PEIQ Knowledge Base
Thema
- Alexander Steichele
- Franziska Franz
- Kathrin Janka
Es gibt in der CREATE Themenplanung unterschiedliche Möglichkeiten, um ein neues Thema anzulegen. Ein neues Thema kann wie gewohnt über das “Erstellen“-Menü auf der CREATE-Startseite erzeugt werden. Ein Thema lässt sich aber auch nachträglich an anderen Objekten der Themenplanung anlegen und damit verbinden.
Das Thema ist Dreh- und Angelpunkt für Planer:innen in CREATE. Es kann initialer Startpunkt für die Veröffentlichung einer Geschichte sein oder nachträglich aus einem Termin entstehen. Ein Thema kann aber auch für sich stehen, weshalb aus ihm nicht zwingend ein Artikel entstehen muss.
Auf der Themen-Hauptseite können CREATE-Planer:innen relevante Metadaten speichern, zum Thema geplante Artikel erstellen und verwalten, Termine und Aufgaben anlegen sowie Assets hinzufügen und recherchieren.
Funktionalitäten des Themas in PEIQ CREATE
Initiale oder nachgelagerte Erstellung eines Themas für die Veröffentlichung einer Geschichte
Zentrale Erfassung aller relevanten Metadaten und Objekte am Thema
Verwaltung der Objekte und Metadaten auf der Themen-Hauptseite
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Beschreibung
Um ein Thema im Voraus planen und alle für die Bearbeiter:innen relevanten Objekte, wie z. B. Artikel, Termine, Aufgaben und Assets, zentral erfassen zu können, kann in CREATE über das “Erfassen”-Menü ein neues Thema angelegt werden. Themen lassen sich aber auch nachträglich über die Suche / Recherche in CREATE suchen und mit weiteren themenspezifischen Informationen anreichern.
Folgende Metadaten und Objekte können an einem Thema gespeichert werden:
Titel
Kurzbeschreibung
Priorität
Artikel (mehr dazu unter Artikel)
Termine (mehr dazu unter Termin)
Aufgaben (mehr dazu unter Aufgabe)
Assets, wie Bilder und Dokumente
Öffnen von Themen
Die zentralen Stellen, um im System bereits existierende Termine zugänglich zu machen, sind die “Übersicht” für Termine und Themen eines Produktionstages oder der “Kalender”. Mehr Infos dazu gibt es auf folgenden Knowledge-Base-Seiten:
Anlegen von Themen
Workflow “Thema first”
Themenplaner:innen können Themen eigenständig anlegen, indem es über das “Erstellen“-Menü auf der CREATE-Startseite erfasst wird. Anschließend öffnet sich die Hauptseite des Themas.
So kann ein neues Thema zunächst ohne weitere Assets beginnen. Im weiteren Verlauf können sämtliche weitere Objekte und Assets an einem Thema verlinkt werden, um dieses je nach Bedarf entsprechend auszuarbeiten.
Workflow “Termin first” und “Artikel first”
Ein Thema kann gemäß des flexiblen Datenmodells auch nachträglich auf der Hauptseite eines anderen Objekts der Themenplanung (z. B. Termin, Artikel) erstellt und automatisch damit verlinkt werden.
Um ein Thema für einen Termin oder einen Artikel zu erstellen, muss auf der jeweiligen Hauptseite im Bereich “Termine” auf das Plus-Symbol geklickt werden.
Anschließend öffnen sich die Eigenschaften des Themas in der rechten Randspalte, wo die relevanten Metadaten wie Titel und Beschreibung eingetragen werden können.
Die Hauptseite eines Themas besteht aus folgenden Abschnitten:
“Titel”: Dieses Feld kann mittels Freitexteingabe befüllt werden.
“Kurzbeschreibung”: In diesem Feld lassen sich mittels Freitexteingabe ergänzende themenrelevante Informationen erfassen.
“Priorität”: Ein Thema kann mithilfe des Toggles “Priorität“ priorisiert werden. Priorisierte Themen werden im Kalender und in der Übersicht visuell hervorgehoben.
“Artikel”: Hier werden die mit dem Thema verlinkten CREATE-Artikel (Ausprägungen) angezeigt.
“Termine”: Hier werden die mit dem Thema verlinkten Termine angezeigt.
“Aufgaben”: Hier werden die mit dem Thema verlinkten Aufgaben angezeigt.
“Assets”: Hier werden die mit dem Thema verlinkten CREATE-Bilder oder Dokumente angezeigt.
