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Rechnungssplit-Aufträge
Durch Rechnungssplitt-Aufträge, die von einem Hauptauftrag ausgehend angelegt werden, wird der Gesamtbetrag auf mehrere Rechnungen und unterschiedliche Kunden verteilt.
Funktionalitäten des Rechnungssplitt-Auftrags
Verteilung des Gesamtbetrags auf mehrere Rechnungen
Aufteilung des Gesamtbetrags auf unterschiedliche Kunden
Inhaltsverzeichnis
Anlegen eines Rechnungssplits-Auftrages
Im folgenden Video wird gezeigt, wie ein Rechnungssplit-Auftrag erstellt, also ein Auftrag mehreren Inserenten zugeordnet werden kann:
Allgemeine Beschreibung
In PRINT NGEN ist es möglich, Rechnungssplit-Aufträge zu erstellen. Dies erfolgt von einem Hauptauftrag heraus. Über den Rechnungssplit-Auftrag lassen sich weitere Unteraufträge erstellen, für welche dann eine eigene Preisberechnung stattfindet.
Anlegen eines Rechnungssplit-Auftrags
Der Rechnungssplit wird von einem Auftrag (Hauptauftrag) aus angelegt. Dies geschieht durch Aktivieren der Checkbox "Hauptrechnung". Beim Hauptauftrag (Kollektiv) erfolgt die Buchung und Gestaltung des Auftrags. Die Checkbox kann deaktiviert werden, solange kein Unterauftrag vom Typ “Rechnungssplit” zugewiesen wurde. Bevor die Checkbox aktiviert werden kann, muss der Auftrag abgelegt worden sein:
Die Aufteilung kann in Prozent oder in einer Nettosumme angegeben werden:
Mit Klick auf den Button “Kunden” öffnet sich die “KundenAuftragSuche” und es kann eine definierte Anzahl zugeordnet werden. In diesem Auswahldialog wird im Feld “Aufteilung” jedem Unterauftrag der Anteil an der Hauptrechnung prozentual oder als Nettobetrag zugewiesen. Der angegebene Prozentwert bezieht sich auf den Nettopreis des Hauptauftrags. Bei dem bzw. der letzten Kund:in kann durch Klicken auf den „R“-Button der verbleibende Restwert automatisch eingetragen werden. Solange der Dialog noch nicht mit „OK“ bestätigt wurde, können über den Button „Kunden“ auch wieder bereits zugeordnete Kund:innen entfernt werden.
Bei der Auswahl der an einem Rechnungssplit beteiligten Kund:innen dürfen keine Kund:innen der “KundenArt KP” zugeordnet werden.
Wird im Rechnungssplit-Dialog der Beteiligungswert eines Unterauftrags auf “0” geändert, so wird beim Speichern des Hauptauftrags der Unterauftrag automatisch in den Status “Gestoppt” gestuft und ist nicht mehr am Rechnungssplit beteiligt. Soll der Unterauftrag wieder Teil des Rechnungssplits werden, so ist er in denselben Status zu stufen wie der Hauptauftrag.
Nach dem Speichern des Rechnungssplit-Auftrags erscheint dann dieser Auftrag wieder in der Übersicht, mit Anteil "0". Am Hauptauftrag müssen die entsprechenden Beteiligungswerte dann erneut angepasst werden. Daraufhin erhält dann auch der wieder zugewiesene Unterauftrag den Status des Hauptauftrags:
Der Wert von “Gesamt” muss immer 100 % ergeben.
Beim Bestätigen der Maske mit „OK“ werden die selektierten Kund:innen in den Rechnungssplit übernommen. Bei den einzelnen Kund:innen werden dann Aufträge vom Typ “Rechnungssplit” angelegt. Soll dieHauptauftragskundin auch ein Teil des Rechnungssplit sein, so muss sie ebenso im Dialog mit als Beteiligte aufgenommen werden. Als Status wird für die Rechnungssplit-Unteraufträge der Status des Hauptauftrags übernommen.
Eine Auflistung aller Unteraufträge findet sich im Hauptauftrag:
Bedeutung Unterauftrag
Jeder Unterauftrag hat eigene Rechnungsinformationen und wird zur “Rechnungssplitteilung” herangezogen (z. B. Kundenrabatte). Dieser enthält aber keine Buchungen und keine sonstigen Bestandteile eines zu gestaltenden Auftrags.
Für die Unteraufträge findet eine eigenständige Preisberechnung statt. Der Nettobetrag des Hauptauftrags bildet dabei die Grundlage. Es wird nicht der MwSt.-Satz des Hauptauftrags verwendet, sondern für jeden Unterauftrag wird der MwSt.-Satz verwendet, der bei dem bzw. der entsprechenden Kund:in hinterlegt ist.
