Verwaltung von Newsletter-Abonnenten heraus die Daten zu den Newsletter-Abonnements als .csv-Datei herunterzuladen. Mit der Funktion werden für die Kund:innen diverse manuelle Newsletter-Workflows ermöglicht.

Newsletter abonnieren

Es können sich sowohl registrierte Benutzer:innen, als auch unregistrierte Besucher:innen für ein Newsletter-Abonnement anmelden.

Newsletter-Anmeldung für registrierte Benutzer:innen

Registrierte Benutzer:innen werden an folgenden Stellen auf den oder die (bei Newsletter2Go können mehrere Newsletter angelegt werden, z. B. nach Lokalisierung oder nach Themenfeldern) Newsletter hingewiesen:

  1. Auf der Willkommensseite nach der Registrierung

  2. Im Rahmen des Onboarding-Moduls mit einer eigenen Card

  3. Über die Account-Einstellungen (Reiter: Newsletter)


1. Conversion-Element auf der Willkommensseite nach der Registrierung (aktivierbar)

Um den oder die Benutzer:in direkt nach der Registrierung auf die Möglichkeit zur Newsletter-Anmeldung hinzuweisen, kann auf der Willkommensseite ein Conversion Element eingebunden werden.

Willkommensseite nach Registrierung mit Conversion-Element

  • Nach der Verifizierung seiner bzw. ihrer wird der oder die Benutzer:in auf die Willkommensseite weitergeleitet.

  • Auf der Willkommensseite wird das Conversion-Element zur Newsletter-Anmeldung eingeblendet. Der bzw. die Benutzer.in kann dann den oder die gewünschten Newsletter abonnieren.

  • Bei der Auswahl eines Newsletters wird der bzw. die Benutzer.in über die Schnittstelle beispielsweise in die entsprechende Empfängerliste bei Newsletter2Go eingetragen.

  • Der oder die Benutzer:in kann seine Newsletter-Abonnements in seinen bzw. ihren einsehen und diese dort jederzeit editieren.

Mit dem Onboarding-Modul sollen neuregistrierte Benutzer:innen durch virtuelle Touren und Hinweise in Form von Callouts dabei unterstützt werden, die Funktionen des PORTALs kennenzulernen und zu nutzen, um so ein aktives Communitymitglied zu werden. Bei aktiviertem Newsletter-Modul werden Benutzer:innen im Rahmen des Onboarding-Moduls mit einer eigenen Card inkl. Conversion-Element darauf hingewiesen, wenn sie noch keinen Newsletter abonniert haben.

Onboarding-Card mit Link zu den Account-Einstellungen

  • Nach dem Login im PORTAL wird der oder die Benutzer:in über eine Onboarding-Card auf das Newsletter-Angebot des Verlags aufmerksam gemacht. In der Card sind die Account-Einstellungen verlinkt.

  • Mit Klick auf den Button “Zum Newsletter anmelden” wird der bzw. die Benutzer:in direkt zum Reiter “Newsletter” in den Account-Einstellungen weitergeleitet. Er oder sie kann dann den oder die gewünschten Newsletter abonnieren.

  • Wird ein Newsletter ausgewählt, wird der bzw. die Benutzer:in über die Schnittstelle beispielsweise in die entsprechende Empfängerliste bei Newsletter 2Go eingetragen.

  • Der bzw. die Benutzer:in kann seine bzw. ihre Newsletter-Abonnements in seinen bzw. ihren einsehen und diese dort jederzeit editieren.


3. Reiter “Newsletter” in den Account-Einstellungen

Bei aktiviertem Newsletter-Modul gibt es in den Account-Einstellungen einen Reiter “Newsletter”. Hierüber kann der oder die Benutzer:in das Newsletter-Angebot des Verlags sowie seine bzw. ihre Newsletter-Abonnements einsehen und jederzeit editieren.

Nimmt der oder die Benutzer:in eine Änderung seines bzw. ihres Newsletter-Abonnements vor, beispielsweise indem er oder sie sich für einen Newsletter anmeldet, erhält er bzw. sie einen Hinweis, sobald die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden.

