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CSV-Import und Adressbücher
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- Wolfgang Denzl
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In der E-Mail-Verwaltung ist es möglich, Kontaktdaten per CSV-Import zu importieren. Außerdem können Adressbücher manuell angelegt werden und Kontakte zu einzelnen Adressbüchern hinzugefügt bzw. zugewiesen werden.
Funktionalitäten des CSV-Imports und der Adressbücher
Import von CSV-Dateien
Anlegen neuer Adressbücher
Zuweisen von Kontakten zu Adressbüchern
Inhaltsverzeichnis
CSV-Import
Bevor CSV-Daten importiert werden können, muss gewährleistet sein, dass die Felder “Straßenname” und “Hausnummer” in den CSV-Dateien in getrennten Feldern vorliegen. Das bedeutet z. B., dass im Feld “Straße geschäftlich“ der Straßenname und im Feld “Straße geschäftlich 2“ die Hausnummer hinterlegt ist.
Der Import erfolgt mit der komplexen Aktion "EMail_ImportCSV” bzw. einer Warteschlangen-Aktion, welche diese aufruft. In der komplexen Aktion werden sowohl der Import-Ordner als auch der Fehler-Ordner angegeben, in den eine modifizierte Version der CSV-Datei verschoben wird, falls der Import nicht geklappt hat.
In der komplexen Aktion werden zudem die Variablen ImportFeldTrenner (z. B. ein Komma) und ImportTextTrenner (z. B. ") angegeben sowie die ImportHonInfo (Werte ja/ nein).
Berücksichtigt werden auch Datenzeilen, die über mehrere Zeilen aufgesammelt werden müssen. Auch ein Import von Zeilen mit weniger Daten als im Kopf angegeben ist möglich, die vorhandenen Werte werden nacheinander in die im Kopf aufgelisteten Felder importiert. Bei Dubletten wird ein Fehler ausgegeben. Wenn keine Adresse angegeben wurde, erfolgt der Import des Kontakts mit Dummy-Adresse (Ort Unbekannt, Straße Unbekannt, PLZ: 00000)
Außerdem kann es auch den Fall geben, dass es zwar in der CSV-Datei eine Adresse mit Ort und Straße gibt, aber im Adresspool in PRINT NGEN diese Adresse (Tabellen “DOrt” und “DStrasse”) nicht existiert. Dann werden die Kontakte nicht importiert, sondern die Datei läuft in ein Fehlerverzeichnis. Entweder muss die Datei händisch korrigiert werden (z. B. bei einem Schreibfehler im Straßennamen) oder in PRINT NGEN wird die fehlende Straße/der Ort angelegt. Nun wird die Datei erneut importiert.
Fehler-Datei beim CSV-Import
Sollte der Import einer oder mehrerer Kontakte z. B. aus oben genannten Gründen nicht funktioniert haben, wird eine modifizierte Version der CSV-Datei in einen Fehlerordner verschoben.
Es empfiehlt sich, die Datei mit einem Editor zu öffnen. Nach jedem Kontakt ist ein neuer Eintrag mit Timestamp und der Information hinterlegt, warum der Import nicht erfolgreich war.
Beispiele für fehlerhafte CSV-Importe:
> 23.05.2017 14:34:29> Der angegebene Ort existiert nicht in der Datenbank.
> 23.05.2017 14:34:55> Die angegebene Straße existiert nicht in der Datenbank.
> 23.05.2017 14:35:01> Der Datensatz ist eine Dublette.
Adressbücher
Anlegen neuer Adressbücher
Die Zuweisung von Postfächern zu Adressbüchern erfolgt mithilfe der Abbildung “PostfachAdressBuch“.
Im ersten Schritt müssen die Adressbücher erstellt werden. Hierfür ist die Rolle “Customizer“ nötig.
Anleitung:
Unknown Attachment | Über den Button “Neu” kann der Menüpunkt “Adressbuch” angewählt werden. |
Unknown Attachment | Erforderlich ist die Eingabe aller mit einem * gekennzeichneten Pflichtfelder.
|
Unknown Attachment | Ein neues Adressbuch wurde erzeugt. |
Zuweisen von Kontakten zu den Adressbüchern
Nun werden dem Adressbuch Kontakte zugeordnet. Die CSV-Dateien der bestehenden Kontakte wurden bereits nach PRINT NGEN importiert. Diese sind in der Datenbanktabelle “DKunde” (“Geschäftspartner“) abgelegt und haben die neue Kundinnenart “KP“ (als Abgrenzung zu z. B. MCBK, MCKP oder Honorarempfänger:innen). Die Suche wird also nach Kund:innen dieser Art abgesetzt.
Über das Drop-Down-Menü am “Öffnen”-Button werden die Adressbücher angewählt:
Die Standard-Suchmaske öffnet sich:
Nun kann nach Adressbüchern gesucht werden.
Per Drag & Drop können jetzt die Kontakte in die Adressbüchern abgelegt werden.
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