Die Randspalte des Themas besteht aus der Recherche im DAM (= Digital Asset Management). Die Suche enthält alle Assets, die im Vorfeld oder im Verlauf eines Themas gesammelt werden können: Artikel, Bilder, Bildergalerien, Agenturmeldungen, Embeds, Print-Archiv-Artikel und Termine.
Per Klick auf eines der oben genannten Assets wird dieses im entsprechenden Bereich der Hauptspalte zugewiesen. Ein Bild wird somit bei Assets eingefügt, während ein Termin im Bereich “Termine” ergänzt wird.
Ist noch kein Objekt oder Asset mit dem Thema verlinkt, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt:
Neue Verlinkungen können über das Plus-Symbol am jeweiligen Bereich erstellt werden. Pro Bereich können beliebig viele Verlinkungen entstehen. Wurde ein Thema bereits mit dem Objekt verlinkt, erscheint eine entsprechende Meldung:
Initial ist an einem Thema stets die Recherche in der rechten Randspalte geöffnet. Möchte der/die Benutzer:in aus einer tieferen Navigationsebene, z. B. aus den Aufgaben eines am Thema hängenden Termins, wieder zurück in die Recherche des Themas gelangen, reicht ein Klick auf das Suche-Symbol (Lupen-Icon) in der Navigation.
Artikel am Thema
Anlegen neuer Artikel
Neue Artikel für ein bestimmtes Thema können über das Plus-Symbol erstellt und automatisch mit dem Thema verlinkt werden.
Nach dem Klick auf den Button wird das bekannte “Erstellen”-Menü angezeigt und das gewünschte Artikel-Template kann ausgewählt werden. Nach Auswahl eines Templates wird die neue Ausprägung angelegt und automatisch mit dem Thema verlinkt. In der rechten Randspalte werden zudem die Eigenschaften des neuen Artikels geöffnet und es kann ein Titel sowie eine Kurzbeschreibung vergeben werden.
Anschließend wird der Artikel als geplante Veröffentlichung zum Thema angezeigt:
Editieren des Artikels
Übersicht
Mit einem Klick auf den Titel des am Thema verlinkten Artikels gelangt der/die Benutzer:in auf die Übersicht des Artikels und kann dort Metadaten vergeben, Termine, Aufgaben und Assets hinzufügen sowie die Kanalplanung aufrufen und bearbeiten.
Ausprägung
Mit einem Klick auf den Bereich der Ausprägung unterhalb des Artikeltitels gelangt der/die Benutzer:in direkt in den Editor und kann dort den Artikel mit Inhalten befüllen bzw. anreichern.
Per Klick auf den Reiter “Info” gelangt der/die Benutzer:in von der Ausprägung schließlich wieder zurück auf die Artikel-Übersichtsseite.
Kanalsteuerung
Die Kanalsteuerung eines als Veröffentlichung geplanten Artikels kann nach wie vor im Editor vorgenommen werden. Via Klick auf den Ausprägungs-Reiter an einem am Thema verlinkten Artikel öffnet sich diese in der rechten Randspalte des Artikels.
Planer:innen können aber auch direkt an dem am Thema verlinkten Artikel per Klick auf den Ausprägungs-Reiter direkt am Thema die Kanalsteuerung des Artikels bearbeiten, um diesen für die Veröffentlichung in einem Kanal vorzuplanen.
Hinzufügung / Löschen weiterer Ausprägungen eines Artikels
Um eine Artikel-Ausprägung zu löschen, muss auf das Kontext-Menü am Ausprägungs-Reiter und dort auf “Ausprägung löschen” geklickt werden.
Das Löschen ist nur möglich, wenn mindestens eine Ausprägung existiert.
Um eine neue Ausprägung anzulegen, muss auf das Plus-Symbol neben dem Ausprägungs-Reiter geklickt werden. Anschließend öffnet sich das Menü zur Template-Auswahl. Die neue Ausprägung wird unterhalb eingefügt.
Verlinken von Objekten/Assets am Artikel
An einem verlinkten Artikel lassen sich gemäß Datenmodell weitere Objekte und Assets referenzieren. In der gedockten Toolbar der rechten Randspalte befinden sich unterhalb der Eigenschaften des Artikels die Reiter “Termine”, “Aufgaben” und “Assets”.
So lassen sich beispielsweise zu einem Artikel neue Aufgaben erstellen und einem/einer Bearbeiter:in zuweisen.
Sind an einem Artikel andere Objekte oder Assets wie Termine, Aufgaben oder Assets verlinkt, wird dies am Thema im Bereich “Veröffentlichungen” entsprechend visualisiert.
