KUNDENSPEZIFISCH
Mithilfe von Mandanten kann in PRINT NGEN der Zugriff auf bestimmte Produktionsdaten innerhalb des Redaktionssystems geregelt werden. Die Frage der Mandantentrennung stellt sich systemübergreifend und damit auch modulübergreifend für die Blattplanung, die Redaktion und das kaufmännische System für den Werbemarkt.
Funktionalitäten des Mandantenkonzepts:
Zugriffsbeschränkung auf Objekte bzw. Objekttypen innerhalb des Redaktionssystems
Bereichsübergreifende Auswirkung eines Mandanten
Möglichkeiten zum “Aufweichen” der strikten Mandantentrennung (u. a. Nutzung von “Kombimandanten” oder Austauschmappen)
Inhaltsverzeichnis
PEIQ empfiehlt, keine Mandantentrennung vorzunehmen und stattdessen ein weiches Mandantenkonzept zu verwenden. Siehe auch Weiches Mandantenkonzept.
Allgemeine Beschreibung
Die Arbeit mit Mandanten macht immer dann Sinn, wenn mehrere Benutzergruppen oder Objekte innerhalb des Redaktionssystems nur auf ganz bestimmte Produktionsdaten Zugriff haben sollen – beispielsweise nur auf Seiten, Artikel oder Bilder, die das eigene Objekt betreffen.
Über die Definition von Mandanten kann grundsätzlich für alle (Produktions-)Daten geregelt werden, welche Benutzergruppen oder Objekte hierauf Zugriff haben sollen und welche nicht. In der Regel betrifft das die folgenden Objekttypen:
Spiegel und Druckprodukte
Seiten
Artikel
Bilder (Agenturen + Fotografen)
Agenturmeldungen
Mappen
Funktionsweise des Mandantenkonzepts in PRINT NGEN
Alle Benutzer:innen in PRINT NGEN werden im Benutzerkontext verwaltet. Hierüber ist es möglich, einzelnen Benutzer:innen oder ganzen Benutzergruppen Mandanten zuzuweisen.
Zuweisung der Mandantenkennung beim Anlegen von Elementen
Über das Mandantenkonzept wird definiert, welche Mandantenkennung ein je nach Benutzer:in neu angelegtes Element erhält.
Einschränkung der Suche nach Mandant
Über das Mandatenkonzept wird geregelt, dass Benutzer:innen bei der Recherche nur Elemente der für sie angegebenen Mandanten finden können.
Weiches Mandantenkonzept (empfohlen)
Wird keine Mandantentrennung vollzogen, gibt es lediglich die Unterscheidung nach Objekten.
Hier existiert ein einheitlicher Kund:innenstamm (Vertreter:innenprovisionen sind mandantenübergreifend) und eine einheitliche Produktstruktur (eine Belegung hat einen Preis). Es ist aber möglich, im kaufmännischen Bereich verschiedene Rechnungsmandanten und Erlösverteilungen je Rechnungsmandanten anzulegen.
Die Benutzer:innen finden ebenso die Inhalte und Aufträge aller Objekte. Es ist gekennzeichnet, welcher Inhalt/Auftrag welchem Objekt zugehört. Insbesondere hinsichtlich der DSGVO ist höchstwahrscheinlich zu prüfen, ob die Inhalte und Kund:innendaten des gesamten Konzerns eingesehen werden dürfen.
Objektübergreifende Vererbungsstrukturen lassen sich in diesem Modell flexibler abbilden, da über alle Objekte hinweg Inhalte (u. a. ganze Seiten) verwendet und eingesehen werden dürfen.
Die Empfehlung von PEIQ für eine flexiblere, objektübergreifende Darstellung wäre keine Mandantentrennung. Näheres zum weichen Mandantenkonzept kann auf folgender Seite gelesen werden: Weiches Mandantenkonzept.
Strikte Mandantentrennung (nicht empfohlen)
Eine strikte Trennung von Objekten (redaktionell) und Kund:innen/Produktstrukturen (kfm.) hat vor allem die Implikation, dass die Strukturen ebenso getrennt sind.
Das bedeutet, dass die Objekte entweder Mandant A oder Mandant B zugewiesen sind. Eine Überschneidung und damit auch Vererbung in der Blattplanung ist mandantenübergreifend nicht möglich.
Benutzer:innen können sich ebenso nur in Mandant A oder Mandant B bewegen, sodass die Auffindbarkeit von Inhalten eines anderen Mandanten nicht bzw. nur über einen Benutzer:innenwechsel möglich ist.
Im kaufmännischen Bereich sind v. a. “Kundendatenstamm”, “Fakturierung”, “Produktstruktur” und damit u. a. “Rechnungsnummern”, “Vertreterprovisionen” und “Nummernkreis”e mandantennabhängig. So kann z. B. eine Belegung mandantenabhängige Preise haben.
Arbeiten für mehrere Mandanten: Nutzung von „Kombimandanten“
In manchen Fällen ist es sinnvoll, die strikte Mandantentrennung aufzuweichen. Mit Blick auf Objekte/Benutzergruppen beispielsweise, wenn Benutzer:innen für mehrere Mandanten arbeiten oder in den Produktionsdaten unterschiedlicher Mandanten recherchieren sollen. Diesen Benutzer:innen kann im System das Lesen- bzw. Bearbeiten-Recht auf mehrere Mandanten zugeteilt werden.
Auch innerhalb eines Produktes kann es Abweichungen vom strengen Mandantenkonzept geben. Wenn sich beispielsweise zwei Mandanten die Sportseiten teilen, dann werden diese mit einem sogenannten „Kombimandanten“ versehen, den beide Objekte lesen (und bearbeiten) dürfen.
Einsatz von Workflow-Dämonen im Mandantenkonzept
Arbeiten auf einer Datenbank mehrere Mandanten, so werden in der Regel mandantenspezifisch individuelle Workflow-Dämone eingesetzt, die ausschließlich für die Abarbeitung der Workflow-Aktionen des jeweiligen Mandanten verwendet werden (u. a. Erstellung von PDF-Ausgaben, Archivierung, Übergabe an Online, Löschläufe, verschieden Importe und Exporte).
Neben den mandantenspezifischen Worfklow-Dämonen kommen auch mandantenübergreifende Dämone zum Einsatz, wenn die unterschiedlichen Mandanten (teilweise) die gleichen Bild- und Textagenturen abonniert haben. Die übergreifenden Dämone sind dann dafür zuständig, Bilder und Meldungen zu importieren und auf die Mandanten zu verteilen.
Synergien nutzen: Austausch-Möglichkeiten zwischen Mandanten
Um den Austausch zwischen zwei Objekten eines Verlages zu ermöglichen, die trotz strikter Mandantentrennung einzelne redaktionelle Inhalte austauschen bzw. (mit reduzierten Rechten) im Objekt eines anderen Mandanten redaktionell arbeiten können sollen, gibt es zwei Optionen: Der Austausch kann entweder durch gemeinsam genutzte Austauschmappen erfolgen oder durch die parallele Arbeit in mehreren PRINT NGEN-“Instanzen“ – dem eigenen Heimmandanten und dem Fremdmandanten.
Heimmandanten-Unabhängigkeit
Schriften
Hier stehen Benutzer:innen auch Schriften von anderen Objekten zur Auswahl. Dadurch ist es möglich, für mehrere Objekte gleichzeitig zu arbeiten, ohne den bzw. die Benutzer:in zu wechseln. Nähere Informationen werden im Video gezeigt:
https://www.youtube.com/watch?v=3s5C6-vDwYE
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