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In PRINT NGEN können Daten von Kund:innen und Geschäftspartner:innen leicht erfasst und gepflegt werden. |
Funktionalitäten der Kund:innenverwaltung/Geschäftspartner:innen
Übersichtliche Verwaltung der Kund:innendaten (Geschäftskund:innen und Privatkund:innen)
Speichern von mandantenunabhängigen und -abhängigen Stammdaten
Inhaltsverzeichnis
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Allgemeine Beschreibung
Für Geschäftspartner:innen können verschiedene Adressen, Kommunikationswege und Zahlungswege mit Gültigkeit verwaltet werden. Zu einem bzw. einer Geschäftspartner:in gehören mandantenunabhängige Stammdaten, sowie mandantenabhängige Kund:inneninformationen. Dazu zählen zum Beispiel kund:innenspezifische Rabatte und Sonderkonditionen, Abschlüsse und Scheckblöcke.
Durch das PRINT NGEN-Linkmanagement lassen sich auf einfache Weise Beziehungen zu anderen Geschäfts- partner:innen herstellen und visualisieren, wie zum Beispiel Konkurrent:innen, Agenturen, Vertreter:innen, Kontaktpersonen, Konzernzugehörigkeit usw.
Sämtliche Kund:innenkontakte können erfasst und protokolliert werden, inklusive der Dokumente aus dem Schriftverkehr. Zur Kategorisierung und Selektion der Kund:innen für Kampagnen können verschiedene Kriterien aus dem CRM-Bereich hinterlegt werden.
Anlegen von Kund:innen
Im folgenden Video wird gezeigt, wie ein:e neue:r Geschäftskund:in mit Grund- und Kundendaten angelegt werden kann. Dabei werden auch die Erfassungsmaske und die Dublettenprüfung genauer vorgestellt.
Die hier gezeigte Eingabemaske wurde überarbeitet. Die aktuelle Maske wird im nächsten Video vorgestellt.
Einen Einblick in die Eingabemaske für Kund:innendaten gibt das folgende Video:
https://www.youtube.com/watch?v=lUJ4iQbmFeYGrunddaten eingeben
Um eine:n neue:n Kund:in anzulegen, wird am Menüpunkt “Kunde” mit Klick auf den Pfeil ein Menü ausgeklappt. Dort gibt es die Möglichkeit, eine:n Geschäftskund:in, eine:n Privatkund:in oder eine Kontaktperson anzulegen. Zum Anlegen eines bzw. einer Geschäftskund:in wird beispielsweise der Menüpunkt “Geschäftskunde neu” ausgewählt:
Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der die Grunddaten eines bzw. einer Kund:in erfasst werden. Dort können beispielsweise der Name, die Adresse und Kommunikationswege des bzw. der Kund:in eingegeben werden.
Falls die eingegebene Adresse bisher noch nicht hinterlegt ist, muss diese zunächst angelegt werden. Mit Klick auf das “Auswahl”-Feld startet die Weiterleitung zur Adressauswahl, worüber eine Adresse neu angelegt werden kann.
Dem Kommunikationsweg kann ein Zweck zugeordnet werden. Beispielsweise könnte einer E-Mail-Adresse der Zweck “Rechnungsversand” hinzugefügt werden.
Wird für die Zustellungsart der Rechnung eines Auftrags "E-Mail" ausgewählt, so ist es notwendig, dass in den Grunddaten eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegt ist.
Anlegen einer neuen Adresse
Das Anlegen einer neuen Adresse kann im Zuge der Erstellung eines oder einer neuen Geschäftspartner:in erfolgen. Hierfür wird im Reiter “Grunddaten” im Abschnitt “Adresse” die Anschrift oder ein Teil selbiger eingetragen. Dabei kann sowohl eine neue Straße in einem bestehenden Ort, ein neuer Ort oder eine neue Straße in einem neuen Ort angelegt werden.
Nach Eintragen der gewünschten Ergänzung wird auf den Button “Auswahl” geklickt. Daraufhin öffnet sich das Fenster “Adressauswahl”. In diesem kann je nach Angabe eine neue Straße in einem bestehenden Ort, ein neuer Ort oder sowohl eine neue Straße als auch ein neuer Ort über den Button “Anlegen” angelegt werden.
