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Anlegen von neuen Postfächern
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- Wolfgang Denzl
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Die E-Mail-Verwaltung ermöglicht das Anlegen neuer Postfächer, das Zuweisen von Postfach-Signaturen sowie das Bearbeiten und Weiterverwenden von E-Mails. E-Mails können außerdem gelöscht und somit in den Papierkorb des Postfaches verschoben werden.
Funktionalitäten des Anlegens von neuen Postfächern
Anlegen neuer Postfächer
Zuweisen von Postfach-Signaturen
Bearbeiten und Weiterverwenden von E-Mails
Löschen von E-Mails
Inhaltsverzeichnis
Anleitung zum Anlegen eines neuen Postfaches
Um ein neues Postfach anzulegen und die nachfolgend beschriebenen Menüpunkte aufrufen zu können, ist die Rolle “Customizer“ notwendig.
 Drop-Down-Menü „Neu“ | Über das Drop-Down-Menü “Neu“ zum Anlegen neuer Elemente, kann der Menüpunkt “Postfach” angewählt werden. |
 Eigenschaften-Maske zum Anlegen eines Postfaches | In der sich öffnenden Eigenschaften-Maske ist die Eingabe aller mit einem * gekennzeichneten Pflichtfelder erforderlich. Es empfiehlt sich, alle E-Mail-Adressen in die Werteliste “WL_EMailMappe_MailAdresse“ einzupflegen. Dies ermöglicht es, die Werte beim Anlegen einfach aus dieser Liste auswählen zu können. |
 Eigenschaftsfeld „Typ“ | Es ist wichtig, dass dem Postfach auch der Typ “Postfach“ vergeben wird. Alle anderen Mappen-Typen wie z. B. “Polizeimeldung” oder “Gesendet” werden anschließend für die Untermappen via Workflow vergeben. |
 Angewählter Unterpunkt „Unterordner erstellen“ | Per Rechtsklick auf das neu erstellte Postfach öffnet sich ein Menü, in dem der Unterpunkt “Unterordner erstellen“ anwählbar ist. Sollte hier die Meldung “Element existiert bereits“ erscheinen, muss der eindeutige Index auf der Tabelle “EMailMappe” noch einmal gelöscht und via SQL neu angelegt werden. |
 Auswahl der erstellten und hinterlegten Unterordner | Mit Klick auf den Punkt “Unterordner erstellen“ werden die Unterordner angelegt. |
Zuweisen von Postfach-Signaturen
Das Zuweisen der persönlichen E-Mail-Signatur zum Postfach ist für das Versenden von E-Mails an externe E-Mail-Adressen über den integrierten Mail-Client relevant.
Die Signaturen müssen hierfür im rtf-Format vorliegen, damit sie aus einem Editor heraus (wie z. B. dem Notepad++) nach PRINT NGEN kopiert werden können.
Anleitung
Zuerst wird die Signatur im Wordpad als rtf-Format neu erstellt bzw. (wenn bereits vorhanden) geöffnet.
Anschließend wird das Dokument in einem Editor wie z. B. dem Notepad++ oder Notepad geöffnet.
Der Inhalt wird vollständig in die Zwischenablage gelegt bzw. kopiert.
Die maximale Anzahl der erlaubten Zeichen pro Signatur liegt bei 4000 Zeichen!
Sollte diese überschritten werden, hilft gegebenenfalls das neu Erstellen oder Abspeichern des Signatur-Textes direkt im Wordpad. Wurde das rtf-Dokument einmal mit Word bearbeitet, sind gegebenenfalls sehr viele unnötige Zeichen enthalten.
Das Postfach (vom Typ “Postfach”) wird anschließend selektiert und der Dialog in der Zeile “Signatur” in der Eigenschaftsliste über den Button “…” geöffnet.
Nun kann die Signatur in das Feld kopiert werden.
Besonderheit bei Bildern
Bilder in den Signaturen werden auch als RTF-Format eingefügt. Diese sollten möglichst klein sein, damit die maximale Zeichenzahl des Attributs “EMailSignatur” nicht überschritten wird.
Zuweisen von Postfächern zu den einzelnen Benutzer:innen
Sind die Postfächer angelegt, müssen diese im Benutzerkontext den einzelnen Benutzer:innen zugewiesen werden. Dies erfolgt in der Benutzerkontextgruppe “EMailVerwaltung“.
Hier kann einem bzw. einer Benutzer:in Zugriff auf eines oder auch mehrere Postfächer (und auch deren Unterordner) erteilt werden.
