PORTAL und PPS Knowledge Base

Aktionen (Mitmachaktionen)

Owned by Sandra Kerner
Last updated: 2024-10-25 by Ilker Oygün
10 min read

Mitmachaktionen sind ein Inhaltstyp, mit welchem u.a. Umfragen, Fragen und Fotowettbewerbe abgebildet werden können. Aktionen haben keine eigene Detailseite, sondern werden über Angabe deren ID in verschiedenen Kontexten (Inhalte, Kuration und Targeting) eingebettet.

Funktionalitäten der Aktionen

  • Zahlreiche Aktionstypen ermöglichen einen vielfältigen Einsatz für Community-Management-Aktionen

  • Einfache Erstellung über den Editor und die Aktionenverwaltung

  • Einbetten über die Angabe der ID in Beiträgen und Veranstaltungen sowie in Kurations- und Targetingflächen

Inhaltsverzeichnis

Aktionstypen

Bislang sind fünf verschiedene Typen von Aktionen vorhanden:

 

Allgemeine Beschreibung

  • Aktion erstellen und bearbeiten: Aktionen können über die Aktionenverwaltung und über den Editor im PORTAL (BBCode) erstellt und bearbeitet werden.

  • Teilnahmebeschränkung: Je nach Aktionstyp können auch nicht registrierte Besucher:innen der Seite an den Aktionen teilnehmen. Eine Ausnahme bildet hierbei der Fotowettbewerb, welcher ausschließlich registrierten Benutzer:innen zur Verfügung steht. Der Aktionstyp "Umfrage" dagegen erhebt keine personenbezogenen Daten.

  • An Aktionen teilnehmen: Bei Aktionen für registrierte und unregistrierte Besucher:innen wird die Teilnahme über eine E-Mail-Adresse abgebildet. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sollen hierbei über eigene, zu bestätigende AGB sowie einem Two-Step-Consent (Eingabe E-Mail-Adresse + Verifikation der Teilnahme über den zugesandten Link) eingehalten werden.

Mitmachaktionen können nur von berechtigten Benutzer:innen erstellt, eingebettet und verwaltet werden. Das Modul "Mitmachaktion" ist in jeder Konfiguration des PORTALs vorhanden. Soll das Modul nicht genutzt werden, kann es über die Vergabe der entsprechenden Berechtigungen ausgeblendet werden.

Übersicht der Funktionen

Aktionen erstellen

Aktion erstellen (über den Editor oder über die Aktionenverwaltung)

Aktionen können von berechtigten Benutzer:innen auf zwei Arten erstellt werden:

  1. Über den Editor mit Klick auf das Pokal-Symbol in der Editor-Leiste

  2. Über die Aktionenverwaltung mit Klick auf den Button "Aktion erstellen"

In beiden Fällen öffnet sich ein Overlay. Nach der Auswahl des Typs können die erforderlichen sowie optionalen Daten eingegeben werden.

Label

Pflichtangabe. Wird vorbelegt mit dem Namen der jeweils ausgewählten Aktion, z. B. Verlosung. Dieser Text kann bei Bedarf überschrieben werden, so dass auch andere Labels möglich sind. Die Labels werden am Teaser dargestellt.

Titel

Pflichtangabe. Bei Umfragen und Fragen ist dieser am besten als Frageform einzugeben.

Laufzeit Start

Pflichtangabe. Definiert das Datum, ab welchem an der Aktion teilgenommen werden kann. Dieses Datum ist unabhängig vom Veröffentlichungsdatum des Beitrags in den die Aktion eingebettet ist.

Laufzeit Ende

Pflichtangabe. Definiert das Datum, bis zu welchem an der Aktion teilgenommen werden kann.

Aktionsformular am Beispiel des Aktionstyp “Frage beantworten”

Adressdaten der Teilnehmenden

Optionale Auswahl. Handelt es sich beispielsweise um eine Aktion, bei welcher der Gewinn postalisch versendet werden muss, kann mit Auswahl dieser Option die Postadresse der Teilnehmenden als zusätzliche Pflichtangabe abgefragt werden. Hierbei sollte der oder die Ersteller:in auf den Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO achten.