Ist die Adresse nicht neu und bereits im System hinterlegt, kann diese nicht neu angelegt, sondern im Fenster “Adressauswahl” ausgewählt werden.
Anlegen einer neuen Straße
Im Beispiel handelt es sich um den “Testweg 1”. Anschließend wird auf den Button “Auswahl” geklickt.
Daraufhin öffnet sich das Fenster “Adressauswahl”. In diesem sind Orte hinterlegt, aus welchen gewählt werden kann. Wird kein Ort ausgewählt, wird über den Button “Anlegen” der erste der aufgelisteten Orte verwendet.
Anlegen einer neuen Straße in einem bestehenden Ort
Alternativ kann auch bereits bei der Adresseingabe eine Postleitzahl oder ein Ort angegeben werden. In diesem Fall wird dieser im Fenster “Adressauswahl” übernommen und zur Auswahl vorgeschlagen.
Sofern die Adresse nicht bereits existiert, erscheint im Fenster “Adressauswahl” der Button “Anlegen”. Durch diesen wird die neue Adresse angelegt.
Anlegen eines neuen Ortes
Soll ein neuer Ort angelegt werden, so sind zunächst nur PLZ, Ort und Land in der Adressmaske auszufüllen. Anschließend muss der Auswahl-Button betätigt werden und im Adressauswahldialog kann mit dem Anlegen-Button der neue Ort angelegt werden.
Anschließend kann die Straße angegeben und die Adresse vervollständigt werden.
Anlegen einer neuen Straße in einem neuen Ort
Wird in der Maske eine Straße angegeben, die noch in keinem Ort existiert und ein Ort angegeben, der in der Datenbank nicht gespeichert ist, besteht im Adressauswahl-Dialog die Möglichkeit, eine neue Straße in einem neuen Ort anzulegen.
Chiffre-Adresse
Im folgenden Video wird gezeigt, wie eine Chiffre-Adresse hinterlegt werden kann:
https://www.youtube.com/watch?v=9quAmJELt04Um eine Chiffre-Adresse zu hinterlegen, kann in der Maske zur Eingabe der Grunddaten die Adressart “CH” für “Chiffre” aktiviert werden.
Hier können die Adressinformationen aus den Grunddaten z. B. der Hauptadresse übernommen werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, entsprechend neue Kontaktinformationen zu hinterlegen.
Unter dem Punkt “Kommunikationswege” wird die E-Mail-Adresse angegeben, die für das Zustellen verwendet wird.
Daten kopieren
Kopieren-Buttons kennzeichnen kopierbare Felder in den Masken der Geschäftspartner:innen in der Auftragsmaske des Anzeigensystems.
Bei Klick auf den Button wird die dahinter angezeigte Nummer in die Zwischenablage des bzw. der Benutzer:in kopiert:
Das erfolgreiche Kopieren in die Zwischenablage wird dem bzw. der Benutzer:in für 2 Sekunden in einem Tooltip angezeigt:
Kund:innendaten eingeben
Mit Klick auf den zweiten Reiter (rechts neben dem Grunddaten-Reiter) gelangt der bzw. die Benutzer:in zur Eingabemaske für die Kund:innendaten.
...
Per Klick auf den Button “Neu” öffnen sich Eingabefelder für die Kund:inneninfo:
...
Dort kann beispielsweise die Umsatzsteuer-ID eingetragen oder der bzw. die Geschäftspartner:in Gruppen, Tarifklassen oder Bonitätsklassen zugeordnet werden. Des Weiteren können die Zustellungsart oder die Art des Belegversands definiert werden. Auch Informationen bezüglich Rabatten, Themen und Branchen können hier festgelegt werden.
Einen Einblick in die Eingabemaske für Kund:innendaten gibt das folgende Video:
https://www.youtube.com/watch?v=lUJ4iQbmFeYZahlungswege definieren
Mit Klick auf den dritten Reiter gelangt der bzw. die Benutzer:in zur Eingabemaske für die Zahlungswege. Dort können beispielsweise die IBAN, die BIC oder der bzw. die Kontoinhaber:in eingetragen werden.
