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Bestätigung von Rechtsdokumenten

Owned by Franziska Franz, created
Last updated: 2024-02-09 by Kathrin Janka
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Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Einwilligungen bzw. Bestätigungen von Betroffenen nachweisbar (=protokolliert) eingeholt werden. Jede Änderung der Bestimmungen (und Zwecke) erfordert eine erneute, protokollierte Einwilligung.

Im PEIQ PORTAL wird diese Anforderung über eine Zwischenseite zur Einholung von Bestätigungen der Rechtsdokumente (z. B. AGB und/oder Datenschutzerklärung) nach dem Benutzer-Login umgesetzt. Die Bestätigungen werden pro Benutzer:in protokolliert und berechtigten Benutzer:innen im Benutzer-bearbeiten-Formular zur Verfügung gestellt. Die Zwischenseite wird über Gültigkeit und Aktivierung der Rechtsdokumente gesteuert, welche berechtigte Benutzer:innen über die Rechtsdokumenteverwaltung steuern können.

Funktionalitäten der Bestätigung von Rechtsdokumenten

  • Einholen der Benutzer-Einwilligungen für Rechtsdokumente direkt beim Benutzer-Login

  • Protokollierung der Bestätigungen im Benutzer-bearbeiten-Formular

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Beschreibung

Im PEIQ PORTAL können berechtigte Benutzer:innen Rechtsdokumente, wie beispielsweise AGB und Datenschutzerklärung, selbstständig erfassen, neue Versionen erstellen und über das Gültigkeitsdatum die Bestätigung der neuen Version bei den Benutzer:innen einholen. Die Einholung der Bestätigungen erfolgt im über eine Zwischenseite, die Benutzer:innen direkt nach dem angezeigt wird. Eine Protokolllogik dokumentiert zudem, welche:r Benutzer:in wann welcher Dokumentenversion zugestimmt hat.

Workflow nach Erstellung eines neuen Rechtsdokuments

  • Sobald eine neue Version eines Rechtsdokuments (z. B. AGB oder Datenschutzerklärung) aktiviert und gültig ist, werden Benutzer:innen beim erneuten Anmelden auf eine Zwischenseite weitergeleitet, welche die Bestätigung der neuen Dokumente verlangt.

  • Auf der Seite wird die Zusammenfassung (sofern diese beim Anlegen des Rechtsdokuments gepflegt wurde) sowie die neue Version der Dokumente in einem scrollbaren Bereich angezeigt.

Verwendung der Felder “Zusammenfassung” und “Inhalt” des Rechtsdokumentformulars auf der Zwischenseite nach dem Login

  • Der bzw. die Benutzer:in kann sich erst einloggen, sofern er bzw. sie den neuen Bedingungen zugestimmt hat.

  • Die Zustimmung wird in einer User-History protokolliert. Diese kann von berechtigten Benutzer:innen über die im Benutzer-bearbeiten-Formular eingesehen werden.

Ansicht: User-History Einwilligungen

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