Mailimport und Verknüpfung mit Digitaler Auftragstasche

In der digitalen Auftragstasche werden per E-Mail angelieferte bzw. auf dem FTP-Server abgelegte Gestaltungsdaten/Assets für Anzeigengestaltung (= Druckunterlagen) verwaltet.

Funktionalitäten der digitalen Auftragstasche

E-Mails zu Aufträgen zuordnen
Nicht-Verknüpfte E-Mails auffinden und anschließend verknüpfen

Postfach

E-Mails mit Informationen zu Anzeigenaufträgen können nach PRINT NGEN importiert und dort automatisiert mit Aufträgen verknüpft werden.

Dazu sind die E-Mails an eine individuell eingerichtete E-Mail-Adresse zu senden, zum Beispiel:

ngen-auftrag@kundendomain.com

Um die automatische Auftragszuordnung zu ermöglichen, muss die PRINT NGEN-Auftragsnummer im Betreff der E-Mail enthalten sein. Dabei ist es egal, an welcher Position im Betreff die Nummer steht, sie muss lediglich als vierstellige Nummer enthalten sein.

Zuordnung in PRINT NGEN

Ein Workflow importiert in regelmäßigen Abständen E-Mails aus dem genannten Postfach. Konnte eine Auftragsnummer aus dem Betreff ausgelesen werden, wird nach einem Auftrag in PRINT NGEN gesucht und die E-Mail mit diesem verknüpft:

Beispiel für verknüpfte E-Mails innerhalb eines Auftrags

Zu jeder E-Mail wird der Betreff angezeigt. Werden die Knoten in der Navigation expandiert, sind auch die Anhänge zu sehen. Diese werden entsprechend ihres Formats als Bild- oder Dateidokument importiert. Sie können dem Auftrag entsprechend ihrer geplanten Verwendung zugeordnet werden, z. B. Bilder als Logo oder Dokumente als Schriftverkehr oder Schriftart.

Anhänge ihrer Verwendung zuweisen

Nicht verknüpfte E-Mails

E-Mails, die keinem Auftrag in PRINT NGEN zugeordnet werden konnten, erscheinen im Dockfenster für die Motivzuordnung, wenn nach Herkunft “Mail” gefiltert wird. Das Dockfenster kann über den Menüpunkt “Motivzuordnung” geöffnet werden:

Wird dieses aktiviert, öffnet sich am rechten Bildschirmrand das Dockfenster “Digitale Auftragstasche”:

Im Dockfenster “Digitale Auftragstasche” können alle über den FTP-Ordner importierten Elemente aufgelistet werden. Standardmäßig werden dabei Elemente angezeigt, die noch nicht mit einem Auftrag oder einem/r Kund:in verknüpft sind.

Zur Einschränkung der anzuzeigenden Elemente gibt es im Dockfenster die Auswahlfelder “Name”, “Erstellt”, “Verlinkt” und „Herkunft“. Bei letzterem kann mit dem Kriterium “von mir” nach Elementen gesucht werden, die von einem selbst hochgeladen wurden. Über einen “Aktualisieren”-Button kann die Anzeige jederzeit aktualisiert werden.

Die Anzeige im gedockten Fenster ist auf 100 Einträge begrenzt. Die Elemente werden aufsteigend nach “Erstellt”-Datum geordnet. Wird aktualisiert, ohne die Suchkriterien zu verändern, verschwinden Elemente, die zwischenzeitlich mit Aufträgen verknüpft wurden, aus der Liste. Die Anzeige wird wieder auf 100 Einträge aufgefüllt.

Für jedes Suchkriterium gibt es in der Liste des Dockfensters eine Spalte sowie am Zeilenanfang ein Symbol zum Zuweisen und ein Vorschausymbol. Dieses Symbol ist nur bei Elementen vom Typ “Bild" aktiviert. Innerhalb der Liste kann nach den einzelnen Suchkriterien auf- und absteigend umsortiert werden.

^{Vorschausymbol}

^{Symbol zum Zuweisen}

Durch eine Anpassung der Suchkriterien können z. B. auch verlinkte Elemente angezeigt werden und ggfs. fehlende Verlinkungen (z. B. zu weiteren Aufträgen) nachgeholt werden.

Auch noch nicht zugeordnete E-Mail-Anhänge erscheinen im Dockfenster für die Motivzuordnung. Wird ein Auftrag (oder Kund:in) selektiert, wird der grüne Pfeil zum Zuweisen aktiviert und die E-Mail kann mit einem Auftrag verknüpft werden.

Verknüpfung erstellen

Über eine Kund:in-/Auftragssuche kann nach Kund:innen und Aufträgen in PRINT NGEN gesucht werden. Durch Selektion eines/r Kund:in oder Auftrags in PRINT NGEN werden im Dockfenster die grünen Pfeile zum Verknüpfen der Elemente mit Auftragstaschen aktiviert.

Abhängig vom Elementtyp (Bild, Dokument, Mail) erscheint beim Klick auf den Pfeil ein Drop-down-Menü, in dem die möglichen Verknüpfungen aufgelistet werden.

Eine Bilddatei kann einem/r Kund:in als Bilddokument oder Logo, einem Auftrag zusätzlich als Anzeige zugewiesen werden.

Schriftarten können als Schrift einem/r Kund:in oder Auftrag zugewiesen werden, sonstige Dokumente als Dateidokument.

E-Mails werden als solche mit Kund:innen oder Aufträgen verknüpft.

Bei der Zuweisung ist zu entscheiden, ob Elemente einem/r Kund:in oder einem Auftrag zugeordnet werden. Bei Zuordnung zu einem/r Kund:in stehen diese Elemente für die Gestaltung aller Aufträge dieses/r Kund:in zur Verfügung. Auftragsspezifische Elemente sollten nur dem einzelnen Auftrag zugeordnet werden.