Aktionenverwaltung

Die Aktionenverwaltung ist eine Adminfunktion und kann von berechtigten Benutzer:innen über die Administration & Moderation oder unter /admin/participation aufgerufen werden. Die Aktionenverwaltung ermöglicht die Suche nach Aktionen anhand von Filtereinstellungen. Aktionen können hierüber editiert und gelöscht werden. Des Weiteren kann der Stand einer Aktion (Anzahl der Teilnahmen, Aktionsergebnis) aufgerufen oder die zugehörige Teilnahmeliste (außer Umfrage, da anonym) als CSV heruntergeladen werden.

Funktionalitäten der Aktionenverwaltung

Erstellen von Aktionen
Suche und Filterung nach Aktionen
Übersicht über Aktionen
Bearbeiten und Löschen von Aktionen
CSV-Download von Teilnehmerdaten

Inhaltsverzeichnis

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Aufbau der Aktionenverwaltung

Die Aktionenverwaltung gliedert sich in drei Bereiche: Erstellen von Aktionen (über den Button “Aktion erstellen”), eine Suche/Filterung und einer Übersicht über die Aktionen.

^{Ansicht der Adminverwaltung für Aktionen}

Erstellen von Aktionen

Über den Button "Aktion erstellen" können berechtigte Benutzer:innen aus der Aktionenverwaltung heraus eine Aktion erstellen. Details siehe “Aktionen erstellen”.

Suche und Filterung nach Aktionen

Im Such- und Filterbereich gibt es folgende Filter:

Titel der Aktion
Benutzer (Suche anhand von Name bzw. E-Mail-Adresse je nach Modus über Freitexteingabe mit Vorschlagssuche, nur ein oder eine Benutzer:in möglich). Hierbei existieren aus datenschutzrechtlichen Gründen zwei Modi:
1. Benutzer:innen ohne User-Admin Berechtigung: Suche nur nach Name, Ergebnisse werden mit Name und ID angezeigt
2. Benutzer:innen mit User-Admin Berechtigung: Suche nach Name und E-Mail-Adresse, Ergebnisse werden mit Name, ID und E-Mail-Adresse angezeigt
Laufzeit der Aktion (Start und/oder Enddatum)
Typ der Aktion (Suche nach bestimmter Aktionsform)

Übersicht über Aktionen

Unter dem Such- und Filterbereich findet sich die Übersicht, also die Ergebnisliste von Suche und Filter. Ohne die Anwendung von Suche/Filterung sind alle Aktionen nach dem Veröffentlichungsdatum (aktuellste zuerst) sortiert aufgelistet. Folgende Metadaten werden eingeblendet:

ID der Aktion
Typ der Aktion (Fotowettbewerb , Gewinnspiel , Texteinsendung , Umfrage , Verlosung )
Status der Aktion (abgelaufen, aktiv)
Titel der Aktion
Bisherige Teilnahmen
Autor der Aktion mit Segmentmarkierung und Link zur Profilseite
Erstellzeitpunkt der Aktion

Funktionen der Aktionenverwaltung

Funktion	Beschreibung
Aktion erstellen	Details siehe “Aktionen erstellen”.
Nach Aktion(en) suchen und filtern	Die Suche funktioniert via Stichwortsuche. Eine Eingrenzung der Ergebnisse ist zusätzlich anhand von diversen Filtern möglich. Wird basierend auf der Filterung kein Eintrag gefunden, so ist die Gesamtzahl der Ergebnisse: 0
Ergebnisliste sortieren	Standardmäßig werden die Ergebnisse nach Veröffentlichungsdatum (aktuellstes zuerst) sortiert. Die Ergebnisliste kann aber durch Klick auf die entsprechende Überschrift in der Kopfzeile nach folgenden Merkmalen umsortiert werden: ID Teilnahmen Erstelldatum Die Sortierung ist nicht verfügbar, wenn über das Feld ‘Titel’ die Volltextsuche verwendet wird, da hier durch die Relevanz-Suche schon eine Priorisierung und damit Sortierung vorgegeben wird.
Aktion ansehen	Über das Pokal-Icon kann der aktuelle Zwischenstand der Aktion (bestätigte Teilnahmezahl, Aktionsergebnis) aufgerufen werden.
Aktion bearbeiten	Über das Stift-Icon öffnet sich das Aktionsformular über ein Overlay. Hierüber kann die Aktion editiert werden. Die detaillierte Beschreibung der Felder findet sich auf der Seite Aktionen (Mitmachaktionen) im Abschnitt “Aktionen erstellen”. Es ist darauf zu achten, dass die Teilnahmebedingungen nicht nachträglich geändert werden dürfen, ohne die Teilnehmenden zu informieren.
Bilder-Download	Über das Status-Overlay (erreichbar über Pokal-Icon) können die von den Teilnehmenden im Rahmen eines Fotowettbewerbs hochgeladenen Bilder in nativer Auflösung angezeigt und gespeichert werden.
Aktion löschen	Hier wird die entsprechende Aktion unwiderruflich mit allen Daten des oder der Teilnehmenden gelöscht. Die gesammelten Daten des oder der Teilnehmenden stehen solange zur Verfügung, bis eine Aktion gelöscht wurde. Beim Löschen einer Aktion in der Verwaltung werden auch die gesammelten Daten des oder der Teilnehmenden unwiderruflich gelöscht. Gewinnspiele sollten daher nach ihrer Auswertung entsprechend gelöscht werden. Allerdings gibt es keine automatische Löschung, da dies dazu führen könnte, dass eine Aktion unter Umständen gelöscht werden würde, bevor diese ausgewertet wurde.
CSV-Download	Hier kann pro Aktion (außer Umfrage, da anonym) eine CSV-Datei herunter geladen werden, welche die E-Mail-Adressen und ggf. Adressdaten der Teilnehmenden enthält.
(Aktion einbetten)	In der Übersicht kann die ID der Aktion eingesehen werden, um diese in weiteren Kontexten einzubetten. Details siehe “Aktionen einbetten”.
Foto löschen	Über das Pokal-Icon können einzelne Bilder aus Fotowettbewerben entfernt werden.

Filter Aktionszeitraum

In der Verwaltungsansicht können die Aktionen nach dem Aktionszeitraum gefiltert werden. Der Aktionszeitraum bezieht sich auf die Zeitspanne, in der die Aktion im Status ‘aktiv’ ist, nicht auf deren Erstellungsdatum.

Nach der Logik des Filters werden alle Aktionen angezeigt, die mindestens eine Minute innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegen. Sollten Benutzer:innen genauer filtern wollen, können sie durch das Anhaken der darunterliegenden Checkbox die Logik des Filters so abändern, dass nur Aktionen angezeigt werden, deren Start- und auch Enddatum der aktiven Aktionen innerhalb des Zeitraums liegen.

Berechtigte Benutzer:innen

Die Aktionenverwaltung ist eine Adminfunktion, welche Benutzer:innen mit den Berechtigungen Zugang zur Verwaltungsübersicht sowie Zugang zur Aktionsverwaltung / Mitmachaktionen erstellen, bearbeiten und löschen aufrufen dürfen. Nähere Details zu den Berechtigungen für Mitmachaktionen siehe “Berechtigungen für das Erstellen, Einbetten und Verwalten von Aktionen”.