Benutzerverwaltung im PRINT PPS

Mit der Benutzerverwaltung im PRINT PPS können unabhängig vom PORTAL Benutzer:innen angelegt und verwaltet werden. Berechtigte Benutzer:innen erreichen die Benutzerverwaltung über das Optionsmenü unter dem Reiter “Benutzer”.

Funktionalitäten der Benutzerverwaltung im PRINT PPS

Suche von Benutzer:innen
Erstellung und Verwaltung von Benutzer:innen
Zuordnung von Benutzer:innen zu verschiedenen Berechtigungsrollen

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Beschreibung
- 1.1 Benutzer:innen suchen
- 1.2 Benutzer:innen bearbeiten
  - 1.2.1 Benutzer:innen löschen
  - 1.2.2 Benutzer:innen sperren
  - 1.2.3 Verknüpfung zu Online-Portal / autonomer PRINT PPS-Zugang
  - 1.2.4 Account-Daten
  - 1.2.5 Rolle des Benutzers bzw. der Benutzerin
2 Benutzer:innen erstellen
3 Download
4 Produktgruppen-Benutzer-Verwaltung
5 Verwandte Seiten

Allgemeine Beschreibung

Berechtigte Benutzer:innen können die Benutzerverwaltung über die Navigation → “Einstellungen” unter dem Punkt “Benutzer verwalten” aufrufen. Die Benutzerverwaltung ist in zwei Bereiche unterteilt:

Ansicht der Benutzerverwaltung

Benutzer:innen suchen

Auf der linken Seite der Benutzerverwaltung können bereits vorhandene Benutzer:innen anhand folgender Kriterien gefiltert und gesucht werden:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Rolle in Produktgruppe/Produkt
Allgemeine Rolle
Letzter Login

Der letzte Login wird erst ab dem Zeitpunkt des Februar-Releases festgehalten. Haben sich Benutzer:innen also zuletzt vor dem 22.02.2023 angemeldet, so erhalten sie den Status "Unbekannt / noch nie".

Die Suchergebnisse werden direkt unter der Suchmaske angezeigt. Im ungefilterten Zustand (keine Suche vorgenommen) wird hier eine Liste aller Benutzer:innen alphabetisch nach Nachnamen angezeigt. Wird ein bzw. eine Benutzer:in ausgewählt, wird dieser bzw. diese auf der rechten Seite der Verwaltungssicht (“Benutzer bearbeiten”) angezeigt.

Mit den Filtern “Rolle in Produktgruppe/Produkt” und “Allgemeine Rolle” können beispielsweise inaktive Accounts ausfindig gemacht werden.

Benutzer:innen bearbeiten

Auf der rechten Seite der Benutzerverwaltung können Benutzer:innen, die über die Ergebnisliste ausgewählt wurden, bearbeitet werden.

Benutzer:innen löschen

Benutzer:innen mit Zugang zur Benutzerverwaltung können andere Benutzer:innen löschen. Hierbei werden alle Daten, die vom PRINT PPS über den oder die Benutzer:in gespeichert wurden, aus der Benutzerdatenbank gelöscht. Die Inhalte, die von dem bzw. der jeweiligen Benutzer:in angelegt wurden, werden nicht gelöscht. Ein Löschen hat damit auch keine Auswirkung auf die Statistiken im PRINT PPS.

Das Löschen von Benutzer:innen über die PRINT PPS-Benutzerdatenbank hat keine Auswirkungen auf Benutzer:innen mit derselben E-Mail-Adresse im PORTAL. Einzig eine mögliche Verknüpfung wird damit gelöscht.

Benutzer:innen sperren

Werden Benutzer:innen über die Benutzerverwaltung im PRINT PPS gesperrt, ist es dem bzw. der betroffenen Benutzer:in nicht mehr möglich, sich anzumelden.

Verknüpfung zu Online-Portal / autonomer PRINT PPS-Zugang

Unter dem Button fürs Löschen / Sperren eines Benutzers bzw. einer Benutzerin, ist der Hinweis ergänzt, ob die jeweilige Person mit dem Online-Portal verknüpft ist, über einen autonomen PRINT PPS-Zugang verfügt oder beides zutreffend ist:

^{Verschiedene Ansichten über die Verknüpfung zum Online-Portal oder Verfügung eines autonomen PRINT PPS-Zugangs}

Account-Daten

Als Account-Daten sind Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse des jeweiligen Benutzers bzw. der jeweiligen Benutzerin hinterlegt. Diese können direkt im PRINT PPS nur editiert werden, wenn bei dem bzw. der jeweiligen Benutzer:in keine Verknüpfung zum PORTAL besteht.