Editieren der Artikel-Eigenschaften
Per Klick auf das Info-Icon am Artikel öffnen sich die Eigenschaften des Artikels sowie die mit dem Artikel verlinkten Objekte und Assets in der rechten Randspalte.
Entfernen verlinkter Artikel aus dem Thema
Per Klick auf das “x”-Symbol wird der verlinkte Artikel aus dem Thema entfernt. Es wird also lediglich die Verlinkung aufgehoben. Der gesamte CREATE-Artikel wird nicht gelöscht.
Termine am Thema
Anlegen neuer Termine
Neue Termine zu einem Thema können über das Plus-Symbol erstellt und mit dem Thema verlinkt werden. Nach dem Anlegen werden die Eigenschaften des Termins in der rechten Randspalte geöffnet und können dort befüllt werden.
Falls bereits ein Artikel zum Thema vorhanden ist, wird beim Anlegen eines neuen Termins abgefragt, ob der Termin wirklich am Thema angelegt oder lieber an dem bestehende Artikel angelegt werden soll.
Eine analoge Meldung erscheint, wenn am Thema eine Aufgabe oder ein Asset angelegt werden.
Verlinken von Objekten/Assets am Termin
Mit einem an einem Thema hängenden Termin lassen sich gemäß Datenmodell wiederum weitere Objekte und Assets verlinken. In der gedockten Toolbar der rechten Randspalte befinden sich unterhalb der Eigenschaften des Termins die Reiter “Themen”, “Aufgaben” und “Assets”. An einen Termin lassen sich also sowohl Aufgaben und Assets, aber auch wiederum andere Themen verlinken.
Entfernen verlinkter Termine aus dem Thema
Per Klick auf das “x”-Symbol am Bereich “Termine” wird der verlinkte Termin aus dem Thema entfernt. Es wird also lediglich die Verlinkung aufgehoben, aber nicht der Termin hart gelöscht.
Öffnen der Termin-Hauptseite
Der Bereich des mit dem Thema verbundenen Termins ist selektierbar.
Nach dem Klick öffnet sich die neue Hauptseite Termin. Dort können alle Metadaten, Objekte und Assets des Termins eingesehen und bearbeitet werden. Das mit dem Termin verlinkte Thema wird dort in den mit dem Termin verbundenen Objekten angezeigt.
Aufgaben am Thema
Anlegen neuer Aufgaben
Neue Aufgaben zu einem Thema können über das Plus-Symbol erstellt und mit dem Thema verlinkt werden. Nach dem Anlegen werden die Eigenschaften der Aufgabe in der rechten Randspalte geöffnet. Dort kann die Aufgabe einem/einer Bearbeiter:in zugewiesen werden, welche:r anschließend per automatischem Mailversand darüber informiert wird.
Haben Benutzer:innen mit der Out-of-Office-Funktion eine Abwesenheit in CREATE hinterlegt, wird dies an der Aufgabe entsprechend angezeigt.
Verlinken von Assets an Aufgaben
Mit einer am Thema hängenden Aufgabe lassen sich gemäß Datenmodell nur Bilder und Dokumente verlinken.
Löschen verlinkter Aufgaben aus dem Thema
Per Klick auf das “x”-Symbol am Bereich “Aufgaben” wird die verlinkte Aufgabe nicht nur aus dem Thema entfernt, sondern der Status an der Aufgabe auch auf “Löschen” gesetzt. Der/die Aufgabenbearbeiter:in wird somit darüber informiert, dass seine/ihre Aufgabe gelöscht wurde.
Öffnen der Aufgaben-Hauptseite
Der Bereich der mit dem Thema verbundenen Aufgaben ist ebenfalls selektierbar. Nach dem Klick öffnet sich die neue Hauptseite “Aufgabe”. Dort können alle Metadaten, Objekte und Assets der Aufgabe eingesehen und bearbeitet werden.
Das mit der Aufgabe verlinkte Thema wird dort in den mit dem Termin verbundenen Objekten angezeigt.
Assets am Thema
Hinzufügen neuer Assets
Bild-Upload
Nach Klick auf den Upload-Button öffnet sich der jeweilige File-Explorer des Benutzers bzw. der Benutzerin, aus dem ein oder mehrere Bilder für den Upload ausgewählt werden können. Wurde die Auswahl per Klick auf den “Öffnen“-Button bestätigt, öffnet sich in CREATE das kund:innenspezifische Mindestverschlagwortungs-Overlay (mehr dazu unter Bildupload und Bildverschlagwortung in CREATE). Wurden alle Pflichtfelder befüllt, können die Angaben gespeichert werden, woraufhin sich das Overlay schließt und alle vollständig verschlagworteten Bilder in die Planung übernommen werden.
