PORTAL und PPS Knowledge Base

Benutzerverwaltung im PORTAL

Die Benutzerwaltung ist eine Adminfunktion und kann über die Administration & Moderation oder unter /admin/user aufgerufen werden. Die Benutzerverwaltung ermöglicht die Suche nach Benutzer:innen anhand von Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Die Ergebnisse können dabei mithilfe von Filtereinstellungen eingegrenzt werden. Benutzer:innen können hierüber bearbeitet und gelöscht werden. Des Weiteren haben berechtigte Benutzer:innen die Option, Benutzerdaten als CSV herunterzuladen.

Funktionalitäten der Benutzerverwaltung

  • Suche und Filterung nach Benutzer:innen

  • Übersicht über Benutzer:innen

  • Bearbeiten und Löschen von Benutzer:innen

  • CSV-Download von Benutzerdaten

Inhaltsverzeichnis

Aufbau der Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung gliedert sich in zwei Bereiche: Die Suche/Filterung und die Übersicht über die Benutzer:innen.

Suche und Filterung nach Benutzer:innen

Such- und Filterbereich der Adminverwaltung für Benutzer.innen

Die Suche durchsucht die Benutzerdatenbank anhand von Vorname und/oder Nachname oder E-Mail-Adresse. Die Suche ist mit den Filtern AND-verknüpft.

Im Such- und Filterbereich gibt es folgende Filter:

  • Benutzersuche (Suche anhand von Name bzw. E-Mail-Adresse je nach Modus über Freitexteingabe mit Vorschlagssuche, nur ein:e Benutzer:in möglich). Hierbei existieren aus datenschutzrechtlichen Gründen zwei Modi:

    1. Benutzer:in ohne User-Admin Berechtigung: Suche nur nach Name, Ergebnisse werden mit Name und ID angezeigt

    2. Benutzer:in mit User-Admin Berechtigung: Suche nach Name und E-Mail-Adresse, Ergebnisse werden mit Name, ID und E-Mail-Adresse angezeigt

  • Lokalisierung: Heimatort (Freitexteingabe mit Vorschlagssuche, mehrere Orte möglich) und Region

  • Account-Status (freigeschalten /gesperrt)

  • Löschantrag (Benutzer:innen, die einen Löschantrag eingereicht haben)

  • Benutzertyp (Privatperson, Organisation, Unternehmen)

  • Benutzer-Segment 

  • Berechtigungsgruppe

  • Schlagwörter (die dem bzw. der Benutzer:in zugewiesen wurden)

  • Registrierungsdatum

  • Datum des letzten Logins

Übersicht über Benutzer:innen

Benutzerübersicht in der Adminverwaltung für Benutzer:innen

Unter dem Such- und Filterbereich findet sich die Übersicht, also die Ergebnisliste von Suche und/oder Filter. Ohne die Anwendung von Suche/Filterung sind alle Benutzer:innen nach dem Registrierungsdatum (aktuellste zuerst) sortiert aufgelistet. Folgende Metadaten werden eingeblendet:

  • Benutzerbild mit Segmentmarkierung

  • Nachname mit Link zur Profilseite

  • Vorname mit Link zur Profilseite

  • Status der E-Mail-Adresse (bestätigt/ausstehend)

  • E-Mail-Adresse

  • Heimatort

  • Datum der Registrierung

  • Letzter Login

CSV-Download

Mit dem CSV-Download von Benutzerdaten können berechtigte Benutzer:innen die Daten ausgewählter oder aller Benutzer:innen herunterladen.

Um die Benutzerdaten einer bestimmten Teilmenge herunterzuladen, kann mithilfe der zur Verfügung stehenden Filter nach bestimmten Benutzer:innen gesucht werden. Mit einem Klick auf den Button “Export CSV” können die (gefilterten) Benutzerdaten direkt heruntergeladen werden.

Daten

Folgende Daten werden bei dem Download der CSV-Datei heruntergeladen:

  • id - Eindeutige Benutzer-ID

  • email - E-Mail-Adresse

  • last_name - Nachname / Name

  • first_name - Vorname (nur bei Person)

  • gender - Geschlecht (male, female, none)

  • street - Adresse und Hausnummer

  • zip_code - PLZ

  • location - Ort

  • telefone - Telefonnummer

  • location_id - Heimatort

  • avatar (vorhanden (1), nicht vorhanden (0))

  • registration_date - Registrierungsdatum

  • enabled - Status über Verifizierung der E-Mail-Adresse

  • user_type - Benutzertyp

  • user_segment - Benutzersegment

  • locked - Benutzer:in gesperrt (true=1, false=0)

  • last_login - Datum des letzern Login

  • content_count - Anzahl erstellter Artikel und Veranstaltungen

Die Bestimmungen bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten müssen eingehalten bzw. deren Einhaltung gewährleistet werden.

Funktionen der Benutzerverwaltung

Funktion

Beschreibung

Nach Benutzer:innen suchen und filtern

Die Suche funktioniert via Volltextsuche nach Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Eine Eingrenzung der Ergebnisse ist zusätzlich anhand von diversen Filtern möglich. Wird basierend auf der Filterung kein Eintrag gefunden, so ist die Gesamtzahl der Ergebnisse: 0

Ergebnisliste sortieren

Standardmäßig werden die Ergebnisse nach Registrierungsdatum (aktuellstes zuerst) sortiert. Die Ergebnisliste kann aber durch Klick auf die entsprechende Überschrift in der Kopfzeile nach folgenden Merkmalen umsortiert werden:

  • Nachname

  • Vorname

  • Datum der Registrierung

  • Letzter Login

Aktion ansehen

Über das Pokal-Icon kann der aktuelle Zwischenstand der Aktion (bestätigte Teilnehmerzahl, Aktionsergebnis) aufgerufen werden.

Absprung zur Profilseite

Link zur Profilseite des Benutzers bzw. der Benutzerin

Benutzer:innen bearbeiten

Über das Stift-Icon kann zum Benutzer-bearbeiten-Formular abgesprungen werden. Hierüber kann das Benutzer-Segment, der Benutzertyp sowie die Zugehörigkeit zu Berechtigungsgruppen (und damit die Rollen) des Benutzers bzw. der Benutzerin editiert werden. Nähere Informationen unter
.

Außerdem kann ein:e Benutzer:in hier gesperrt werden.

Benutzer:innen löschen

Um eine:n oder mehrere Benutzer:innen zu löschen, müssen diese in der Benutzerübersicht ausgewählt werden. Am Ende der Seite wird mit der Auswahl ein Button aktiv, um die ausgewählten Benutzer:innen zu löschen. Um ein versehentliches Löschen von Benutzer:innen zu vermeiden, erscheint ein Overlay mit einem Hinweis, welche Daten beim Löschen verloren gehen. Außerdem werden der bzw. die ausgewählte(n) Benutzer:innen im Overlay angezeigt. Die Löschung muss hier nochmal über eine Checkbox bestätigt werden. Erst dann werden die ausgewählten Benutzer:innen hart (= unwiderruflich) gelöscht.

CSV-Download

Mit dem CSV-Download können berechtigte Benutzer:innen die (gefilterten) Benutzerdaten als CSV-Datei herunterladen.

Berechtigte Benutzer:innen

Die Benutzerverwaltung ist eine Adminfunktionen, welche Benutzer:innen mit den Berechtigungen Zugang zur Verwaltungsübersicht sowie Zugang zur Benutzerverwaltung / Benutzer bearbeiten und löschen aufrufen dürfen.

 

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