Die Account-Daten von Benutzer:innen, die mit dem PORTAL verknüpft sind, können nur direkt über das PORTAL editiert werden. Wenn sich der oder die Benutzer:in das nächste Mal im PRINT PPS anmeldet, werden die Account-Daten im PRINT PPS überschrieben.

Rolle des Benutzers bzw. der Benutzerin

Den jeweiligen Benutzer:innen können in der Benutzerverwaltung Rollen zugewiesen werden. Es kann dabei zwischen produktspezifischen, produktgruppenspezifischen und allgemeinen Rollen unterschieden werden.

Für produktgruppen- und produktspezifische Rollen muss an dem bzw. der Benutzer:in bei der Rolle ausgewählt werden, für welche Produkte/Produktgruppen die Rolle greifen soll. Details dazu siehe Rollen und Rechte im PRINT PPS.

Benutzer:innen erstellen

Über den Button “Erstellen” können Benutzer:innen angelegt oder importiert werden.

Benutzer:innen anlegen

Benutzer:innen können direkt im PRINT PPS angelegt werden (keine Verknüpfung zum PORTAL). Um den Datensatz anzulegen, müssen folgende Informationen in der “Benutzer anlegen”-Maske eingegeben werden:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse

Vor Abspeichern des Datensatzes können hier auch noch Produkte / Produktgruppen oder Rollen / Rechte zugewiesen werden. Dies sind aber keine Pflichtfelder und können auch im Nachhinein erst gepflegt oder bei Bedarf geändert werden.

Nach dem Speichern erhalten die neu angelegten Benutzer:innen eine E-Mail inklusive Link zum Erstellen eines Passworts. Das Passwort kann von dem bzw. der betroffenen Benutzer:in über die “Passwort vergessen”-Funktion beim Login und Sessions im PRINT PPS geändert werden.

Benutzer:innen importieren

Neben der Möglichkeit einen neuen Datensatz anzulegen, besteht die Möglichkeit, den Datensatz eines im PORTAL bereits bestehenden Benutzers bzw. einer Benutzerin zu importieren. Dies geschieht über den Button "Erstellen" --> "Nutzer importieren" im rechten oberen Eck. Durch den Klick auf diesen Button erscheint ein Eingabefeld. Hier kann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, mit der der bzw. die Benutzer:in im verbundenen PORTAL registriert ist.

Folgende Daten werden dabei aus dem PORTAL importiert:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse

Produktgruppen und Berechtigungen müssen für die jeweilige Person noch hinterlegt werden.

Um sich anzumelden, kann der bzw. die importierte Benutzer:in bei der ersten Anmeldung ein Passwort anlegen. Dies geschieht über den Login und Sessions im PRINT PPS.

Sonderfall: Benutzer:innen parallel in PORTAL und PRINT PPS angelegt

Wurde ein:e Benutzer:in mit der gleichen E-Mail-Adresse im PORTAL und PRINT PPS (unabhängig voneinander) angelegt, so führt das PRINT PPS diesen bzw. diese Benutzer:in aufgrund der identischen E-Mail-Adresse zusammen.

Die Accounts mit identischer E-Mail-Adresse werden bei diesen Vorgängen zusammengeführt:

Beim Importieren eines PORTAL-Benutzeraccounts in die Verwaltung der Benutzer:innen im PRINT PPS.
Beim Anmelden mit einem PORTAL-Benutzeraccount im PRINT PPS.

Download

Über das Dropdown-Menü können berechtigte Benutzer:innen eine Übersicht (Format: CSV) über

alle Nutzer:innen und zugewiesene Produktgruppen herunterladen (sortiert nach Produktgruppen),
alle Nutzer:innen und zugewiesene Produkte herunterladen (sortiert nach Produkten).

Produktgruppen-Benutzer-Verwaltung

Benutzer:innen können auch in der Produktgruppen-Benutzer-Verwaltung hinzugefügt und produktspezifischen Rollen zugewiesen werden. Werden Benutzer:innen in der Produktgruppen-Benutzer-Verwaltung im PRINT PPS angelegt, so sind diese auch in der allgemeinen Benutzerverwaltung ersichtlich.