Aufgabe

Funktionalitäten der Aufgabe in PEIQ CREATE

• Zuweisen von Aufgaben an Bearbeiter:innen

• Zentrale Verwaltung der zugewiesenen Aufgaben im Bereich “Aufgaben”

• Automatisierte E-Mail-Benachrichtigung bei Änderungen

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Beschreibung

Um eine Aufgabe für ein Thema, einen Termin oder eine Veröffentlichung zu erstellen, muss auf der jeweiligen Hauptseite im Bereich “Aufgaben” auf das Plus-Symbol geklickt werden.

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Anlegen einer neuen Aufgabe an einem anderen Objekt der Themenplanung

 Folgende Metadaten und Objekte können an einer Aufgabe gespeichert und verwaltet werden:

• Aufgabe

• Bearbeiter:in

• Lieferfrist

• Status

• Themen (mehr dazu unter Thema)

• Artikel (mehr dazu unter Artikel)

• Termine (mehr dazu unter Termin)

• Assets, wie Bilder und Dokumente

Erstellen einer Aufgabe

Aufgaben können in der Themenplanung nie eigenständig angelegt werden. Um einen neue Aufgabe zu erstellen, muss diese auf der Hauptseite eines anderen Objekts (z. B. Thema, Termin oder Veröffentlichung) per Klick auf das Plus-Symbol generiert werden. Anschließend öffnen sich die Eigenschaften der Aufgabe in der rechten Randspalte, wo sie je nach Bedarf editiert werden können.

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Eigenschaften einer Aufgabe auf der Hauptseite des Objekts “Termin“

Die Aufgabe ist nun automatisch am übergeordneten Objekt referenziert und mit diesem verlinkt.

Die Hauptseite einer Aufgabe besteht aus folgenden Abschnitten:

• “Aufgabe”: In diesem Feld lassen sich mittels Freitexteingabe aufgabenspezifische Kommentare für den/die Bearbeiter:in vergeben.

• “Bearbeiter:in”: Mittels Autocompleter, mithilfe dessen nach Vor- und Zuname sowie dem Autorenkürzel gesucht wird, kann hier nach anderen CREATE-Benutzer:innen gesucht werden, denen die Aufgabe zugewiesen werden soll. Anschließend werden diese per Mailversand automatisch über ihre neue Aufgabe informiert. Mehr dazu unter Aufgabe | Automatisierter Mailversand.

• “Lieferfrist”:

  • Per Default enthält die Aufgabe nach dem Anlegen eine Lieferfrist, um dem oder der Bearbeiter:in eine Frist zur Erledigung seiner bzw. ihrer Aufgabe zu setzen. Über einen Datepicker können Datum und Uhrzeit geändert werden. Die Default-Lieferfrist beim Anlegen ist parametrisierbar.

    • Default Lieferfrist=morgen 10:00

  • Wenn eine Aufgabe ohne Uhrzeit gespeichert wird, werden beim iCal-Kalenderlink abonnieren automatisch eine Uhrzeit beim Start- und Enddatum hinzugefügt. Das Enddatum und der Offset für die Bestimmung des Start-Datums im iCal können per Customizing parametrisiert werden. Aufgaben ohne Uhrzeit beim Enddatum können auch so parametrisiert werden, dass sie als ganztägige Aufgaben in den iCal exportiert werden.

    • iCal-Default Startzeit=[DATUM] 09:00

    • iCal-Default Endzeit=[DATUM] 17:00

• “Status”: Der initiale Status wird auf “Erfassung” gesetzt. Über das Drop-down-Menü können Aufgaben zu- bzw. abgesagt oder auf “Fertig” gestuft werden. Ebenso ist es möglich, eine Aufgabe nach vorheriger Sicherheitsabfrage über den Status “Löschen” hart zu löschen.

