Versionshistorie

Funktionalitäten Versionshistorie:

• Wiederherstellung vergangener Versionen

• Darstellung der Änderungen an Layout und Text

• Änderungen an Layout oder Text rückgängig machen

Inhaltsverzeichnis

Tutorial zur Versionshistorie

Das folgende Video-Tutorial gibt einen Einblick in die Funktionen der Versionshistorie:

Allgemeine Beschreibung

Mit der Versionshistorie kann der aktuelle Stand von Layout und Text eines Inhalts als Eintrag in einer Historie gespeichert werden.

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Was wird in der Versionshistorie gespeichert?

Was wird nicht in der Versionshistorie gespeichert?

Version erzeugen

Die Generierung von Versionen kann auf drei Arten angestoßen werden:

1. Benutzer:innen können im Editor im PRINT PPS des PRINT PPS eine Version mit aktuellen Stand von Layout und Text eines Inhalts manuell erzeugen, indem sie auf den Button “Zwischenspeichern” in der Bodenleiste des Editors klicken oder den Shortcut STRG+S verwenden.

2. Verlässt der oder die Benutzer:in den Editor via “Speichern & Schließen” wird systemseitig ein Eintrag mit dem aktuellen Stand in der Versionshistorie angelegt.

3. Wechselt der oder die Benutzer:in im Editor das Template, wird systemseitig ein Eintrag in der Versionshistorie mit dem Stand vor dem Template-Wechsel angelegt.

Versionshistorie

Über den Button mit dem History-Icon in der Bodenleiste des Editor im PRINT PPS kann auf eine Liste mit Versionen (=Versionshistorie) zugegriffen werden. Die Versionshistorie enthält das Datum und die Uhrzeit sowie den Namen des Benutzers bzw. der Benutzerin, der bzw. die die Änderungen vorgenommen hat. Da es sich beim Layout-Editor sowohl um ein Tool zur Textverarbeitung als auch um ein Tool zum Layouten handelt, kann in der Versionshistorie zwischen einem Layout-Modus, der Änderungen am Layout hervorhebt, und einem Textmodus, der Änderungen am Text hervorhebt, gewechselt werden.

Versionshistorie – Layout-Modus

Wechselt der oder die Benutzer:in in die Versionshistorie ist standardmäßig der Layout-Modus geöffnet. Dort kann das Layout gespeicherter Versionen mit jenem des aktuellen Standes verglichen werden:

Auf der linken Seite wird der aktuelle Stand eines Inhalts als Vorschau-JPG angezeigt. Auf der rechten Seite wird direkt nach dem Öffnen die zuletzt gespeicherte Version angezeigt. Über die Versionsliste in der rechten Spalte können andere, gespeicherte Versionen ausgewählt werden. Wird eine Version ausgewählt, wird das Vorschau-JPG der Version auf der rechten Seite angezeigt.

Als visuelle Stütze werden in der aktuellen Version jene Rahmen mit einer grün linierten Umrandung gekennzeichnet, die sich im Vergleich zur gewählten Version verändert haben. Hinzugefügte Template-Bausteine oder neue Rahmen werden ebenfalls mit grün linierter Umrandung dargestellt. Wurde ein Template-Baustein oder Template-Rahmen gelöscht, so wird dieser in der Vorversion mit rot linierter Umrandung.

Grenzfälle: Wird ein (Basis-)Template in der Zwischenzeit im InDesign angepasst, neu hochgeladen und erneut angewandt, so werden die Änderungen auch im Layout-Diff (Unterschied zwischen aktueller und ausgewählter Version) angezeigt: Wurde beispielsweise ein Rahmen entfernt, wird dieser in der wiederherzustellenden Version als rot markiert. Wurde ein Rahmen vergrößert/verkleinert wird er in der aktuellen Version grün markiert.

Mehrelementige Inhalte

Bei mehrelementigen Inhalten wird im Layout-Modus zunächst jenes Element angezeigt, über das auf die Versionshistorie zugegriffen wurde. Es ist jedoch möglich, zu den verknüpften Elementen weiterzublättern.

Versionshistorie – Text-Modus

Vom Layout-Modus kann in einen Text-Modus gewechselt werden, der dafür genutzt werden kann, die Texte der aktuellen Version mit der gewählten Version je Textrahmen zu vergleichen oder Text aus der gewählten Version zu kopieren.

Die Texte werden im Textmodus je Rahmen ausgegeben. Auch die Rahmen ausgeblendeter Template-Bausteine sowie von Rahmen, die im Strukturreiter ausgegraut sind, werden angezeigt.

Zur leichteren Orientierung für den bzw. die Benutzer:in, werden die Textrahmen aus dem Beitrag in Template-Texte, Template-Bilder, Template-Gruppen und Template-Bausteine gruppiert. Da es mehrere Template-Bilder, Template-Gruppen oder Template-Bausteine geben kann, werden die Textrahmen, die zu einer Gruppe gehören, untereinander gestellt und durch eine Linie visuell voneinander getrennt. Die Reihenfolge der Template-Texte lautet immer headline, subheadline, text – danach werden die Textrahmen nach deren Tag alphabetisch sortiert. Bei Bildern, Gruppen und Template-Bausteinen werden die Textrahmen immer nach deren Tag alphabetisch sortiert.

Auch bei Veranstaltungen werden die einzelnen Termine gruppiert. Die Anordnung der Textrahmen erfolgt immer in der Reihenfolge vk_category, vk_time, vk_location, vk_headline, vk_intext.