Telefonnummer der Teilnehmenden

Optionale Auswahl. Mit Auswahl dieser Option kann die Telefonnummer der Teilnehmenden als zusätzliche Pflichtangabe abgefragt werden. Hierbei sollte der oder die Ersteller:in auf den Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO achten.

Teilnahmebedingungen

  • Jede Aktion (Ausnahme: Umfrage) muss mit Teilnahmebedingungen versehen werden.

  • Die Teilnahmebedingungen müssen von dem oder der Ersteller:in selbst definiert werden.

  • Im Textfeld für die Teilnahmebedingungen ist der BBCode-Editor implementiert. In der Ansicht kann zwischen Rich-Text und BBCODE umgeschalten werden. Formate können in der BBCODE-Ansicht auch über Direkteingabe angegeben werden. Details siehe Editor im PORTAL (BBCode).

Optionale Checkbox

  • Jede Aktion (Ausnahme: Umfrage) kann mit einer zusätzlichen Checkbox versehen werden. Wird in diesem optionalen Feld Text eingegeben, erscheint dieser zusätzlich am Teaser der jeweiligen Aktion zusammen mit einer Checkbox. Der oder die Teilnehmende muss diese nicht anklicken, um an der Aktion teilzunehmen. Ob er der Checkbox zugestimmt hat, wird im CSV angezeigt.

  • Im Textfeld für die optionale Checkbox ist der BBCode-Editor implementiert. In der Ansicht kann zwischen Rich-Text und BBCODE umgeschalten werden. Formate können in der BBCODE-Ansicht auch über Direkteingabe angegeben werden. Details siehe Editor im PORTAL (BBCode).

Option “Text nach der Teilnahme anzeigen” machen

Bei dieser Option handelt es sich um eine einfache Form eines sogenannten Conversion-Elements, mit welchem Benutzer:innen auf weitere Verlagsangebote, z. B. weitere Aktionen oder Newsletter, hinweisen können. Der BBCODE-Editor unterstützt dabei folgende Formate:

  • Zwischenüberschrift (H2)

  • Fett

  • Kursiv

  • Unterstrichen

  • hochgestellt

  • tiefgestellt

  • Listen

  • Zitat

  • URL-Link

Beispiel für einen “Text nach der Teilnahme anzeigen”

 

Kommerzielle Markierung

Optionale Auswahl. Wird die Checkbox ausgewählt, so wird die entsprechende Aktion an allen Stellen, wo sie ausgespielt wird, und in allen Ausspielungsformen (im Teasermangement, im Beitrag/Veranstaltung) als Anzeige markiert. Das Anzeigenlabel an der Aktion erbt dieselben Einstellungen wie das Anzeigenlabel an anderen Inhaltsformen (z.B. Beitrag, Veranstaltung) und ist daher im Design konsistent.

Anzeigen des Ergebnis

Optionale Auswahl. Hier kann der oder die Ersteller:in bei Fotowettbewerben (Bilderergebnis) bzw. Fragen und Umfragen (Umfrageergebnis) regeln, ob das Ergebnis optional ausgeblendet werden soll. Bei Fragen und Umfragen ist es standardmäßig aktiv.

Anzeigen der Laufzeit

Optionale Auswahl. Hier kann eingestellt werden, ob die Laufzeit der entsprechenden Aktion optional ausgeblendet werden soll, es ist jedoch standardmäßig aktiv.

Antworten

Pflichtfeld je nach Typ. Hier können die Antworten zu der entsprechend gestellten Frage definiert werden. Die Anzahl der Antwortmöglichkeiten ist unbegrenzt. Es müssen allerdings mindestens 2 Antworten angegeben werden.

Aktionen bearbeiten

Aktionen können direkt über den Editor im entsprechenden Inhalt oder in der Aktionenverwaltung editiert werden.

Es ist darauf zu achten, dass die Teilnahmebedingungen nicht nachträglich geändert werden dürfen, ohne die Teilnehmenden zu informieren.