Newsletter-Anmeldung für unregistrierte Besucher:innen

Damit sich neben bereits registrierten Benutzer:innen auch unregistrierte Besucher:innen für einen Newsletter anmelden können, steht ein Formular für die Newsletter-Anmeldung zur Verfügung. Das Anmeldeformular kann auf verschiedene Wege im PORTAL verlinkt werden, um den Newsletter zu bewerben. Neben der Möglichkeit, über Bannerwerbung auf das Newsletter-Angebot aufmerksam zu machen, kann das Formular beispielsweise auch in Form eines HTML-Teasers beworben werden, welcher mit Hilfe das Teaser-Targetings an möglichst vielen relevanten Stellen ausgespielt wird. Das Formular zur Newsletter-Anmeldung kann darüber hinaus auch auf einer statischen Seite eingebunden werden, auf der nähere Informationen zum Newsletter-Angebot des Verlags bereitstehen.

Aktuell ist beim Anmelde-Workflow über das Anmeldeformular technisch noch keine Sammel-Anmeldung für mehrere Newsletter vorgesehen. Über das Anmeldeformular kann nur ein Newsletter abonniert werden.

Anmeldeformular für unregistrierte Besucher:innen und (unangemeldete) Benutzer:innen

Das Anmeldeformular für unregistrierte Besucher:innen & (unangemeldete) Benutzer:innen ist über die URL https://example.com/newsletter/subscription/new für alle Benutzer:innen und Besucher:innen erreichbar und ermöglicht es, unregistrierten Benutzer:innen ein Newsletter-Abonnement abzuschließen.

Dieses Formular ist deutlich umfangreicher als der Formular-Teaser für angemeldete Benutzer:innen. Folgende Daten werden erhoben:

  • Vorname (optional, aber nicht ausblendbar)

  • Name (optional, aber nicht ausblendbar)

  • E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

  • Newsletter (Dropdown)

  • Captcha (Pflichtfeld)

Bei angemeldeten Benutzer:innen sind die Felder bereits vorausgefüllt, können jedoch von dem oder der Benutzer:in manuell überschrieben werden. Damit kann sich der bzw. die Benutzer:in auch mit einer anderen E-Mail-Adresse für den Newsletter anmelden.


User-Journey: Newsletter-Anmeldung für unregistrierte Besucher:innen

 

 


Mögliche Fehlermeldungen

Newsletter-Abonnement bereits vorhanden

 

Newsletter deabonnieren

Newsletter-Abmeldung für registrierte Benutzer:innen

Die Verwaltung von Newslettern, also die Anmeldung zu oder die Abmeldung von einem Newsletter, ist für registrierte Benutzer:innen in den Account-Einstellungen im Reiter Newsletter verfügbar. Um einen Newsletter zu deabonnieren, müssen angemeldete Benutzer:innen den entsprechenden Haken entfernen und die Einstellungen speichern. Nach erfolgreicher Änderung wird der Status zum deabonnierten Abonnement über die Schnittstelle an das externe Newsletter-Tool übergeben und der oder die Benutzer:in aus der Empfängerliste des entsprechenden Newsletters entfernt.


User-Journey: Abmeldung über die Account-Einstellungen

Newsletter-Abmeldung für unregistrierte Besucher:innen

Für die Newsletter-Abmeldung unregistrierter Besucher:innen steht, analog zum Anmeldeformular, auch ein Abmeldeformular zur Verfügung. Dieses kann beispielsweise auf einer statischen Seite mit näheren Informationen zum Newsletter-Angebot des Verlags eingebunden werden.

Um einen Newsletter zu deabonnieren, muss das Abmeldeformular ausgefüllt und abgeschickt werden. Anschließend wird eine Verifizierungsmail mit einem Bestätigungslink versendet, den der bzw. die Benutzer:in anklicken muss, um die Newsletter-Abmeldung zu bestätigen. Mit Klick auf den Link wird der oder die Benutzer:in auf eine Bestätigungsseite im PORTAL weitergeleitet. Damit ist die Newsletter-Abmeldung abgeschlossen und der Status zum deabonnierten Abonnement wird über die Schnittstelle an das externe Newsletter-Tool übergeben und der bzw. die Benutzer:in aus der Empfängerliste des entsprechenden Newsletters entfernt.

Abmelde-Formular für unregistrierte Besucher:innen und (unangemeldete) Benutzer:innen

Das Anmelde-Formular für unregistrierte Besucher:innen und (unangemeldete) Benutzer:innen ist über die URL https://example.com/newsletter/subscription/remove für alle Benutzer:innen und Besucher:innen erreichbar und ermöglicht es, unregistrierten Besucher:innen und unangemeldeten Benutzer:innen ein Newsletter-Abonnement zu deabonnieren.