Unterstützte Bildformate: PDF, JPEG, PNG, BMP, SVG, GIF
Alle Bilder, die auf diese Weise zugeordnet wurden, können anschließend in allen verknüpften Ausprägungen über den in der Werkzeugleiste des Editors verfügbaren Bereich “Assets von der Planung“ (Büroklammer-Icon) eingesehen und per Klick auf das Plus-Symbol in der jeweiligen Ausprägung platziert werden.
Dokumenten-Upload
Neben Bildern können im Bereich Assets auch relevante Informationen in Form von Dokumenten hinzugefügt werden. Auf einen bereits im Digital Asset Management (= DAM) bestehenden Pool an Dokumenten kann dabei jedoch nicht zurückgegriffen werden, weshalb themenspezifische Dateien stets per Upload-Button direkt hochgeladen werden müssen.
Nach Klick auf den Button öffnet sich der jeweilige File-Explorer des Benutzers bzw. der Benutzerin, aus dem ein oder mehrere Dateien für den Upload ausgewählt werden können. Wurde die Auswahl per Klick auf den “Öffnen“-Button bestätigt, wird das Fenster geschlossen und der Upload, dessen Fortschritt durch einen unter dem Dateinamen erscheinenden Balken kenntlich gemacht wird, beginnt. Ist der Upload abgeschlossen, werden die ausgewählten Dokumente im entsprechenden Asset-Bereich untereinander aufgelistet.
Die Dateinamen werden beim Upload aus dem File-Explorer übernommen und können in CREATE nicht mehr verändert werden.
Unterstützte Datei-Formate: PDF, Word-Dateien mit Endung .doc bzw. .docx
Um die Inhalte der jeweiligen Dokumente einsehen bzw. verwenden zu können, müssen Benutzer:innen diese zunächst über den links neben dem Dateinamen befindlichen Download-Button herunterladen. Nach Klick auf den Button wird der Download für das jeweilige Dokument automatisch gestartet. Wurde die Datei vollständig heruntergeladen, kann sie zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden.
Hinzufügen von Assets aus der Recherche
Neben dem Upload von Bildern und Dokumenten lassen sich auch bereits im System vorhandene Assets in der Recherche in der rechten Randspalte suchen und verlinken. So können CREATE-Artikel, Bilder, Bildergalerien, Agenturmeldungen, Embeds oder bereits archivierte Printartikel im DAM (= Digital Asset Management) gesucht und in den Assets des Themas verlinkt werden.
Nachdem die Assets eingefügt wurden, erscheinen sie in einem eigenen Bereich mit entsprechendem Titel.
Mit einem Thema verlinkte Bilder und Dokumente werden auf der Themen-Hauptseite ganz unten bei den “Assets” angezeigt. Weitere Assets wie CREATE-Artikel, Bilder, Embeds, Agenturmeldungen oder archivierte Printartikel erscheinen ebenfalls in einem eigens betitelten Bereich.
Alle Bilder, Agenturmeldungen und Embeds, die auf diese Weise zugeordnet wurden, können anschließend in allen verknüpften Ausprägungen über den in der Werkzeugleiste des Editors verfügbaren Bereich “Assets von der Planung“ (Büroklammer-Icon) eingesehen und per Klick auf das Plus-Symbol in der jeweiligen Ausprägung platziert werden.
Assets entfernen
Bilder & Dokumente
Um Bilder oder Dokumente wieder aus den Assets entfernen zu können, muss der oder die Benutzer:in zunächst in den Selektionsmodus wechseln. Dafür muss auf das am rechten Rand der Asset-Zeile platzierte Auswahl-Icon geklickt werden. Daraufhin wird der Selektionsmodus aktiv: Das Icon ist nun blau hinterlegt, das Papierkorb-Symbol erscheint und hinzugefügte Assets - Bilder und Dokumente - erhalten jeweilige Checkboxen (grau hinterlegte Kreise) zum Selektieren.
Zu löschende Bilder und Dokumente können anschließend einzeln ausgewählt und per Klick auf das Papierkorb-Symbol entfernt werden. Eine zusätzliche Sicherheitsabfrage erscheint dabei nicht.