Bei mehrelementigen Inhalten können alle Textrahmen der verknüpften Elemente miteinander verglichen bzw. eingesehen und kopiert werden. Es werden also nicht nur die Rahmen des ausgewählten Elements ausgegeben, sondern alle Rahmen, die in den verknüpften Elementen vorhanden sind.

Unterschiede anzeigen

Im Text-Modus ist standardmäßig die Sicht “Unterschiede anzeigen” ausgewählt. Damit kann verglichen werden kann, ob Text in den einzelnen Template- bzw. Template-Baustein-Rahmen hinzugefügt oder gelöscht wurde.

Text, der in der aktuellen Version im Vergleich zur ausgewählten Version hinzugefügt wurde, ist dabei grün hinterlegt und fett gekennzeichnet. Text, der in der aktuellen Version im Vergleich zur ausgewählten Version gelöscht wurde, wird rot hinterlegt und durchgestrichen.

Auch Unterschiede in der Formatierung (Auszeichnungen) und hinzugefügte/gelöschte Absätze sind in der Ansicht “Texte vergleichen” kenntlich gemacht:

Aufgrund der Auszeichnung des Text-Diffs funktioniert im Text-Modus der Workflow Text markieren – Copy und anschließendes Paste nur eingeschränkt; dabei wird nämlich auch jener Text mit kopiert, der als durchgestrichen gekennzeichnet wird. Um einen Copy & Paste-Workflow zu ermöglichen, gibt es daher eine gesonderte Ansicht.

Originaltext der gewählten Version

Über die Deaktivierung der Checkbox “Unterschiede anzeigen” in der oberen Leiste des Textmodus kann die Texthistorie umgeschaltet werden, sodass nur der Originaltext der gewählten Version angezeigt wird – ohne das Text-Diff. Diese Ansicht ermöglicht es, Texte bzw. Textfragmente der ausgewählten Version via Copy & Paste wiederherzustellen, ohne das Layout zurückzusetzen.

Gibt es in der aktuellen Version mehr befüllte Textrahmen als in der ausgewählten Version und man wählt “Unterschiede anzeigen” ab, bleiben die Textrahmen leer stehen.

Version wiederherstellen

Direkt im Editor im PRINT PPS kann die zuletzt gespeicherte Version über den Zurücksetzen-Button wiederhergestellt werden.

Zuvor gespeicherte Versionen können über die Versionshistorie aufgerufen und über die Funktion “Version wiederherstellen” wiederhergestellt werden.

Es können dabei nur alle Änderungen (Layout & Text) gesammelt wieder auf einen Stand zurückgebracht werden. Wird bei mehrelementigen Inhalten zurückgesetzt, wird auch die Anzahl der Elemente wiederhergestellt: Ist in der wiederherzustellenden Version ein Folge-Element weniger, so wird dieses beim Wiederherstellen gelöscht. Ist in der wiederherzustellenden Version ein Folge-Element mehr, so wird dieses auch wiederhergestellt – und landet nach Wiederherstellen im Inhaltspool.

Grenzfälle beim Wiederherstellen von Versionen:

• (Basis-)Template der wiederherzustellenden Version wurde gelöscht: Es erscheint ein Hinweis, dass das Template gelöscht wurde und ein neues Template verwendet werden soll

• In der aktuellen Version sind Template-Bausteine verbaut, die in der wiederherzustellenden Version nicht vorhanden sind: Der Template-Baustein wird entfernt.

• Wird ein Template-Baustein komplett aus dem System gelöscht, kann eine Version, die diesen Baustein enthält zwar wiederhergestellt werden – allerdings ohne den Baustein.

• Es wird eine Version wiederhergestellt, bei der das Template in der Zwischenzeit modifiziert wurde (z. B. im InDesign): Die Version wird auf Basis des neuen Templates wiederhergestellt. Hat das neue Template weniger Rahmen, so werden die Rahmen, die fehlen würden, ausgegraut im Struktur-Reiter angezeigt. Der Text geht nicht verloren.

• In der aktuellen Version gibt es ein Template mit mehr/anderen (befüllten) Textrahmen als in der wiederherzustellenden Version: Wird die Version wiederhergestellt, werden diese Textrahmen entfernt.

Archivierung der Versionshistorie

Bei der Teilarchivierung von Ausgaben werden die Versionen gelöscht. Beim Kopieren von Inhalten werden die Versionen nicht mitgeführt (bei Verschieben von Inhalten dagegen schon). Es gibt bei der kopierten Versionen einen initialen Eintrag in der Versionshistorie, nämlich den Stand des Beitrags beim Kopieren.

Zudem gibt es eine Logik zur Archivierung/Konsolidierung von Versionen, die dafür sorgt, dass pro Beitrag maximal 20 Versionen gespeichert werden. Beim Schließen des Editors oder Beitragswechsel innerhalb des Editors wird überprüft, ob dieser Wert überschritten wird und überschüssige Einträge gelöscht. D. h. dass es beim Bearbeiten des Beitrags durchaus mehr als 20 Versionen geben kann. Das Löschen von Versionen erfolgt wie folgt:

1. Die neuesten 5 Versionen bleiben erhalten

2. Es wird versucht pro Tag die älteste und die neuste Version zu behalten

3. Falls es immer noch zu viele Versionen gibt, werden die ältesten Einträge gelöscht, bis die Obergrenze erreicht ist

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