PORTAL und PPS Knowledge Base
Benutzer:in archivieren
“Benutzer archivieren” ist eine Adminfunktion, welche das Benutzerprofil anonymisiert und dazu führt, dass sich archivierte Benutzer:innen nicht mehr anmelden können. Beiträge archivierter Benutzer:innen bleiben erhalten. Die Archivierung ist dauerhaft und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Funktionalitäten der “Benutzer archivieren”-Funktion
Ermöglicht dauerhaftes Archivieren von Benutzer:innen
Anonymisierung des Benutzerprofils durch Entfernen personenbezogener Daten aus dem Benutzer-Account
Individuelle Anpassung des Vor- und Nachnamens während des Archivierungsprozesses möglich
Hinterlegen und Editieren von Archivierungsnotizen am Benutzerprofil
Durchsuchbarkeit archivierter Benutzer:innen in der Benutzer-Verwaltung
Erhaltenbleiben der Benutzerinhalte
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Beschreibung
Benutzer:innen mit der Berechtigung zum Editieren von Benutzer:innen können einen Achivierungsprozess für einzelne Benutzer:innen anstoßen. Hierbei werden alle personenbezogenen Daten des Benutzers / der Benutzerin aus dem Benutzer:innenprofil entfernt. Vor- und Nachname des Benutzers / der Benutzerin werden mit “ehemaliger Benutzer”, oder optional mit eigens definierten Werten überschrieben. Dieser Prozess ist unumkehrbar.
Optional können während des Archivierungsprozesses Archivierungsnotizen angegeben werden. Archivierungsnotizen sind nachträglich editierbar.
Workflow
Benutzer:innen mit der Berechtigung zum Editieren von Benutzer:innen können in der Benutzer-Verwaltung unter Administration & Moderation die Archivierung einzelner Autor:innen anstoßen.
Hierzu muss zunächst der / die entsprechende Benutzer:in ausgewählt und durch Klick auf das Editieren-Symbol die Seite “Benutzer bearbeiten” aufgerufen werden.
Der Archivierungsprozess wird durch Auswahl des Buttons “Benutzer archivieren” angestoßen:
Anonymisierung des Benutzers / der Benutzerin und optionales Notizfeld
Der Archivierungsprozess setzt voraus, dass personenbezogene Daten der Nutzenden anonymisiert werden.
Im Default wird für jeden zu archivierenden Nutzenden “ehemaliger Benutzer” als Vor- bzw. Nachname hinterlegt.
Optional können im Overlay Vor- und Nachname (bei Benutzer:innen des Typs Person), bzw. der Name eines Unternehmens oder einer Institution überschrieben und mit eigenen Angaben versehen werden.
Die Namensänderung von Nutzenden kann nach dem Bestätigen des Overlays nicht mehr rückgängig gemacht werden. Informationen, die im Notizfeld hinterlegt werden, sind auch nach dem Absenden des Formulars über die Seite “Benutzer bearbeiten” einseh- und weiterhin editierbar.
Nachdem das Formular bestätigt wurde, wird der / die ausgewählte Benutzer:in im System anonymisiert - die Inhalte des Nutzers / der Nutzerin bleiben weiterhin abrufbar.
Filtermöglichkeit in der Benutzerverwaltung
Nachdem der Archivierungsprozess im Overlay bestätigt wurde, erhält der Account des Benutzers / der Benutzerin den Status “archiviert”. In der Benutzerverwaltung kann nach diesem Status gefiltert werden:
Einsicht auf hinterlegte Notizen
Die Archivierungsnotizen sind zentral über die Seite “Benutzer bearbeiten” (durch Benutzer:innen mit entsprechenden Rollen und Rechten) einsehbar und können bei Bedarf auch angepasst werden:
Zudem kann der Inhalt des Notizfeldes ebenso über die Benutzer-Verwaltung eingesehen werden:
Auswirkungen auf das Benutzer:innenprofil
Entfernung und Anonymisierung personenbezogener Daten
Bei Archivierung eines Benutzers / einer Benutzerin werden die folgenden personenbezogenen Daten aus dem Benutzer-Account entfernt:
Vor- und Nachname des Benutzers / der Benutzerin werden mit “ehemaliger Benutzer” überschrieben. Optional mit Ihren Angaben im Overlay.
Adresse
Telefonnummer
E-Mail-Adresse (diese wird durch {id}.archive@example.com ersetzt).
E-Mail-Status
Profilbild des Benutzers / der Benutzerin
Panoramabild des Benutzers / der Benutzerin
Textangabe “Über mich”
Newsletter-Abo
Durch die Archivierung eines Nutzers / einer Nutzerin wird die bestehende E-Mail-Adresse überschrieben. Ein ggf. bestehendes Newsletter-Abo würde nichtig werden. Die Newsletter-Abos sind daher von Nutzenden entkoppelt und laufen so lange weiter, bis sie durch die Nutzer:innen abbestellt wurden.
Auswirkung der Namensänderung
Die Namensänderung des Benutzers / der Benutzerin wirkt sich auf folgende Bereiche aus:
(Nutzername in der) URL der Profilseite
Beispiel:
Alte Profil URL: https://domain.de/innere-stadt/profile-123456/vorname-nachname
Neue Profil URL: https://domain.de/innere-stadt/profile-123456/ehemaliger-benutzer
Autorenteaser auf Detailseiten
“Hochgeladen von” auf Detailseiten
Deaktivierte Funktionen
Folgende Funktionen stehen nicht mehr zur Verfügung, sobald der Benutzer / der Benutzerin archiviert wurde:
Profilseite: “Zu Favoriten”-Button
Profilseite: “Nachricht senden”-Button
Profilseite: Social-Share-Bar
Wichtige Hinweise hinsichtlich Datenschutzaspekten
Beiträge archivierter Benutzer:innen bleiben unangetastet. Beiträge und deren Inhalte werden beim Archivieren der Benutzer:innen explizit nicht angetastet, demnach könnten in Texten und/oder Bildern des Beitrags weiterhin personenbezogene Daten enthalten sein!
Bei Archivierung von Nutzer:innen muss demnach vom PORTAL-Betreiber sichergestellt werden, dass personenbezogene Daten innerhalb von Inhalten bei Bedarf eigenständig anonymisiert werden.
Archivierungsnotizen sind via API zugänglich
Der Inhalt der Archivierungsnotiz ist durch den GET-Endpunkt der Benutzer-API abrufbar.
Beispiel: "archive_note": "Hier steht die Archivierungsnotiz"
Kleinanzeigenmarkt
Der Kleinanzeigenmarkt ist ein eigenständiges Modul des PORTALs. Folgende Daten bleiben bei Archivierung eines Benutzers / einer Benutzerin unberührt:
Eigene Kontaktdaten bleiben unangetastet.
Die Funktion “Nachricht schreiben” bleibt bestehen.
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