Hierfür muss die E-Mail-Adresse sowie der Newsletter angegeben werden. Zudem wird ein Captcha abgefragt. Bei angemeldeten Benutzer:innen ist die E-Mail-Adresse bereits vorausgefüllt.


User Journey: Abmeldung über das Abmelde-Formular für unregistrierte Besucher:innen und (unangemeldete) Benutzer:innen

 

 

Verwaltung von Newsletter-Abonnenten

Um schnell und einfach einen Überblick über seine Abonnenten zu erhalten, gibt es eine Verwaltung mit diversen Filtern. Die Abonnenten-Verwaltung kann von Benutzern mit den Berechtigungen Zugang zur Verwaltungsübersicht und Zugang zur Newsletter-Abonnenten-Verwaltung / Newsletter-Abos löschen unter /admin/subscription oder über das Benutzermenü → Administration und Moderation → Newsletter-Abonnenten aufgerufen werden.

Über den Administrationsbereich aufrufbare Newsletter-Abonnenten-Verwaltung

Funktionen der Newsletter-Abonnenten-Verwaltung

Funktion

Beschreibung

Nach Newsletter-Abonnenten suchen und filtern

Folgende Filter können gewählt werden:

  • Vorname

  • Nachname

  • E-Mail Adresse

  • Abonnierter Newsletter

  • Checkbox "Unregistrierte Abonnenten" (Abonnenten, die nicht als Benutzer im Portal registriert sind, können so in die Suche mit eingeschlossen werden.)

  • Zuletzt bearbeitet

Wird basierend auf der Filterung kein Eintrag gefunden, so ist die Gesamtzahl der Ergebnisse: 0

CSV-Download von Newsletter-Abonennten-Daten

Die Funktion ermöglicht es berechtigten Benutzer:innen, aus der Verwaltung heraus die Daten zu den Newsletter-Abonnements als .csv-Datei herunterzuladen. Sofern die Daten vorher gefiltert wurden, wird diese Filterung auch in der .csv berücksichtigt.

Ergebnisliste sortieren

Standardmäßig werden die Ergebnisse nach Bearbeitungsdatum (aktuellstes zuerst) sortiert. Die Ergebnisliste kann aber durch Klick auf die entsprechende Überschrift in der Kopfzeile nach folgenden Merkmalen umsortiert werden:

  • Nachname

  • Vorname

  • E-Mail-Adresse

  • Letzte Anpassung (Bearbeitungsdatum)

Absprung zum Benutzerprofil

Link zum Profil des Benutzers, sofern es sich um einen registrierten User handelt.

Abo löschen / Unsubscribe

Mit Klick auf den Papierkorb wird das entsprechende Abo unwiderruflich gelöscht. Es wird lediglich das Abo gelöscht - die Löschung hat abgesehen davon keinerlei Auswirkung auf den Nutzer.

CSV-Download von Newsletter-Abonnenten-Daten

Der CSV-Download von Newsletter-Abonnenten-Daten steht allen Benutzer:innen mit der Berechtigungsrolle “CSV-Download von Newsletter-Abonnenten” (unter “Newsletter”) zur Verfügung, sofern sie auch auf die “Verwaltung Newsletter-Abonnenten” zugreifen können.

Die Funktion ermöglicht es berechtigten Benutzer:innen aus der Verwaltung heraus die Daten zu den Newsletter-Abonnements als .csv-Datei herunterzuladen. Sofern die Daten vorher gefiltert wurden, wird diese Filterung auch in der .csv berücksichtigt.

.csv-Dateien können von verschiedensten Systemen verarbeitet werden, darunter auch Tabellenkalkulationsprogramme, wie Microsoft Office Excel, Google Spreadsheets. Mit der Funktion werden für die Kund:innen diverse manuelle Newsletter-Workflows ermöglicht. Damit können auch Kund:innen das Newsletter-Modul nutzen, die weder ein Schnittstellen-Plugin, wie die , noch die einsetzen.

Austausch-Format & Datenstrukturen

Folgende Informationen des Newsletter-Abonnements werden in der .csv-Datei ausgegeben:

  • id

  • email

  • first_name

  • last_name

  • updated

  • user_id

  • status

  • newsletter_id

  • verify_token

  • remote_id

 

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