Beispiel: Rechnungssplit-Auftrag mit zwei Unteraufträgen
Es wird ein Rechnungssplit-Auftrag mit zwei Unteraufträgen angelegt. Der Nettobetrag des Hauptauftrages beträgt 1000 €, der Bruttobetrag 1190 €. Kunde 1 hat einen MwSt.-Satz von 19 %, Kunde 2 hat einen MwSt.-Satz von 0 % (= mehrwertsteuerfrei). Bei den beiden Rechnungssplit-Aufträgen ist die Basis damit die Hälfte des Nettobetrags des Hauptauftrags (1000 €). Kunde 1 hat damit einen Bruttobetrag von 595 € und Kunde 2 einen von 500 €.
Von den Unteraufträgen kann über das Kontextmenü „Rechnung erstellen“ die Rechnung generiert werden. Nach Erstellung der Rechnung wird der Unterauftrag auf den Status „Fakturiert“ gestuft. Nachdem der letzte Unterauftrag den Status „Fakturiert“ erhalten hat, wird auch der Hauptauftrag in diesen Status weitergestuft.
Wird ein zugewiesener Unterauftrag wieder entfernt, ist auch ein Deaktivieren des Hauptauftrags möglich. Der Hauptauftrag (Kollektiv) kann nur dann im Status "Buchung" gespeichert werden, wenn auch alle Unteraufträge bereits den Status "Buchung" haben und die Aufteilung der Rechnungsanteile 100 % ergibt.
Rechnungsmail und Rechnungsmandanten beim Rechnungssplitt
kundenspezifisch
Aufgrund der Einführung der rechnungsmandantenabhängigen Kund:inneninformationen, muss auch bei der Zuordnung eines bzw. einer Kund:in innerhalb eines Rechnungssplit-Auftrages geprüft werden, ob dieser die entsprechenden Kund:inneninformationen mit dem Rechnungsmandanten des Auftrages hinterlegt hat. Dies ist relevant, da die Rechnungsmailadresse aus diesen in den Aufträgen und damit auch an den Rechnungen gespeichert wird.
Gibt es Kund:inneninformationen, die keinen Rechnungsmandanten haben und dieser auch nicht zwingend erforderlich ist, können alle Kund:innen zugeordnet werden. Sind jedoch die Rechnungsmandanten in den Kund:inneninformationen ausgefüllt, wird auf die Möglichkeit zur Zuordnung geprüft.
Zuordnung von Kund:innen mit fehlender “Kundeninfo”
Wird ein Kunde beim Rechnungssplitt-Auftrag versucht zuzuordnen und es sind Rechnungsmandanten in der “Kundeninfo” ausgefüllt, wird geprüft, ob der bzw. die ausgewählte Kund:in auch eine “Kundeninfo” mit einem entsprechenden Rechnungsmandanten hat. Ist dies nicht der Fall, kommt eine Fehlermeldung, der Dialog wird geschlossen und der oder die betroffenen Kund:innen werden in einem separaten Fenster geöffnet.
Bei einem erneuten Blick in die Aufteilung innerhalb des Hauptauftrags, ist festzustellen, dass die Änderungen nicht gespeichert wurden. Das bedeutet, die Zuordnung muss erneut erfolgen.
Zuordnung von Kund:innen mit rechnungsmandantenabhängiger “Kundeninfo”
Sind Kund:inneninformationen mit definierten Rechnungsmandanten vorhanden, wird die in diesen hinterlegte Rechnungsmail, in die Rechnungssplitt-Aufträge übernommen. Hier wird jeweils die E-Mail-Adresse verwendet, die zu dem Rechnungsmandanten des Auftrages passt.
Zuordnung von Kund:innen mit rechnungsmandantenunabhängiger “Kundeninfo”
Ist das Feld “Rechnungsmandant” in der “Kundeninfo” leer, gibt es keine Einschränkungen. Es kann weiterhin jeder bzw. jede Kund:in zugeordnet werden. Eine Übernahme der Rechnungsmail aus den Grunddaten der Kund:innen findet aktuell noch nicht statt.
Reklamation und Gutschrift
Wird ein zugewiesener Unterauftrag wieder entfernt, so ist auch ein Deaktivieren des Hauptauftrags möglich. Der Hauptauftrag kann nur dann im Status "Buchung" gespeichert werden, wenn auch alle Unteraufträge den Status "Buchung" haben und die Aufteilung der Rechnungsanteile 100 % ergibt.
Weitere Informationen zu Reklamationen und Gutschriften:
Erstellung von Gutschriften und Reklamationen