• “Aufgabe gehört zu”:

  • “Thema”: Hier werden die mit der Aufgabe verlinkten Themen angezeigt. Die Aufgabe kann immer nur zu einem anderen übergeordneten Objekt gehören.

  • “Veröffentlichungen”: Hier werden die mit der Aufgabe verlinkten Veröffentlichungen angezeigt. Die Aufgabe kann immer nur zu einem anderen übergeordneten Objekt gehören.

  • “Termine”: Hier werden die mit der Aufgabe verlinkten Termine angezeigt. Die Aufgabe kann immer nur zu einem anderen übergeordneten Objekt gehören.

• “Assets”: Hier werden die mit der Aufgabe verlinkten Artikel, Bilder, Galerien, Agenturmeldungen, Embeds oder Dokumente angezeigt.

Initial ist auf der “Aufgabe”-Hauptseite stets die Recherche in der rechten Randspalte geöffnet. Möchte der/die Benutzer:in aus einer tieferen Navigationsebene, z. B. aus dem Termin eines an der Aufgabe hängenden Themas wieder zurück in die Recherche der Aufgabe gelangen, reicht ein Klick auf das Suchen-Symbol (Lupen-Icon) in der Navigation.

Verlinken anderer Objekte (Themen, Termine, Veröffentlichungen)

Das Anlegen, Editieren, Verlinken und Entfernen von Themen an einer Aufgabe ist nicht möglich.

Aufgaben können nur auf einer der anderen Hauptseiten angelegt werden. Sie werden anschließend an diesem Cluster referenziert.

Hinzufügen von Assets

Mit einer Aufgabe verlinkte Bilder und Dokumente werden auf der “Aufgabe”-Hauptseite ganz unten unter “Assets” angezeigt. Das Hochladen neuer und Hinzufügen bestehender Inhalte zu einer Aufgabe funktioniert genau wie auf der Hauptseite “Thema”. Mehr dazu unter Thema | Assets am Thema.

Recherche

Die Recherche in der Randspalte des Termins im angeschlossenen DAM (= Digital Asset Management) funktioniert genauso wie auf der Hauptseite “Thema”. Mehr dazu unter Thema | Recherche.

Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement ist funktionaler Bestandteil der in CREATE integrierten Themenplanung und adressiert den Bedarf, konkrete Aufgaben mit Lieferfristen an Mitarbeiter:innen zu vergeben. Die Art der Erfassung und die der Kommunikation ist einfach und unbürokratisch. Der planerische Aufwand ist dadurch gering und die Zugänglichkeit niederschwellig.

Lediglich zu definieren sind ein(e) Bearbeiter:in und eine Lieferfrist. Im Feld ‘Aufgabe’ kann das Ziel genauer beschrieben werden, z. B. “Schreibe 100 MZ”, “Recherchiere 2 Portraits”, “Gehe zum Termin”. Mitarbeiter:innen werden über eine Zuweisung stets per E-Mail informiert und können Aufgaben zu- und absagen sowie als erledigt markieren.

Auftragsvergabe

Um eine neue Aufgabe zu erstellen und diese Bearbeiter:innen zuzuweisen, muss auf einer der Hauptseiten von Thema, Termin oder Artikel unter “Aufgaben” auf den Plus-Button geklickt werden. Anschließend können die Aufgaben-Details eingetragen werden.

Information über neue oder geänderte Aufgaben

Sobald auf einer Objekt-Hauptseite Thema, Termin und Artikel neue Aufgaben angelegt oder bereits existierende Aufgaben geändert oder gelöscht werden, wird der oder die Aufgabenbearbeiter:in durch einen automatischen Mailversand informiert.

Anzeige von Abwesenheiten

Um sicherzustellen, dass Aufgaben nur den Personen zugeteilt werden, die diese auch übernehmen können, werden Planer:innen bei der Auftragsvergabe die in CREATE bereits hinterlegten Abwesenheiten der jeweiligen Person dauerhaft angezeigt. Nähere Informationen dazu unter Out-of-Office-Funktion | Anzeige der Abwesenheiten bei der Auftragsvergabe.

