Mit der Kommentarfunktion im PRINT PPS können Benutzer:innen ihre Mitarbeiter:innen schnell und einfach über Informationen und To-dos im PRINT PPS informieren und sind für die Kommunikation nicht auf externe Programme angewiesen.
Kommentare können auf Produktions-, Ausgaben-/Sammlungs-, Inhalts- und teilweise Seiten-Ebene verfasst, Personen können erwähnt und es kann auf Nachrichten geantwortet werden.
Funktionalitäten der Kommentarfunktion im PRINT PPS
Erfassung, Bearbeitung, Löschung und “Erledigung” von Kommentaren
Nutzung auf Produktions-, Ausgaben-/Sammlungs-, Inhalts- und Seiten-Ebene
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Beschreibung
Kommentare können an folgenden Stellen verfasst und eingesehen werden:
Produktionsübersicht
Seitenplanung
PDFs (Export zu Druckerei)
Ausgaben/Sammlungen
Inhalte
kundenspezifisch: Seiten
Auf Seiten-Ebene sind Kommentare nur möglich, wenn kein Planungssystem verwendet wird, da hier durch den Planimport Seiten gelöscht oder verändert werden könnten und Kommentare damit unmerklich verschwinden würden, was bei Benutzer:innen für Verwirrung sorgen könnte.
→ Notizen aus einem Drittsystem ersetzen die Kommentare auf der Seiten-Ebene.
Vererbte/Verschobene Inhalte können nicht kommentiert werden, da der bzw. die Urheber:in ggf. keinen Zugriff auf den Kind-Inhalt hat.
Um einen Kommentar zu erfassen, kann
an Sammlungen und Ausgaben auf “kommentieren” geklickt werden.
Das Sprechblasen-Icon zeigt dabei an, dass auf der Ausgaben-/Sammlungs-Ebene ein oder mehrere Kommentare vorhanden sind.
auf Seiten-Ebene (falls kein Planungssystem an das PRINT PPS angeschlossen ist), über das Drop-down-Menü und dem Reiter “Kommentieren” die Funktion aufgerufen werden. Das Sprechblasen-Icon am Seitenkopf zeigt dabei an, dass an dieser Seite ein oder mehrere Kommentare vorhanden sind.
auf Inhalts-Ebene über das Drop-down-Menü und dem Reiter “Kommentieren” die Funktion aufgerufen werden. Das Sprechblasen-Icon am Kopf des Inhalts zeigt dabei an, dass an diesem Inhalt ein oder mehrere Kommentare vorhanden sind.
Das Kommentieren und Einsehen der Kommentare auf Inhalts-Ebene (nicht Text-Ebene) ist auch über den Editor möglich:
Das Kommentieren und Einsehen der Kommentare auf Inhalts-Ebene ist auch über den Inhaltspool möglich:
Zusätzlich können die Kommentare in der Inhaltsübersicht und Export-PDF-Übersicht zentral eingesehen werden. Dies soll dabei unterstützen, ggf. übersehene Anmerkungen vor dem Export der Druck-PDFs hervorzuheben.
In der Ansicht des PDF-Reiters erscheint das Kommentar-Icon, wenn es Kommentare an der Seite oder an Inhalten der Seite gibt. Sind Kommentare nur an der Seite vorhanden, wird das entsprechende Kommentar-Overlay angezeigt. Sind Kommentare an den Inhalten vorhanden, wird beim Klick auf das Icon das “Inhalte”-Overlay aufgerufen.
In dem “Inhalte”-Overlay werden sowohl die Seiten-Kommentare (falls vorhanden) neben “Neue Seite” angezeigt, als auch Kommentare an einzelnen Inhalten hervorgehoben.
Beim Klick auf das Kommentar-Icon wird das Kommentar-Overlay aufgerufen und es kann kommentiert und erwähnt, sowie Kommentare erledigt werden.
Funktionsweise der Kommentare
Durch die Kommentarfunktion können Nachrichten an verschiedenen Stellen im PRINT PPS geschrieben und über eine @-Erwähnung an Personen versendet werden. Die einzelnen Texte und Antworten bilden einen Kommentar-Strang. Auch bei Antworten auf hinterlassene Nachrichten werden die Personen des Kommentar-Strangs informiert. Die Benachrichtigung erfolgt über ein ins PRINT PPS integriertes Benachrichtigungssystem, und/oder über (individuell aktivierbare) E-Mails.
Kommentare können erfasst, bearbeitet, gelöscht oder erledigt werden.
Bei der Erledigung eines Kommentar(-Strangs) werden die Kommentare ausgeblendet, können über das Kommentar-Overlay jedoch nachträglich eingesehen und wiedereröffnet werden. Sobald sie wiedereröffnet wurden, sind sie wie gewohnt im “Kommentare”-Reiter des Overlays einseh- und editierbar. Ebenfalls kann darauf geantwortet werden.
Erwähnung von Personen
Um eine Person zu benachrichtigen, muss die Person mit einem @[Name] erwähnt werden. Sobald man die ersten Buchstaben des Namens tippt, werden Vorschläge unterbreitet, um welche:n Benutzer:in des PRINT PPS es sich handeln könnte.
Es können nur Benutzer:innen erwähnt werden, die eine Zugriffsberechtigung auf das Produkt haben.
Gelöschte Kommentare
Kommentare können gelöscht werden, sind danach aber nicht wiederherstellbar. Sollte eine E-Mail-Benachrichtigung vor dem Löschen versendet worden sein, wird der bzw. die Benutzer:in auf eine Seite mit diesem Hinweis weitergeleitet. Im Benachrichtigungssystem des PPS verschwindet die Benachrichtigung und der Zähler wird zurückgesetzt.
Archivierungslogik
Kommentare werden mit der Vollarchivierung einer Ausgabe gelöscht.
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