Wird der Selektionsmodus nach Auswahl der Assets per Klick auf das in der Asset-Zeile platzierte Auswahl-Icon geschlossen und anschließend sofort wieder geöffnet, wird die bisher getätigte Selektion der Assets beibehalten. Gespeichert wird sie damit jedoch nicht, weshalb sie nach Verlassen der Seite nicht mehr zur Verfügung steht.
Ein Entfernen der Assets bedeutet kein hartes Löschen in der Datenbank. Die Assets werden lediglich von dem Objekt, mit dem sie verlinkt sind, entfernt.
Artikel, Agenturmeldungen, Embeds
Für das Entfernen von CREATE- bzw. Print-Archiv-Artikeln, Agenturmeldungen oder Embeds aus den Assets wird kein Selektionsmodus benötigt. Diese Assets lassen sich einfach durch Klick auf den Entfernen-Button rechts am Objekt löschen.
Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird das jeweilige Asset gelöscht.
Ein Entfernen der Assets bedeutet kein hartes Löschen in der Datenbank. Die Assets werden lediglich von dem Objekt, mit dem sie verlinkt sind, entfernt.
Recherche
Über die gedockte Werkzeugleiste in der rechten Randspalte des Themas können die Planer:innen zudem folgende Recherchen im angeschlossenen DAM (= Digital Asset Management) durchführen:
Artikel: Um passende Artikel hinzuzufügen, können Benutzer:innen über die in der Werkzeugleiste befindliche Suche auf bereits im System vorhandene Artikel zugreifen und diese per Klick im Bereich “Assets” eines Themas hinzufügen.
Bilder: Um passende Bilder hinzuzufügen, können Benutzer:innen über die Bildersuche im DAM recherchieren. Geeignete Ergebnisse lassen sich bei Bedarf ganz einfach per Klick auf das beim Mouseover erscheinende Plus-Symbol im Bild zuweisen und erscheinen damit im entsprechenden Asset-Bereich. Werden mehrere Bilder aus den Suchergebnissen ausgewählt, so werden diese entsprechend der Reihenfolge ihrer Auswahl nebeneinander aufgelistet. Unabhängig davon, wie viele Bilder bereits über die Suche zugewiesen wurden, besteht auch immer die Möglichkeit, neue Bilder über den Upload-Button hinzuzufügen.
Bildergalerien: Um passende Bildergalerien zu finden, können Benutzer:innen im DAM nach Galerien recherchieren und diese per Klick im Bereich “Assets” hinzufügen.
Agenturmeldungen: Um passende Meldungen zu finden, können Benutzer:innen im DAM nach Agenturmeldungen recherchieren und diese per Klick im Bereich “Assets” hinzufügen.
Embeds: Zu einem Thema passende Embeds lassen sich ebenfalls via DAM-Anbindung recherchieren und per Klick im Bereich “Assets” hinzufügen.
Archivartikel: Zu einem Thema passende Printartikel aus dem Archiv lassen sich via DAM-Anbindung suchen und per Klick im Bereich “Assets” einfügen.
Termine: Auch nach im System existierenden Terminen lässt sich recherchieren. Per Klick auf das Suchergebnis werden diese im Bereich “Termine” eingefügt.
Auffindbarkeit von Themen ohne verlinkten Artikel
Da Themen an sich keinen Erscheinungstag haben, sondern nur die Artikel, die mit einem Thema verlinkt sind, werden diese nicht in der “Übersicht” oder im “Kalender” gefunden.
Damit solche Themen aber dennoch in CREATE auffindbar sind, kann in der Recherche in einem eigenen Reiter “Themen” danach gesucht werden. Dort werden alle Themen gesucht.
Erweiterte Darstellung in der “Übersicht“
Damit Benutzer:innen in CREATE stets einen aktuellen Überblick über sämtliche produktionsrelevanten Themen und/oder Termine haben, kann in der Ergebnisliste der Übersicht je nach Bedarf, zwischen folgenden Ansichten gewählt werdeb:
Themen: Anzeige sämtlicher Themen, die am jeweils gewählten Tag (“heute”) produziert werden
Termine: Anzeige sämtlicher Termine, die am jeweils gewählten Tag (“heute”) stattfinden - unabhängig davon, welcher Kanal in der Suche ausgewählt wurde
Themen & Termine: Darstellung der für den jeweiligen Tag relevanten Themen und Termine in einer 2-spaltigen Ansicht der Ergebnisliste
Auch Termine, zu denen noch keine Veröffentlichung geplant ist, können so ganz einfach aufgerufen werden, um diese anschließend ggf. fest einzuplanen.
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