In CREATE können Benutzer:innen einen iCalendar-Link generieren und diesen in Kalendersystemen, wie Google Calendar, Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook abonnieren.

Der Kalenderlink umfasst alle Aufgaben bzw. Termine mit Aufgaben, denen Benutzer:innen in CREATE als Bearbeiter:innen in einem bestimmten Zeitintervall zugewiesen sind.

Einladungen / Zuweisungen zu CREATE-Terminen und -Aufgaben können im iCal somit jederzeit auch in externen Kalendern eingesehen werden.

Funktionalitäten des Kalenderlinks in PEIQ CREATE

Generieren einer iCalendar-URL, die sich in Kalendersystemen als Internet-Kalender abonnieren lässt
DSGVO-Konformität des iCal-Links durch Verwendung einer eindeutigen GUID (Globally Unique Identifier)
iCal-Link kann jederzeit widerrufen / ungültig gemacht werden
Parametrisierbares Zeitintervall, in dem die CREATE-Aufgaben bzw. -Termine mit Aufgaben, abgefragt und im iCal zur Verfügung gestellt werden

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Allgemeine Beschreibung

Über den Menü-Aufruf “Kalenderlink”, der im CREATE-Profil zur Verfügung steht, öffnet sich ein Dialog, in dem Benutzer:innen den persönlichen iCalendar-Link verwalten können.

Beim Öffnen des Dialogs wird geprüft, ob für ein:e Benutzer:in bereits eine gültige iCalendar-URL generiert wurde. Im Dialog wird dann dementsprechend der Link angezeigt und die nachfolgenden Buttons werden aktiviert oder deaktiviert.

Funktionalitäten im iCal-Dialog

Im iCal-Dialog stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung:

Link generieren

Per Klick auf “Generieren” wird ein (neuer) iCal-Link erstellt. Dabei werden immer alle Aufgaben und Termine mit Aufgaben, denen ein:e Benutzer:in als Bearbeiter:in zugewiesen ist, abgefragt.

Beim initialen Öffnen, wenn noch kein Link existiert, wird im Feld des Kalenderlinks ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Kopieren

Ein existierender iCal-Link kann per Klick auf den “Kopieren”-Button in die Zwischenablage kopiert werden. Dieser kann anschließend in Kalendersystemen, in denen Internet-Kalender unterstützt werden, abonniert werden.

Zurücksetzen

Ein bestehender Kalenderlink kann per Klick auf den Button “Zurücksetzen” widerrufen bzw. ungültig gemacht werden.

Beim Klick auf den Button erhalten Benutzer:innen eine Sicherheitsabfrage, in der darauf hingewiesen wird, dass alle bisherigen Kalenderabos damit ungültig werden.

Bei einem ungültigen Kalenderlink, können keine Kalenderdaten mehr heruntergeladen werden. PEIQ hat keinen Einfluss darauf, wie ungültige/inaktive Kalenderlinks in Internet-Kalendern verarbeitet werden.

Hinweise zur Nutzung des iCalendar-Standards

Bei der Nutzung externer Kalendersysteme kann es zu abweichenden Darstellungen kommen, da die Termin-Daten aus dem Kalender, abhängig vom jeweiligen Kalender, ggf. anders interpretiert werden.

Für den Kalender-Export aus CREATE heraus wird das standardisierte Format von iCalendar verwendet.

Weitere Informationen dazu unter: https://icalendar.org/

Zuordnungskriterium

Beim Aufruf des Links in CREATE werden immer alle Aufgaben bzw. Termine mit Aufgaben, denen man selbst als Bearbeiter:in zugewiesen ist, abgefragt. Dabei werden nur Aufgaben/Termine berücksichtigt, die ein Datum haben und denen der/die CREATE-Benutzer:in selbst als Bearbeiter:in einer Aufgabe zugewiesen ist.

Welche Daten werden exportiert?

Aufgabe an einem Thema
Aufgabe an einem Termin
Aufgabe an einem Artikel
Termin mit Aufgabe(n)

Aufgaben und Termine werden getrennt abgefragt und jeweils als eigener Kalender-Eintrag behandelt. Bei einem Termin mit mehreren Aufgaben für eine:n Bearbeiter:in wird somit bspw. aus jeder Aufgabe immer ein eigener Termin im Kalender sowie zusätzlich ein Termin für den CREATE-Termin selbst.

Termine und Aufgaben im Status "Löschen" werden nicht exportiert.

Aufgaben "ohne Lieferfrist" werden ebenfalls nicht exportiert.

Export von Aufgaben

Eine Aufgabe, die in CREATE als Lieferfrist beispielsweise 06.10.2023 10:00 Uhr gesetzt hat, erscheint nach dem Abonnieren im Kalender entsprechend als 1-stündiger Termin von 9-10 Uhr.

Die Lieferfrist wird als Enddatum des Termins übernommen.

Sonderfall: Export von ganztägigen Aufgaben (ohne Uhrzeit)

Standardmäßig wird beim Anlegen einer Aufgabe als Lieferfrist Datum + Uhrzeit gesetzt (mehr dazu auch unter https://peiq.atlassian.net/wiki/spaces/PPSD/pages/766050628/Aufgabe#Erstellen-einer-Aufgabe).

Es ist jedoch möglich, die Uhrzeit wegzulassen, wodurch die Aufgabe als ganztägig behandelt und beim iCal-Export entsprechend anders verarbeitet wird.

