PORTAL und PPS Knowledge Base
Benutzerverwaltung im PORTAL
- Franziska Franz
- Ilker Oygün
- Melanie Lutz
Die Benutzerwaltung ist eine Adminfunktion und kann über die Administration & Moderation oder unter /admin/user aufgerufen werden. Die Benutzerverwaltung ermöglicht die Suche nach Benutzer:innen anhand von Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Die Ergebnisse können dabei mithilfe von Filtereinstellungen eingegrenzt werden. Benutzer:innen können hierüber bearbeitet und gelöscht werden. Des Weiteren haben berechtigte Benutzer:innen die Option, Benutzerdaten als CSV herunterzuladen.
Funktionalitäten der Benutzerverwaltung
Suche und Filterung nach Benutzer:innen
Übersicht über Benutzer:innen
Bearbeiten und Löschen von Benutzer:innen
CSV-Download von Benutzerdaten
Inhaltsverzeichnis
Aufbau der Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung gliedert sich in zwei Bereiche: Die Suche/Filterung und die Übersicht über die Benutzer:innen.
Suche und Filterung nach Benutzer:innen
Die Suche durchsucht die Benutzerdatenbank anhand von Vorname und/oder Nachname oder E-Mail-Adresse. Die Suche ist mit den Filtern AND-verknüpft.
Im Such- und Filterbereich gibt es folgende Filter:
Benutzersuche (Suche anhand von Name bzw. E-Mail-Adresse je nach Modus über Freitexteingabe mit Vorschlagssuche, nur ein:e Benutzer:in möglich). Hierbei existieren aus datenschutzrechtlichen Gründen zwei Modi:
Benutzer:in ohne User-Admin Berechtigung: Suche nur nach Name, Ergebnisse werden mit Name und ID angezeigt
Benutzer:in mit User-Admin Berechtigung: Suche nach Name und E-Mail-Adresse, Ergebnisse werden mit Name, ID und E-Mail-Adresse angezeigt
Lokalisierung: Heimatort (Freitexteingabe mit Vorschlagssuche, mehrere Orte möglich) und Region
Account-Status (freigeschalten /gesperrt)
Löschantrag (Benutzer:innen, die einen Löschantrag eingereicht haben)
Benutzertyp (Privatperson, Organisation, Unternehmen)
Benutzer-Segment
Berechtigungsgruppe
Schlagwörter (die dem bzw. der Benutzer:in zugewiesen wurden)
Registrierungsdatum
Datum des letzten Logins
Übersicht über Benutzer:innen
Unter dem Such- und Filterbereich findet sich die Übersicht, also die Ergebnisliste von Suche und/oder Filter. Ohne die Anwendung von Suche/Filterung sind alle Benutzer:innen nach dem Registrierungsdatum (aktuellste zuerst) sortiert aufgelistet. Folgende Metadaten werden eingeblendet:
Benutzerbild mit Segmentmarkierung
Nachname mit Link zur Profilseite
Vorname mit Link zur Profilseite
Status der E-Mail-Adresse (bestätigt/ausstehend)
E-Mail-Adresse
Heimatort
Datum der Registrierung
Letzter Login
CSV-Download
Mit dem CSV-Download von Benutzerdaten können berechtigte Benutzer:innen die Daten ausgewählter oder aller Benutzer:innen herunterladen.
Um die Benutzerdaten einer bestimmten Teilmenge herunterzuladen, kann mithilfe der zur Verfügung stehenden Filter nach bestimmten Benutzer:innen gesucht werden. Mit einem Klick auf den Button “Export CSV” können die (gefilterten) Benutzerdaten direkt heruntergeladen werden.
Daten
Folgende Daten werden bei dem Download der CSV-Datei heruntergeladen:
id - Eindeutige Benutzer-ID
email - E-Mail-Adresse
last_name - Nachname / Name
first_name - Vorname (nur bei Person)
gender - Geschlecht (male, female, none)
street - Adresse und Hausnummer
zip_code - PLZ
location - Ort
telefone - Telefonnummer
location_id - Heimatort
avatar (vorhanden (1), nicht vorhanden (0))
registration_date - Registrierungsdatum
enabled - Status über Verifizierung der E-Mail-Adresse
user_type - Benutzertyp
user_segment - Benutzersegment
locked - Benutzer:in gesperrt (true=1, false=0)
last_login - Datum des letzern Login
content_count - Anzahl erstellter Artikel und Veranstaltungen
Die Bestimmungen bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten müssen eingehalten bzw. deren Einhaltung gewährleistet werden.
Funktionen der Benutzerverwaltung
Funktion | Beschreibung |
Nach Benutzer:innen suchen und filtern | Die Suche funktioniert via Volltextsuche nach Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Eine Eingrenzung der Ergebnisse ist zusätzlich anhand von diversen Filtern möglich. Wird basierend auf der Filterung kein Eintrag gefunden, so ist die Gesamtzahl der Ergebnisse: 0 |
Ergebnisliste sortieren | Standardmäßig werden die Ergebnisse nach Registrierungsdatum (aktuellstes zuerst) sortiert. Die Ergebnisliste kann aber durch Klick auf die entsprechende Überschrift in der Kopfzeile nach folgenden Merkmalen umsortiert werden:
|
Aktion ansehen | Über das Pokal-Icon kann der aktuelle Zwischenstand der Aktion (bestätigte Teilnehmerzahl, Aktionsergebnis) aufgerufen werden. |
Absprung zur Profilseite | Link zur Profilseite des Benutzers bzw. der Benutzerin |
Benutzer:innen bearbeiten | Über das Stift-Icon kann zum Benutzer-bearbeiten-Formular abgesprungen werden. Hierüber kann das Benutzer-Segment, der Benutzertyp sowie die Zugehörigkeit zu Berechtigungsgruppen (und damit die Rollen) des Benutzers bzw. der Benutzerin editiert werden. Nähere Informationen unter Außerdem kann ein:e Benutzer:in hier gesperrt werden. |
Benutzer:innen löschen | Um eine:n oder mehrere Benutzer:innen zu löschen, müssen diese in der Benutzerübersicht ausgewählt werden. Am Ende der Seite wird mit der Auswahl ein Button aktiv, um die ausgewählten Benutzer:innen zu löschen. Um ein versehentliches Löschen von Benutzer:innen zu vermeiden, erscheint ein Overlay mit einem Hinweis, welche Daten beim Löschen verloren gehen. Außerdem werden der bzw. die ausgewählte(n) Benutzer:innen im Overlay angezeigt. Die Löschung muss hier nochmal über eine Checkbox bestätigt werden. Erst dann werden die ausgewählten Benutzer:innen hart (= unwiderruflich) gelöscht. |
CSV-Download | Mit dem CSV-Download können berechtigte Benutzer:innen die (gefilterten) Benutzerdaten als CSV-Datei herunterladen. |
Berechtigte Benutzer:innen
Die Benutzerverwaltung ist eine Adminfunktionen, welche Benutzer:innen mit den Berechtigungen Zugang zur Verwaltungsübersicht sowie Zugang zur Benutzerverwaltung / Benutzer bearbeiten und löschen aufrufen dürfen.
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