Übersicht “Meine Aufgaben”

Eine zentrale Übersicht über die zugewiesenen Aufgaben bietet der Bereich “Meine Aufgaben”. Über den Menüpunkt “Aufgaben” in der CREATE-Navigation gelangt der/die Benutzer:in zu einer Liste, welche die aktuellsten Aufgaben anzeigt, denen er/sie als Bearbeiter:in zugewiesen ist. Der Übersichtlichkeit halber werden dabei standardmäßig folgende Aufgaben ausgeblendet:

• Aufgaben im Status "Fertig" und "Abgelehnt"

• Aufgaben im Status "Anfrage" und "Zugesagt", sobald die Lieferfrist um 2 Tagen überschritten wurde

In der Aufgabenliste werden die wichtigsten Informationen wie der Aufgaben-Kommentar sowie darunter das Objekt (Thema, Termin oder Artikel), an dem die Aufgabe verlinkt ist, angezeigt. Das Objekt kann anhand des Icons vor dem Titel unterschieden werden. Auch die Lieferfrist (sofern vorhanden) und der Status der Aufgabe werden eingeblendet.

Per Klick auf den Aufgaben-Kommentar öffnet sich die Hauptseite der Aufgabe. Benutzer:innen können aber auch auf den Titel des Objekts klicken, um zur entsprechenden Hauptseite des Objekts zu gelangen.

Automatisierter Mailversand

Bearbeiter:innen werden in CREATE durch einen automatisierten Mailversand über neu angelegte Aufgaben und auch alle Änderungen an einer Aufgabe (z. B. Frist, Kommentar oder Status) informiert. Der Versand einer Benachrichtigung per E-Mail erfolgt bei neu angelegten Aufgaben erst dann, wenn der/die Planer:in die Aufgabe fertiggestellt und den Versand aktiv durch Klick auf den Button ‘Anfrage versenden’ auslöst. Bei späteren Änderungen an der Aufgabe wird der Versand der Benachrichtigungsemail durch den Speichervorgang ausgelöst.

Der bzw. die Empfänger:in ist der/die jeweilige Aufgabenbearbeiter:in. Als Empfänger-Adresse wird die im Geschäftspartner:inmodell an dem/der Kund:in hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet.

Für jede Änderung werden Mails mit spezifischem Betreff und Inhalt, wie z. B. der Lieferfrist, dem Aufgaben-Kommentar, die bereits vorhandenen Kanalinformationen der am Objekt verlinkten Artikel sowie Informationen zu den Dateianhängen, versendet. Zusätzlich erhält der bzw. die Bearbeiter:in einen Deeplink, mit dem er bzw. sie aus der E-Mail direkt in die CREATE-Planung einspringen kann.

Der Versand der E-Mail erfolgt asynchron (= via KomplexeAktion i.V.m. Warteschlangenaktion) und je nach Konfiguration des Mail-Servers bei Kund:innen entweder über einen PEIQ Workflow-Dämonen oder über Workflow-Dämonen der Kund:innen.

• Beim Mailversand über den PEIQ Workflow-Dämonen wird dieser auf dem CREATE NWas-Server eingerichtet. Um die Mails verschicken zu können, benötigt der Server Zugriff auf den Mail-Server (bzw. Smarthost).

• Beim Mailversand über den Workflow-Dämonen der Kund:innen wird i.d.R. ein bereits existierender Dämon verwendet. Um die Mails verschicken zu können, benötigt der Workflow-Dämon zwingend das CREATE-Customizing sowie aktuelle Schema-Dateien und DLLs.

DLLs

• NGenWebServices.dll

• CreateUtils.dll

• Templatinator.dll

Schema

• Schema.txt mit allen für CREATE benötigten Attributen

• Schema_50_Create.txt

Customizing

• CREATE-Customizing

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