Export von Terminen mit Aufgaben

Termin mit gleichem Start- und Enddatum

Ein Termin, der in CREATE Start- und Enddatum gesetzt hat und an einem Tag stattfindet, erscheint im Kalender mit den entsprechenden Termin-Daten des jeweiligen Tages.

Ein Termin, der in CREATE beispielsweise von 10 Uhr bis 12 Uhr geht, erscheint im Kalender entsprechend als 2-stündiger Termin von 10-12 Uhr.

Termin mit unterschiedlichem Start- und Enddatum

Bei einem CREATE-Termin mit Aufgaben, der sich über mehrere Tage erstreckt, kann es, abhängig vom jeweiligen Kalendersystem, zu abweichenden Darstellungen des Termins kommen.

Ein Termin, der in CREATE beispielsweise vom 28.09.2023 8:30 Uhr bis zum 30.09.2023 20 Uhr dauert, wird in manchen Kalendern, z. B. im Google Calendar oder Outlook, automatisch in einen ganztägigen Termin umgewandelt und entsprechend angezeigt.

Bei der Nutzung externer Kalendersysteme kann es zu abweichenden Darstellungen kommen, da die Termin-Daten aus dem Kalender abhängig vom jeweiligen Kalender ggf. anders erfasst bzw. verarbeitet werden.

Sonderfall: Ganztags-Termin mit unterschiedlichem Start- und Enddatum

Ganztägige Termine in CREATE, die sich über mehrere Tage erstrecken, werden, abhängig von der Auswertung der Daten in den jeweiligen Kalender-Systemen, unterschiedlich verarbeitet.

Zeitintervall für Kalender-Export

Wie weit die Kalenderdaten im Voraus maximal zur Verfügung gestellt werden, ist parametrisierbar. Der Standard-Wert liegt jedoch bei 365 Tagen.

Wie weit in die Vergangenheit die Kalenderdaten maximal zur Verfügung gestellt werden, ist ebenfalls parametrisierbar. Hier liegt der Standard-Wert bei -7 Tagen.

Abonnieren des Kalenders per URL

Wichtig: Für die Aktualisierung der Daten ist das Fremdsystem verantwortlich.

Einige Anwendungen, wie z. B. Google Calendar oder Outlook in Microsoft Office 365, aktualisieren die iCal-Streams nur einmal täglich. Wenn sich Termine im iCal ändern, kann es mehr als 24 Stunden dauern, bis die Kalender aktualisiert werden.

Kalendereinträge können in manchen Ziel-Kalendern editiert, gelöscht oder ggf. auch neu hinzugefügt werden. Bei der nächsten Synchronisation aus CREATE heraus werden die Daten wieder überschrieben.

Nach dem Kopieren des Kalenderlinks in die Zwischenablage können Benutzer:innen die exportierten Aufgaben und Termine in CREATE in gängigen Fremdkalendersystemen von Google, Microsoft oder Mozilla als neuen Kalender abonnieren.

Dazu muss in der Terminverwaltung der jeweiligen Anwendung die iCal-URL als neuer Kalender hinzugefügt/abonniert werden. Es reicht aus, die URL einmalig in der Terminverwaltung des Mailprogramms zu abonnieren.

Standardmäßig wird dem Kalender ein Refresh-Intervall von 10 Minuten mitgegeben, sodass externe Kalender nicht häufiger aktualisieren. Sofern das Aktualisierungsintervall im externen Kalender einstellbar ist, empfiehlt PEIQ das Intervall nicht kürzer als 10 Min zu setzen.

Mehr Informationen dazu sind auf den Seiten des jeweiligen Kalendersystems zu finden:

Outlook in Microsoft Office 365: https://support.microsoft.com/de-de/office/importieren-oder-abonnieren-eines-kalenders-in-outlook-im-web-503ffaf6-7b86-44fe-8dd6-8099d95f38df oder mit Video-Schulung https://support.microsoft.com/de-de/office/kalender-nach-outlook-importieren-8e8364e1-400e-4c0f-a573-fe76b5a2d379

Sofern eine ältere Outlook Version (z. B. in Office 2016, Office 2019 etc.) eingesetzt wird, empfiehlt PEIQ, beim Abonnieren des iCalendars in den erweiterten Einstellungen unter “Abonnementoptionen” den Haken bei “Updatelimit” zu setzen. Somit wird der Kalender nicht häufiger als alle 10 Minuten aktualisiert.

Google Calendar: https://support.google.com/calendar/answer/37100?hl=de&co=GENIE.Platform%3DDesktop
Mozilla Thunderbird: https://support.mozilla.org/de/kb/neue-kalender-erstellen#w_icalendar-ics

Importieren des Kalenders in Fremdsystem (nicht empfohlen)

Beim Importieren einer ICS-Datei erhalten Sie eine Momentaufnahme der Ereignisse im Kalender zum Zeitpunkt des Imports. Im Kalender werden die importierten Ereignisse nicht automatisch aktualisiert – auch nicht, wenn PEIQ eine Aktualisierung ausführt.

Alternativ kann die iCal-URL auch im Browser aufgerufen und die ICS-Datei “create_calendar.ics” mit den Kalenderinhalten aus CREATE heruntergeladen werden.

PEIQ empfiehlt, den Link im Browser nicht häufiger als alle 10 Minuten im Browser aufzurufen.

Die ICS-Datei kann anschließend im externen Kalendersystem als neuer Kalender importiert werden.

Handelt es sich um einen ungültigen Kalenderlink, weil dieser in CREATE zurückgesetzt wurde, kann dieser im Browser nicht aufgerufen werden

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