Postfach öffnen
Per Klick auf den Button “Posteingang“ in der Standard-Werkzeugleiste öffnet sich das benutzereigene Postfach. Die Zuteilung der hinterlegten E-Mail-Adresse eines Postfaches wird im Benutzerkontext unter → Gruppe → E-Mail-Verwaltung durchgeführt.
Ein erneuter Klick auf den “Posteingang“-Button bewirkt, dass das bereits geöffnete Postfach-Fenster im Vordergrund erscheint. Es wird also nicht immer wieder erneut in einem neuen Fenster geöffnet.
Unterordner eines Postfachs
Links neben der Bezeichnung “Posteingang“ kann über das Dreiecksymbol die Unterordnerstruktur aufgerufen werden. Hierzu gehören die Postfächer “Gesendet“, “Papierkorb“, “Polizeimeldungen“, “Korrespondenz“, “Ideen“ und “Postausgang“:
Die Ordner “Korrespondenz“ und “Ideen“ (bzw. “Ideen-Archiv“) werden von der Redaktion händisch per Drag & Drop mit E-Mails gefüllt. Ihre Inhalte bleiben von den nächtlichen automatischen Löschläufen unberührt.
Der Ordner “Polizeimeldungen“ wird automatisch befüllt, wenn als Polizeimeldung identifizierte E-Mails importiert werden.
Der Ordner “Postausgang“ enthält nur dann Inhalte, wenn das Verschicken einer E-Mail nach Extern über den integrierten E-Mail-Client noch nicht abgeschlossen oder aus irgendeinem Grund nicht möglich ist.
Der Ordner “Gesendet“ enthält alle von diesem Postfach aus gesendeten E-Mails.
Der Ordner “Papierkorb“ wird durch das Löschen von E-Mails aus dem Posteingang befüllt. Einmal pro Nacht wird der Papierkorb-Ordner jedes Postfachs geleert.
E-Mail-Liste
Rechts neben dem Fenster mit der Ordner-Struktur befindet sich die Liste der E-Mails in dem gerade aktivierten Postfach.
Automatische Aktualisierung des Posteingangs
Neu eingehende E-Mails schlagen automatisch im Posteingang (oder im Unterordner “Polizeimeldungen”) auf. Es ist somit kein Nachladen oder Aktualisieren nötig.
Visualisierung ungelesener Mails
Noch ungelesene E-Mails sind sofort an der fetten Schrift erkennbar. Wurde eine E-Mail eine gewisse Zeit lang aktiviert bzw. angewählt, gilt sie als gelesen und wechselt den Schriftstil von fett zu normal.
Wenn eine E-Mail mit einem Betreff versandt wird, in der mehr als ein Auftrag genannt wird, wird die E-Mail nur am ersten Auftrag eingehangen.
E-Mail-Icons und Informationen
 Pfeil nach links zur Kennzeichnung einer über den integrierten E-Mail-Client beantworteten E-Mail | Über den integrierten E-Mail-Client beantwortete E-Mails werden durch einen Pfeil nach links visualisiert. |
 Pfeil nach rechts zur Kennzeichnung einer an andere Redaktionen weitergeleiteten E-Mail
| An andere Redaktionen weitergeleitete E-Mails werden durch einen Pfeil nach rechts gekennzeichnet. |
 Büroklammer-Icon zu Kennzeichnung eines E-Mail-Anhangs | Das Büroklammer-Icon steht für die Mailanhänge. Diese können per Klick auf das Icon wie gewohnt geöffnet werden. |
 Mailmappen-Icon | Ob eine E-Mail in einem oder mehreren Postfächern liegt, wird durch das Mailmappen-Icon visualisiert. |
 Angewähltes Mailmappen-Icon | E-Mails welche in einem oder mehreren Postfächern liegen, können per Klick auf das Mailmappen-Icon geöffnet werden. |
 Mappen-Icon und grünes Häkchen an einer Mail
| Liegt die E-Mail in einer oder mehreren Mappen wie z. B. in Themenmappen bzw. Content-Tickets, so wird dies durch ein Mappen-Icon visualisiert. Durch Anklicken können die (Themen-)Mappen geöffnet werden. Das grüne Häkchen visualisiert die erfolgreiche Zuordnung einer E-Mail zu einem Content-Ticket beim Import aufgrund des E-Mail-Betreffs (dieser muss die CID des Content-Tickets enthalten). |
 Rotes Ausrufezeichen-Icon an einer Mail | Hat die Zuordnung zu einem Content-Ticket beim Import nicht geklappt, wird dies durch ein rotes Ausrufezeichen an der E-Mail signalisiert. |
 Prioritäten-Icons an Mails
| E-Mails können durch die Redaktion mit Prioritäten versehen werden. Vor-gecustomized sind bislang Priorität 1 bis 3. Die Vergabe der Prioritäten erfolgt per Rechtsklick auf die E-Mail und Auswahl des Menüpunkts “Prio1“, “Prio2“ oder “Prio3“. Visualisiert werden die Prioritäten durch entsprechende Icons in der Liste. |
 Sichtbare Kategorie, Gesendet-Datum, Ausgabe und Ressort an Mails | An der E-Mail sind außerdem die Kategorie, das Gesendet-Datum, die Ausgabe und das Ressort ersichtlich. |
Das Bearbeiten/Weiterverwenden von E-Mails
Content-Ticket erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten, um aus einer E-Mail heraus ein Content-Ticket zu erstellen.