Aktion über den Editor bearbeiten

  • Öffnen des Bearbeitungsformulars des Beitrags bzw. der Veranstaltung, in welchem/in welcher die Aktion eingebettet ist.

  • Im Textfeld wird im Editiermodus ein Platzhalter angezeigt, über welchen die Aktion bearbeitet (Stift-Icon) bzw. die Einbettung aus dem Inhalt entfernt (x-Icon) werden kann.

Aktion über den Editor bearbeiten – Rich-Text und BBCODE-Ansicht


Aktion über die Verwaltung bearbeiten

  • Öffnen der Aktionsverwaltung, um dort die Aktion zu suchen, die bearbeitet werden soll.

  • Durch einen Klick auf das Stift-Icon wird das Bearbeitungsformular der Aktion geöffnet.

Nachträgliche Änderung des Aktionstyps

Der Typ der Aktion kann nicht nachträglich geändert werden. In diesem Fall muss eine neue Aktion mit dem entsprechenden Typ erstellt werden.

Aktionen einbetten [VIDEO]

Aktionen können über den Editor in Beiträgen und Veranstaltungen sowie über das Teasermanagement in Kurationsflächen und Targeting-Slots eingebettet werden.

Ein Beispiel, wie eine Aktion in einem Beitrag eingebettet werden kann oder über das Targeting auf vordefinierten Stellen (“Targeting-Slots”) mithilfe von festgelegten Kriterien auf dem Onlineportal verteilt werden kann, wird in diesem Video anhand eines konkreten Beispiels gezeigt:


Aktionen in Beiträgen und Veranstaltungen einbetten

Sofern eine Aktion über den Editor erstellt wird, wird diese auch gleich im Beitrag/in der Veranstaltung eingebettet.

Alternativ können bestehende Aktionen auch über deren ID eingebunden werden. Mit Klick auf das Portal-Icon im Editor öffnet sich ein Formular-Overlay. Unter dem Punkt “Bestehende Aktion” muss die Aktions-ID eingegeben werden und im Anschluss auf “übernehmen” geklickt werden. Das Formular generiert dann automatisch den richtigen Platzhalter bzw. das BB-Code-Snippet.

Eine weitere Möglichkeit, eine bestehende Aktion einzubetten, ist ein Copy+Paste des BB-Code-Snippets von einem Inhalt in einen anderen Inhalt:

[paevent={id der Aktion}]{Name der Aktion}[/paevent]

Bestehende Aktionen in Beiträge und Veranstaltungen einbetten – über das Formular-Overlay oder das BB-Code-Snippet


Aktionen in Kurationsflächen oder Targeting-Slots einbetten

Aktionen können bei der Kuration und im Targeting verwendet werden. Dazu muss im Teasermanagement-Formular für Kurationsflächen oder Targeting-Slots einfach die Inhaltsform "Aktion" gewählt und die ID(s) der Aktion(en) eingegeben werden.

Aktionen über das Teasermanagement-Formular einbetten

ID einer Aktion

Die ID der Aktion wird in der Aktionenverwaltung, beim Bearbeiten einer Aktion sowie im BB-Code-Snippet im Editor angezeigt.

ID-Anzeige in der Aktionenverwaltung:

ID-Anzeige im BB-Code-Modus des Editors:

ID-Anzeige im Bearbeitungsformular

Berechtigungen für das Erstellen, Einbetten und Verwalten von Aktionen

Für die Mitmachaktionen sind folgende Berechtigungen definiert:

Berechtigung

Beschreibung

Zugang zur Aktionsverwaltung / Mitmachaktionen erstellen, bearbeiten und löschen

Darf Mitmachaktionen erstellen, einbetten und löschen sowie die Aktionenverwaltung aufrufen. (Setzt die Berechtigung “Zugang zur Verwaltungsübersicht” voraus”; kein CSV-Download möglich!)

Aktionen einbetten

Darf bestehende Mitmachaktionen einbetten. (Setzt die Berechtigung zum Erstellen und Editieren von Beiträgen / Schnappschüssen bzw. Veranstaltungen voraus.)

