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Funktionalitäten der Suche bzw. Recherche in PEIQ CREATE

• Recherche nach bestimmten Assets innerhalb des DAM mithilfe von verschiedenen Filtern

• Automatische Vorbelegung der Suchfelder über eine Session hinaus für schnelleres Arbeiten

• Möglichkeit der Einrichtung von bestimmten, wiederkehrenden Suchanfragen für höhere Effizienz

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Beschreibung

Die Suche in CREATE ist mit der Datenbank des Verlags verbunden und ermöglicht die Recherche von dort hinterlegten Assets. Diese sind in der Regel unterteilt in Artikel, Bilder, Bildergalerien, Agenturmeldungen, Embeds und Autorenprofile. Um eine möglichst effiziente Nutzung zu gewährleisten, lässt sich die Suche mithilfe von diversen Filtermöglichkeiten eingrenzen und es können bestimmte Suchanfragen individuell abgespeichert werden.

Absetzen einer Suche

Das Absetzen einer Suche erfolgt – je nach Bedarf – entweder auf der Seite “Recherche” oder direkt innerhalb einer Ausprägung über die Werkzeugleiste des Editors (Lupensymbol). Die gezielte Eingrenzung der Suche kann dabei in drei Schritten vorgenommen werden:

Schritt 1: Art der Assets festlegen

Die erste Eingrenzung der Suche erfolgt durch die Festlegung der Asset-Art, nach der gesucht werden soll. Zur Auswahl stehen (von links nach rechts): Artikel, Bilder, Bildergalerien, Agenturmeldungen, (Embeds,) Autorenprofile, archivierte Printartikel sowie nach Themen.

Durch Klick auf das entsprechende Icon lässt sich die Art der zu durchsuchenden Assets einstellen. Die gerade aktive Suchmaske wird durch einen blauen Kreis hinter dem Icon visualisiert (hier: Artikel).

Schritt 2: Nutzung diverser Suchfilter

Je nach ausgewählter Suchmaske können nun weitere Eingrenzungen vorgenommen werden. Die Suchfelder bzw. Filter sind dabei an das jeweilige Asset angepasst. So können “Bilder” beispielsweise nicht nur mittels Volltextsuche nach bestimmten Begrifflichkeiten durchsucht werden, sondern auch nach bestimmten anderen Angaben, wie dem Bildstatus (Original und/oder Archiviert), bestimmten Ressorts, in denen das Bild veröffentlicht wurde bzw. für welche es geplant ist, der Agentur, von der das Bild geliefert wurde, dem Credit/Copyright, dem Ort und/oder dem Zeitraum, in dem das Bild eingegangen ist.

Schritt 3: Eingrenzung via “Meine“-Toggle

Wurden alle relevanten Filter der definierten Asset-Art entsprechend befüllt, kann die Suche über den “Meine“-Toggle rechts neben der Volltextsuche zusätzlich eingegrenzt werden. Ist der Toggle aktiviert, hat er eine blaue Farbe und es werden in den Suchergebnissen nur selbst erstellte Assets angezeigt.

Wird der Toggle per Klick deaktiviert, werden in der Suchergebnisliste sämtliche in der Datenbank vorhandene Assets aufgelistet - unabhängig, von wem sie erstellt wurden.

Archivsuche in CREATE

In der CREATE-Recherche besteht mittels DAM-Anbindung (= Digital Asset Management) auch die Möglichkeit nach archivierten Assets, wie Texten (Printartikeln) und Bildern, zu suchen und diese aufzurufen.

Printartikel-(Archiv-)Suche

In der Printartikel-(Archiv-)Suche stehen folgende Filter zur Verfügung, um die Suche nach (Archiv-)Texten einzugrenzen:

• Volltextsuche

• Objekt (optional)/Ausgabe/Ressort

• Erschienen am/Erschienen bis (Erscheinungszeitraum der Artikel)

(Archivierte) Printartikel können ganz einfach per Klick in Textform aufgerufen und so beispielsweise vor oder während der Erstellung eines neuen CREATE-Artikels für die Recherche zu einem Thema genutzt werden.

Im Template des (Archiv-)Printartikels, auf dessen Basis die Anzeige des Textes im Editor erfolgt, werden nur in CREATE abbildbare Tags/Makros zur Formatierung angezeigt. Diese sind:

Alle anderen Formatierungen gehen im <Text>-Tag auf. Zusätzlich bekommt der bzw. die Benutzer:in eine Meldung über dem Artikel angezeigt, dass es sich um einen archivierten Text handelt, der in CREATE nicht editierbar ist, sondern nur zur Recherche genutzt werden kann.

Bilder-Archivsuche

Die Archivsuche von Bildern (Status=”Archiviert”) ist in der CREATE Bildrecherche integriert. Über das Suchfeld “Bildstatus” kann neben Originalbildern auch nach bereits archivierten Bildern gesucht werden. Gleichzeitig ist es auch möglich, mittels “Meine”-Toggle nach eigenen Bildern mit dem Status=”Archiviert” zu recherchieren.

Wird aus der Suche heraus in den Bilddialog eines bereits archivierten Bildes eingesprungen, sind alle Funktionen zur Bildbearbeitung inkl. des Speichern-Buttons deaktiviert. Die Metadaten des Bildes können jedoch jederzeit über den Bild-Matadaten-Dialog (aufrufbar über das Verschlagwortungsicon links neben dem Speichern-Button) bearbeitet werden.