Variante 1: Via Themendockfenster  Button “Thema mit Selektion“ Es wird im geöffneten Themendockfenster, wenn die E-Mail in der Liste selektiert ist, der Button “Thema mit Selektion“ angewählt. | Variante 2: Per Rechtsklick auf die E-Mail  Menüpunkt “Neues Thema anlegen“ Rechtsklick auf die E-Mail in der Liste und Auswählen des Menüpunkts “Neues Thema anlegen“. |
 Themen-Anlegen-Maske | In beiden Fällen öffnet sich anschließend die Themen-Anlegen-Maske. Bestimmte Vorgaben aus der E-Mail wie der Betreff, der Text, die Ausgabe und das Ressort werden automatisch in die Themen-Anlegen-Maske übernommen.
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Artikel direkt aus dem E-Mail-Text anlegen (optional)
Wenn der Menüpunkt gecustomized ist, können auch direkt aus dem selektierten Text einer E-Mail heraus Artikel erstellt werden. Hierfür wird im Kontextmenü der Punkt „Artikel aus Markierung erstellen…“ ausgewählt.
An der E-Mail gibt es nach dem Erstellen des Artikels einen Link, um zu dem erstellten Artikel zu gelangen.
Umgekehrt ist es auch möglich, vom Artikel aus zur verwendeten E-Mail zurück zu springen.
Auch wenn nur ein Textteil aus der E-Mail markiert und per Copy & Paste in einen Artikel einkopiert wurde, ist dieser Link am Artikel sichtbar. Hier gilt die gleiche Logik wie bei einer Agenturmeldung, aus der ein Teil in einen Artikel kopiert wurde.
Weiterleiten an andere Redaktionen
Mit Rechtsklick auf eine E-Mail und Auswahl des Menüpunkts “E-Mail weiterleiten an Postfach“ kann eine E-Mail in weitere Postfächer gelegt werden.
Es öffnet sich ein Auswahldialog, aus dem eine oder mehrere Mailadressen ausgewählt werden können.
Nach Bestätigen mit “Ok” wird die E-Mail in die ausgewählten Postfächer gelegt und eine Erfolgsmeldung ausgegeben.
Es ist wichtig zu überprüfen, ob das Postfach, an das die E-Mail weitergeleitet wird, existiert! Ist dies nicht der Fall, wird die E-Mail nicht weitergeleitet und auch keine Fehlermeldung ausgegeben.
E-Mail-Inhalte sind schreibgeschützt
Der Text von E-Mails kann nicht verändert werden. Wird dies versucht, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung:
Löschen von E-Mails
Das Löschen von E-Mails erfolgt per Rechtsklick über den Menüpunkt “Aus aktuellem Postfach entfernen“. Die E-Mail wird dann in den Papierkorb des Postfachs verschoben.
Beim Versuch, eine E-Mail über die Taste “Entfernen“ zu löschen, erhält der bzw. die Benutzer:in eine Fehlermeldung.
Löschläufe für E-Mails bzw. Leeren von Papierkörben
Ein beispielhafter Workflow (Komplexe Aktion „EMail_Loeschen“) wurde bereits vorkonfiguriert. Hier wird zunächst nach E-Mail-Mappen vom Typ „Papierkorb” gesucht, die in E-Mail-Mappen vom Typ „Postfach” liegen. Anschließend wird nach E-Mails gesucht, die älter als sieben Tage sind und nicht mehr referenziert werden bzw. in keiner E-Mail-Mappe oder keiner Themenmappe etc. liegen. Diese werden dann gelöscht.
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