PEIQ Knowledge Base
Out-of-Office-Funktion
- Alexander Steichele
- Melanie Lutz
- Kathrin Janka
- Johanna Cüsters
Mithilfe der Out-of-Office-Funktion können Benutzer:innen ihre Abwesenheiten in CREATE eigenständig anlegen und verwalten. Um eingetragene Abwesenheiten bei der Ressourcenplanung entsprechend berücksichtigen zu können, werden diese zudem beim Zuweisen von Aufgaben in der Themenplanung angezeigt.
Funktionalitäten der Out-of-Office-Funktion in PEIQ CREATE
Eigenständiges Anlegen und Verwalten von Abwesenheiten
Einfachere Ressourcenplanung durch Abwesenheitsanzeige bei der Auftragsvergabe
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Beschreibung
Mithilfe der Out-of-Office-Funktion in CREATE können Benutzer:innen ihre Abwesenheiten eigenständig im System hinterlegen und verwalten. Dafür muss lediglich die persönliche Abwesenheitsliste geöffnet werden. Diese auf der unter dem Profil-Menü aufgeführten Seite “Einstellungen“ zu finden.
Damit der oder die Planer:in die zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal planen kann, werden dort eingetragene Abwesenheitszeiten bei der Auftragsvergabe in der Themenplanung zugänglich gemacht.
Nähere Informationen zur Auftragsvergabe sind unter Aufgabe | Auftragsvergabe einsehbar.
Anlegen von Abwesenheiten
Nach Klick auf den oben aufgeführten Eintrag “Abwesenheit” gelangt der oder die Benutzer:in in seine bzw. ihre persönliche Abwesenheitsliste. Durch das Befüllen der folgenden Felder kann er oder sie dort diverse Abwesenheitszeiten festlegen:
Von - Bis: Start- und Enddatum inkl. Uhrzeit der geplanten Abwesenheit (mittels Datepicker selektierbar)
Kommentar: Optionales Feld, in dem bspw. der Grund der Abwesenheit eingetragen werden kann
Anlegen persönlicher Abwesenheitszeiten
Über das Plus-Icon rechts unten in der Abwesenheitsliste lassen sich weitere Abwesenheitszeiten eintragen, die anschließend über den “Speichern“-Button (Disketten-Symbol in der Hauptnavigationsleiste) gespeichert werden können. Werden am Ende der Liste Einträge hinzugefügt, die gemäß ihres Datums früher datiert sind, so werden diese automatisch an die passende Listenposition verschoben.
Der “Speichern“-Button wird zu Beginn ausgegraut dargestellt. Erst nach einer vorgenommenen Änderung wird er aktiviert und steht zur Verwendung bereit.
Bearbeiten und Löschen von Abwesenheiten
Um bestehende Abwesenheitszeiten zu editieren, muss der oder die Benutzer:in lediglich in das entsprechende Feld klicken und den Eintrag manuell bearbeiten. Damit die Änderungen übernommen werden, muss die Liste anschließend erneut über den “Speichern“-Button in der Hauptnavigationsleiste gespeichert werden.
Soll eine bereits eingetragene Abwesenheitszeit gelöscht werden, so ist dies jederzeit über das Papierkorb-Icon rechts neben des jeweiligen Zeitraums möglich. Nach Bestätigung einer zusätzlichen Sicherheitsabfrage an der Systemoberfläche, wird der Eintrag entfernt.
Anzeige der Abwesenheiten bei der Auftragsvergabe
Um sicherzustellen, dass Aufgaben nur den Personen zugeteilt werden, die diese auch übernehmen können, werden Planer:innen bei der Auftragsvergabe in der Planung die in CREATE bereits hinterlegten Abwesenheiten der jeweiligen Person angezeigt, sofern sich die Abwesenheit mit der gewählten Lieferfrist überschneidet.
Sobald im Bereich “Aufgaben“ ein:e in CREATE hinterlegte:r Bearbeiter:in mittels Autocomplete ausgewählt und eine Lieferfrist vergeben wurde (mehr dazu unter Aufgabe | Auftragsvergabe), erscheint die bereits hinterlegte Abwesenheit in roter Schrift, sofern sich die Abwesenheit mit der gewählten Lieferfrist überschneidet. Die Abwesenheitsanzeige bleibt dauerhaft erhalten.
Trotz eingetragener Abwesenheitszeit können einem bzw. einer Bearbeiter:in in diesem Zeitraum Aufgaben oder Dienste zugewiesen werden.
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