CSV-Download von Aktionsdaten

Darf Teilnahmedaten aus der Aktionenverwaltung herunterladen. (Setzt die Berechtigung “Zugang zur Verwaltungsübersicht” sowie “Zugang zur Aktionsverwaltung / Mitmachaktionen erstellen, bearbeiten und löschen” voraus.)

Teilnahme an Aktionen

Grundsätzlich existieren drei Formen:

  • Teilnahme nur für registrierte Benutzer:innen

  • Teilnahme für nicht registrierte Benutzer:innen unter Angabe von E-Mail-Adresse und ggf. weiteren Adressdaten möglich

  • Keine Erfassung von Teilnahmedaten (Merker über Session-Cookie)

 

Fotowettbewerb

Frage beantworten

Texteinsendung

Umfrage

Verlosung

Teilnahme registrierte Benutzer:innen

✓

✓

✓

✓

✓

Teilnahme nicht registrierte Benutzer:innen

✘

✓

✓

✓

✓

Erfassung von Teilnahmedaten

ja

ja

ja

nein

ja

Erhobene Teilnahmedaten

Grundsätzlich ist für die Teilnahme an Verlosungen, Fragen und Fotowettbewerben die Angabe einer E-Mail-Adresse ausreichend. Beim Erstellen dieser Aktionstypen kann angegeben werden, ob zusätzlich die Adressdaten (Vor- und Nachname, Straße + Hausnummer, PLZ und Ort) und die Telefonnummer des oder der Teilnehmenden abgefragt werden sollen. Bei bereits registrierten und angemeldeten Benutzer:innen sind die Angaben bereits vorausgefüllt. Die Daten sind dann in einer CSV-Datei abrufbar, welche von berechtigten Benutzer:innen heruntergeladen werden kann.

Bestätigung der Teilnahme

Eine Bestätigung der Teilnahme ist nur bei Aktionen notwendig, welche personenbezogene Daten abfragen. Die anonyme Umfrage ist davon ausgenommen.

Möchte ein oder eine Benutzer:in an einer zustimmungspflichtigen Aktion teilnehmen, muss er oder sie zunächst über das Teilnahmeformular die Teilnahmebedingungen bestätigen. 

Im Anschluss wird eine Mail an die angegebene E-Mail-Adresse versendet, welche die Teilnahmebedingungen, einen Verifizierungslink sowie einen Widerrufslink enthält.

Sobald der oder die Benutzer:in auf den Verifizierungslink klickt, wird er oder sie auf eine Bestätigungsseite weitergeleitet. Hier hat der oder die Benutzer:in auch die Möglichkeit, seine oder ihre Teilnahme zu widerrufen.

Erst, wenn die Teilnahme über den Verifizierungslink bestätigt wird, nimmt der oder die Benutzer:in an der Aktion teil.

Widerruf der Teilnahme

Die Teilnahme kann über den E-Mail-Link sowie über den Button auf der Bestätigungsseite widerrufen werden. Widerruft ein oder eine Benutzer:in seine oder ihre Teilnahme, werden die Teilnahmedaten gelöscht und sind auch über die CSV nicht mehr abrufbar.

Two-Step-Consent bei Fragenteilnahme: Overlay + E-Mail-Verifikation inklusive Widerruf und Workflow für abgelaufene Fragen

Standard E-Mail-Text

Nach einer Teilnahme an einer Aktion (außer Umfrage) erhält der Teilnehmende folgende Bestätigungs-E-Mail:

Betreff: <Portalname> | Bestätigung Teilnahme an Aktion <Name der Aktion>

Lieber Nutzer, liebe Nutzerin, Danke, dass Sie an einer Frage auf <Portalname> teilnehmen möchten. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme an "<Titel der Aktion>" mit Klick auf diesen Link: <Bestätigungslink> (Sollte der Link nicht klickbar sein, kopieren Sie den Link bitte in die Browserzeile) Anbei übermitteln wir nochmals die Teilnahmebedingungen: ----- < …. Teilnahmebedingungen …. > ----- Hier können Sie die Teilnahme widerrufen: <Widerrufslink> Mit freundlichen Grüßen, Ihr Team von <Portalname> ------------------------- Dies ist eine automatisch generierte und versendete E-Mail. ACHTUNG: Bitte nicht auf diese E-Mail antworten.

