| Info |
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Die E-Mail-Verwaltung ermöglicht das Anlegen neuer Postfächer, das Zuweisen von Postfach-Signaturen sowie das Bearbeiten und Weiterverwenden von E-Mails. E-Mails können außerdem gelöscht und somit in den Papierkorb des Postfaches verschoben werden. |
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Über das Drop-Down-Menü “Neu“ zum Anlegen neuer Elemente, kann der Menüpunkt “Postfach” angewählt werden. | |||
In der sich öffnenden Eigenschaften-Maske ist die Eingabe aller mit einem * gekennzeichneten Pflichtfelder erforderlich. Es empfiehlt sich, alle E-Mail-Adressen in die Werteliste “WL_EMailMappe_MailAdresse“ einzupflegen. Dies ermöglicht es, die Werte beim Anlegen einfach aus dieser Liste auswählen zu können. | |||
Es ist wichtig, dass dem Postfach auch der Typ “Postfach“ vergeben wird. Alle anderen Mappen-Typen wie z. B. “Polizeimeldung” oder “Gesendet” werden anschließend für die Untermappen via Workflow vergeben. | |||
Per Rechtsklick auf das neu erstellte Postfach öffnet sich ein Menü, in dem der Unterpunkt “Unterordner erstellen“ anwählbar ist.
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Mit Klick auf den Punkt “Unterordner erstellen“ werden die Unterordner angelegt. |
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| Note |
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Die maximale Anzahl der erlaubten Zeichen pro Signatur liegt bei 4000 Zeichen! |
Das Postfach (vom Typ Postfach“Postfach”) wird anschließend selektiert und der Dialog in der Zeile “Signatur” in der Eigenschaftsliste über den Button “…” geöffnet.
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Hier kann einem bzw. einer Benutzer:in Zugriff auf eines oder auch mehrere Postfächer (und auch deren Unterordner) gegeben erteilt werden.
Postfach öffnen
Per Klick auf den Button “Posteingang“ in der Standard-Werkzeugleiste öffnet sich das benutzereigene Postfach. Die Zuteilung der hinterlegten E-Mail-Adresse eines Postfaches wird im Benutzerkontext unter → Gruppe → E-Mail-Verwaltung durchgeführt.
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Neu eingehende E-Mails schlagen automatisch im Posteingang (oder im Unterordner Polizeimeldungen“Polizeimeldungen”) auf. Es ist somit kein Nachladen oder Aktualisieren nötig.
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Noch ungelesene E-Mails sind sofort an der fetten Schrift erkennbar. Wurde eine E-Mail eine gewisse Zeit lang aktiviert bzw. angewählt, gilt sie als gelesen und wechselt dem den Schriftstil von fett zu normal.
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 | Über den integrierten E-Mail-Client beantwortete E-Mails werden durch einen Pfeil nach links visualisiert. |
| An andere Redaktionen weitergeleitete E-Mails werden durch einen Pfeil nach rechts gekennzeichnet. |
Das Büroklammer-Icon steht für die Mailanhänge. Diese können per Klick auf das Icon wie gewohnt geöffnet werden. | |
Ob eine E-Mail in einem oder mehreren Postfächern liegt, wird durch das Mailmappen-Icon visualisiert. | |
E-Mails welche in einem oder mehreren Postfächern liegen, können per Klick auf das Mailmappen-Icon geöffnet werden. | |
| Liegt die E-Mail in einer oder mehreren Mappen wie z. B. in Themenmappen bzw. Content-Tickets, so wird dies durch ein Mappen-Icon visualisiert. Durch Anklicken können die (Themen-)Mappen geöffnet werden. Das grüne Häkchen visualisiert die erfolgreiche Zuordnung einer E-Mail zu einem Content-Ticket beim Import aufgrund des E-Mail-Betreffs (dieser muss die CID des Content-Tickets enthalten). |
Hat die Zuordnung zu einem Content-Ticket beim Import nicht geklappt, wird dies durch ein rotes Ausrufezeichen an der E-Mail signalisiert. | |
| E-Mails können durch die Redaktion mit Prioritäten versehen werden. Vor-gecustomized sind bislang Priorität 1 bis 3. Die Vergabe der Prioritäten erfolgt per Rechtsklick auf die E-Mail und Auswahl des Menüpunkts “Prio1“, “Prio2“ oder “Prio3“. Visualisiert werden die Prioritäten durch entsprechende Icons in der Liste. |
An der E-Mail sind außerdem die Kategorie, das Gesendet-Datum, die Ausgabe und das Ressort ersichtlich. |
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Das Bearbeiten/Weiterverwenden von E-Mails
Content-Ticket erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten, um aus einer E-Mail heraus ein Content-Ticket zu erstellen.
Variante 1: Via Themendockfenster Es wird im geöffneten Themendockfenster, wenn die E-Mail in der Liste selektiert ist, der Button “Thema mit Selektion“ angewählt. | Variante 2: Per Rechtsklick auf die E-Mail Rechtsklick auf die E-Mail in der Liste und Auswählen des Menüpunkts “Neues Thema anlegen“. |
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Ein beispielhafter Workflow (Komplexe Aktion „EMail_Loeschen“) wurde bereits vorkonfiguriert. Hier wird zunächst nach E-Mail-Mappen vom Typ „Papierkorb” gesucht, die in E-Mail-Mappen vom Typ „Postfach” liegen. Anschließend wird nach E-Mails gesucht, die älter als sieben Tage sind und von nicht mehr referenziert werden bzw. in keiner E-Mail-Mappe oder keiner Themenmappe etc. liegen. Diese werden dann gelöscht.
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Nur für PEIQ-Mitarbeiter: