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Funktionalitäten des Anlegens von neuen Postfächern

• Anlegen neuer Postfächer

• Zuweisen von Postfach-Signaturen

• Bearbeiten und Weiterverwenden von E-Mails

• Löschen von E-Mails

Inhaltsverzeichnis

Anleitung zum Anlegen eines neuen Postfaches

	Über das Drop-Down-Menü “Neu“ zum Anlegen neuer Elemente, kann der Menüpunkt “Postfach” angewählt werden.
	In der sich öffnenden Eigenschaften-Maske ist die Eingabe aller mit einem * gekennzeichneten Pflichtfelder erforderlich. Es empfiehlt sich, alle E-Mail-Adressen in die Werteliste “WL_EMailMappe_MailAdresse“ einzupflegen. Dies ermöglicht es, die Werte beim Anlegen einfach aus dieser Liste auswählen zu können.
	Es ist wichtig, dass dem Postfach auch der Typ “Postfach“ vergeben wird. Alle anderen Mappen-Typen wie z. B. “Polizeimeldung” oder “Gesendet” werden anschließend für die Untermappen via Workflow vergeben.
	Per Rechtsklick auf das neu erstellte Postfach öffnet sich ein Menü, in dem der Unterpunkt “Unterordner erstellen“ anwählbar ist. Note Sollte hier die Meldung“Element existiert bereits“ erscheinen, muss der eindeutige Index auf der Tabelle “EMailMappe” noch einmal gelöscht und via SQL neu angelegt werden.
	Mit Klick auf den Punkt “Unterordner erstellen“ werden die Unterordner angelegt.

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• Das Postfach (vom Typ Postfach“Postfach”) wird anschließend selektiert und der Dialog in der Zeile “Signatur” in der Eigenschaftsliste über den Button “…” geöffnet. 

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Hier kann einem bzw. einer Benutzer:in Zugriff auf eines oder auch mehrere Postfächer (und auch deren Unterordner) gegeben erteilt werden.

Postfach öffnen

Per Klick auf den Button “Posteingang“ in der Standard-Werkzeugleiste öffnet sich das benutzereigene Postfach. Die Zuteilung der hinterlegten E-Mail-Adresse eines Postfaches wird im Benutzerkontext unter → Gruppe → E-Mail-Verwaltung durchgeführt.

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Neu eingehende E-Mails schlagen automatisch im Posteingang (oder im Unterordner Polizeimeldungen“Polizeimeldungen”) auf. Es ist somit kein Nachladen oder Aktualisieren nötig. 

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Noch ungelesene E-Mails sind sofort an der fetten Schrift erkennbar. Wurde eine E-Mail eine gewisse Zeit lang aktiviert bzw. angewählt, gilt sie als gelesen und wechselt dem den Schriftstil von fett zu normal.

E-Mail-Icons und Informationen

	Über den integrierten E-Mail-Client beantwortete E-Mails werden durch einen Pfeil nach links visualisiert.
	An andere Redaktionen weitergeleitete E-Mails werden durch einen Pfeil nach rechts gekennzeichnet.
	Das Büroklammer-Icon steht für die Mailanhänge. Diese können per Klick auf das Icon wie gewohnt geöffnet werden.
	Ob eine E-Mail in einem oder mehreren Postfächern liegt, wird durch das Mailmappen-Icon visualisiert.
	E-Mails welche in einem oder mehreren Postfächern liegen, können per Klick auf das Mailmappen-Icon geöffnet werden.
	Liegt die E-Mail in einer oder mehreren Mappen wie z. B. in Themenmappen bzw. Content-Tickets, so wird dies durch ein Mappen-Icon visualisiert. Durch Anklicken können die (Themen-)Mappen geöffnet werden. Das grüne Häkchen visualisiert die erfolgreiche Zuordnung einer E-Mail zu einem Content-Ticket beim Import aufgrund des E-Mail-Betreffs (dieser muss die CID des Content-Tickets enthalten).
	Hat die Zuordnung zu einem Content-Ticket beim Import nicht geklappt, wird dies durch ein rotes Ausrufezeichen an der E-Mail signalisiert.
	E-Mails können durch die Redaktion mit Prioritäten versehen werden. Vor-gecustomized sind bislang Priorität 1 bis 3. Die Vergabe der Prioritäten erfolgt per Rechtsklick auf die E-Mail und Auswahl des Menüpunkts “Prio1“, “Prio2“ oder “Prio3“. Visualisiert werden die Prioritäten durch entsprechende Icons in der Liste.
	An der E-Mail sind außerdem die Kategorie, das Gesendet-Datum, die Ausgabe und das Ressort ersichtlich.

Das Bearbeiten/Weiterverwenden von E-Mails

Content-Ticket erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, um aus einer E-Mail heraus ein Content-Ticket zu erstellen.

Variante 1: Via Themendockfenster Es wird im geöffneten Themendockfenster, wenn die E-Mail in der Liste selektiert ist, der Button “Thema mit Selektion“ angewählt.

Variante 2: Per Rechtsklick auf die E-Mail Rechtsklick auf die E-Mail in der Liste und Auswählen des Menüpunkts “Neues Thema anlegen“.

In beiden Fällen öffnet sich anschließend die Themen-Anlegen-Maske. Bestimmte Vorgaben aus der E-Mail wie der Betreff, der Text, die Ausgabe und das Ressort werden automatisch in die Themen-Anlegen-Maske übernommen.

Artikel direkt aus dem E-Mail-Text anlegen (optional)

Wenn der Menüpunkt gecustomized ist, können auch direkt aus dem selektierten Text einer E-Mail heraus Artikel erstellt werden. Hierfür wird im Kontextmenü der Punkt „Artikel aus Markierung erstellen…“ ausgewählt.

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Auch wenn nur ein Textteil aus der E-Mail markiert und per Copy & Paste in einen Artikel einkopiert wurde, ist dieser Link am Artikel sichtbar. Hier gilt die gleiche Logik wie bei einer Agenturmeldung, aus der ein Teil in einen Artikel kopiert wurde.

Weiterleiten an andere Redaktionen

Mit Rechtsklick auf eine E-Mail und Auswahl des Menüpunkts “E-Mail weiterleiten an Postfach“ kann eine E-Mail in weitere Postfächer gelegt werden.

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E-Mail-Inhalte sind schreibgeschützt

Der Text von E-Mails kann nicht verändert werden. Wird dies versucht, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung:

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Löschen von E-Mails

Das Löschen von E-Mails erfolgt per Rechtsklick über den Menüpunkt “Aus aktuellem Postfach entfernen“. Die E-Mail wird dann in den Papierkorb des Postfachs verschoben. 

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Ein beispielhafter Workflow (Komplexe Aktion „EMail_Loeschen“) wurde bereits vorkonfiguriert. Hier wird zunächst nach E-Mail-Mappen vom Typ „Papierkorb” gesucht, die in E-Mail-Mappen vom Typ „Postfach” liegen. Anschließend wird nach E-Mails gesucht, die älter als sieben Tage sind und von nicht mehr referenziert werden bzw. in keiner E-Mail-Mappe oder keiner Themenmappe etc. liegen. Diese werden dann gelöscht.

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