...
Der Reiter “Zahlungswege” steht nur für die Daten von Geschäftskund:innen und Privatkund:innen zur Verfügung, nicht aber für die Daten von Kontaktpersonen.
Benutzerinformationen eintragen
Mit Klick auf den vierten Reiter gelangt der bzw. die Benutzer:in zur Eingabemaske für benutzerdefinierte Informationen.
Eingetragene Daten speichern
Um die eingetragenen Daten zu speichern und den bzw. die Kund:in zu erstellen, wird im Menü auf “Ablegen” geklickt.
Suche nach Geschäftspartner:innen
Im folgenden Video wird gezeigt, wie nach bestehenden Geschäftspartner:innen gesucht werden und hinterlegte Informationen eingesehen werden können:
...
Um nach Geschäftspartner:innen zu suchen, wird am Menüpunkt “Öffnen” mit Klick auf den Pfeil ein Menü ausgeklappt. Dort wird “Geschäftspartner/Aufträge öffnen” ausgewählt.
...
Mit Klick auf “Suchen” öffnet sich eine Listenansicht der Suchergebnisse.
...
Beim Speichern der Zahlungswege werden Leerzeichen aus den IBANs, falls vorhanden, herausgefiltert.
Eine:n Kund:in einer Agentur zuordnen
Im folgenden Video wird gezeigt, wie eine Agentur mit eine:m Kund:in verknüpft werden kann und wie diese Verknüpfung wieder aufgehoben werden kann:
https://www.youtube.com/watch?v=-7uslhpbVW4Statusstufen bei Geschäftspartner:innen
Bei Geschäftspartner:innen gibt es verschiedene Statusstufen, die einem bzw. einer Geschäftspartner:in zugeordnet werden können. Folgende Statusstufen stehen zur Auswahl:
Erfassung: Diesen Status erhält der bzw. die Kund:in bei Anlagen. In diesem Status können die Kund:innendaten erfasst werden.
Aktiv: Nur in diesem Status können Anzeigen gebucht werden.
Inaktiv: Dieser Status wird manuell durch Benutzer:innen gesetzt, wenn Kund:innen verstorben sind, in Konkurs sind oder nicht mehr inserieren dürfen.
Gelöscht: Dieser Status wird manuell durch Benutzer:innen gesetzt, wenn Kund:innen gelöscht werden sollen, aber aus benutzer:innen-rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden können (Löschung erfolgt später automatisch).
Prüfen: Relevant für Stammdatenimporte. Der Status “Prüfen” kann bei Import-Workflows vergeben werden, um Geschäftspartner:innen zu kennzeichnen, deren Import-Daten eine nachträgliche Prüfung in PRINT NGEN erfordern.
Neuanlage: nicht relevant
Navigation
In der Navigation der Geschäftspartner:innen können über Listeneinträge Daten des oder der Geschäftspartner:in angezeigt werden. Folgende Informationen können beispielsweise für “BK”-Geschäftspartner:innen ausgegeben werden:
Aktive Aufträge
Inaktive Aufträge
Aktive Agenturaufträge
Inaktive Agenturaufräge
Kundeninfos
Adressen
zugeordnete Agenturen
Rechnungen
Abschlüsse
Manche Listeneinträge werden nur angezeigt, falls es dafür auch tatsächlich Inhalte gibt.
Die Navigation kann sich dabei je nach Kundenart unterscheiden. Geschäftspartner:innen von der Kundenart “PR” sehen beispielsweise andere Informationen in der Navigation als Geschäftspartner:innen von der Kundenart “BK”.
Auflistung der Aufträge
Alle Aufträge des oder der Geschäftspartner:in, die nicht die Statusstufen “Fakturiert”, “Storniert” oder “Gestoppt” haben, werden unter “Aktive Aufträge” gelistet.
Befinden sich Aufträge in den Statusstufen “Fakturiert”, “Storniert” oder “Gestoppt” werden sie unter “Inaktive Aufträge” gelistet.
FAQ
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