Aktionenverwaltung

Über “Administration & Moderation > Aktionen" kann die Aktionenverwaltung aufgerufen werden. Hierüber können neue Aktionen angelegt, anhand von Filtereinstellungen nach Aktionen gesucht sowie bestehende Aktionen verwaltet werden. Neben dem Bearbeiten und Löschen von Aktionen, kann auch der Stand einer Aktion (bestätigte Teilnehmerzahl, Aktionsergebnis) aufgerufen werden. Ebenfalls können die Teilnahmelisten der Aktionen (außer Umfrage, da anonym) als CSV heruntergeladen werden. Detailliertere Informationen zur Aktionenverwaltung sind hier zu finden.

Automatisierte Lösch-Logik bei Aktionen

Um den oder die Benutzer:in dabei zu unterstützen, personenbezogene Daten nach einer bestimmten Zeit zu löschen, ist eine standardisierte und automatisierte Lösch-Logik für Aktionen im PEIQ PORTAL eingerichtet.
Bei dieser wird zwischen anonymen Aktionen (Umfrage) und Aktionen, für die der oder die Benutzer:in angemeldet sein oder sich über eine Bestätigungsmail verifizieren muss (Verlosung, https://peiq.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=PPSD&title=Fotowettbewerb, Frage beantworten, https://peiq.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=PPSD&title=Texteinsendung) und gewissen Vorbelegungen unterschieden:

Bleibt bei der Erstellung von Umfragen und Fragen der Haken in der Checkbox ‘Zeige Ergebnis’ gesetzt (automatisch vorbelegt), greift die Archivierungslogik. Hierbei bleiben die Ergebnisse der Aktion (Teilnahmezahl und Antwort, Fotos, etc.) bestehen, während die personenbezogenen Daten nach dem vorgegebenen Zeitraum der Lösch-Logik von den Servern entfernt werden. Ist die Checkbox nicht gesetzt, wird die Aktion inklusive aller personenbezogenen Daten und Ergebnisse/Einsendungen gelöscht.
Die Checkbox kann manuell bei Aktionen des Typs https://peiq.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=PPSD&title=Fotowettbewerb gesetzt werden, wodurch die Archivierungslogik wiederum greift.

 Checkbox ‘Zeige Ergebnis’ beim Erstellen einer Aktion

Zeiträume der Lösch-Logik

Bei Umfragen wird dem oder der Teilnehmenden über ein Cookie eine zufällige ID zugeordnet. Die gespeicherten pseudonymisierten Daten werden 30 Tage nach Ablauf der Umfrage automatisch gelöscht oder archiviert. Das gesetzte Cookie des oder der Benutzer:in betrifft die Lösch-Logik nicht.
Der Titel, die Frage und die Umfrageergebnisse bleiben bei der Archivierungslogik erhalten und können weiterhin in der Aktionenverwaltung eingesehen werden. Die Aktion erhält den Status ‘archiviert’. Wurde die Checkbox ‘Zeige Ergebnis’ nicht gesetzt, wird die gesamte Umfrage entfernt.

Die personenbezogenen Daten von Fotowettbewerben und Fragen werden bei der Archivierungslogik in Deutschland automatisch ein Jahr nach dem Ablauf der Aktion aus dem System gelöscht, wobei die Ergebnisse/Einsendungen weiterhin einsehbar sind. Wurde die Checkbox ‘Zeige Ergebnis’ nicht gesetzt, wird die gesamte Aktion nach einem Jahr von den Servern entfernt.

Da bei Verlosungen und Texteinsendungen die Checkbox ‘Zeige Ergebnis’ aus datenschutz- und urheberrechtlichen Gründen nicht gesetzt werden kann, gibt es für diese beiden Aktionentypen keine Archivierungslogik. Sie werden nach einem Jahr komplett entfernt.

In Österreich beträgt der Zeitraum der Lösch- und Archivierungslogik:

  • 30 Tage nach Ablauf der Umfrage

  • 42 Monate nach Ablauf der anderen Aktionentypen

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