Themen-Recherche

Die Suche nach Themen findet alle Themen, die in CREATE angelegt wurden. Insbesondere kann diese Recherche dafür genutzt werden, um Themen wiederzufinden, die über keine Artikel verfügen. Denn diese werden an keiner anderen Stellen in CREATE, wie beispielsweise Übersicht oder Kalender angezeigt.

Um die Ergebnisse einzugrenzen, kann die Volltextsuche genutzt werden.

Einschränkung der Such-Standards nach Rollen/Rechten

Abhängig von einer bestimmten Rolle oder einem bestimmten Recht kann die Recherche in CREATE weiter eingeschränkt werden, sodass etwa Vereine oder Freie Mitarbeiter:innen (= FMA) nur die Artikel oder Bilder finden können, die von ihnen selbst hochgeladen oder bearbeitet wurden. Dazu kann auch der “Meine”-Toggle ausgeblendet werden. Die Einschränkung kann über eine entsprechende Parametrisierung eingerichtet werden.

Datumsvalidierung / -umwandlung bei Suchen

Datumsfelder in der Suchmaske können analog zur Kanalsteuerung (siehe https://peiq.atlassian.net/wiki/spaces/PPSD/pages/765788331/Kanalsteuerung#Ver%C3%B6ffentlicht-ab---Ver%C3%B6ffentlicht-bis-inkl.-Datumsvalidierung) nicht nur über den Datepicker, sondern auch manuell befüllt werden. Dabei sind folgende Eingaben möglich:

• xx.yy.zzzz hh:mm (Tag.Monat.Jahr Stunde:Minute) für den Erscheinungstag bzw. das Online-Veröffentlichungsdatum.

• nächster, morgen, 4 Wochen, Stehsatz etc.

Beim Absetzen der Suche werden die Angaben validiert. Die Datumsvalidierung und -umwandlung an sich folgen dabei der vorhandenen PRINT NGEN-Logik.

Suche mit “Bis”-Datum

Falls keine andere Zeit angegeben wurde, wird bei der Bilder- und Agenturmeldungssuche mit “Bis”-Datum immer die Zeit “23:59:59” angenommen.

Hilfe-Icon zur Volltextsuche in Suchmasken

Um Benutzer:innen die Eingabe qualifizierter Suchanfragen in CREATE zu erleichtern, wurde in den Suchmasken eine zusätzliche Eingabehilfe verfügbar gemacht. Diese “Hilfe“ (beim Mouseover sichtbar) kann jederzeit über das Info-Icon rechts neben den zur Auswahl stehenden Asset-Arten aufgerufen werden.

Per Klick auf das Icon öffnet sich ein Dialog, in dem zunächst die tabellenspezifischen Suchfelder erläutert werden. Anschließend folgt im zweiten Abschnitt des Dialogs eine detaillierte Auflistung, welche Standard-Suchoperatoren in der Volltextsuche erlaubt sind.

Darstellung der Suchergebnisse

Die Anzahl der Suchergebnisse bezieht sich in diesem Fall grundsätzlich auf zwei Bereiche:

1. Die Anzahl der Suchergebnisse, die aus der Datenbank abgeholt werden.

2. Die Anzahl der Suchergebnisse, die der oder die Benutzer:in beim ersten Absetzen der Suche sowie beim Klick auf “Mehr Ergebnisse” laden abgebildet bekommt.

Beides lässt sich für jede Tabelle, in der in CREATE gesucht werden kann, einstellen.

Galerie- und Metadatenansicht der Bilder-Ergebnisliste

Bei der Suche nach Bildern können sich Benutzer:innen in CREATE die Metadaten zu den Ergebnissen anzeigen lassen. Dafür muss lediglich der “Ansicht“-Button links neben dem “Suchen“-Button angeklickt und der Eintrag “Metadaten“ ausgewählt werden. Die Ansicht der Suchergebnisse wechselt damit direkt von der Galerie- in die Metadatenansicht - oder umgekehrt.

Verwendungsnachweise in der Bilder-Ergebnisliste

Bei der Recherche nach Bildern werden den Benutzer:innen in der Metadatenansicht der Suchergebnisse sogenannte Verwendungsnachweise angezeigt. Mittels Artikel-Icon am rechten Rand der Bildergebnisse wird visualisiert, ob das jeweilige Bild oder Kopien dieses Bildes (falls es sich bei dem Bild um ein Originalbild handelt) bereits in Artikeln verwendet wurden.

Beim Hovern über das Artikel-Icon erscheint eine Liste mit den Artikeln bzw. dessen Ausprägungen, in denen das Bild enthalten ist. Zudem sind in der Liste folgende Informationen ersichtlich:

Per Klick auf die jeweilige Referenz kann in die entsprechende Ausprägung abgesprungen werden. Die Referenzen sind dabei jedoch nicht nur in der genannten Liste, sondern auch am Bild selbst beim Bearbeiten der Metadaten im Bild-Metadaten-Dialog verfügbar. Mehr dazu unter https://peiq.atlassian.net/wiki/spaces/PPSD/pages/765853832/Bildupload+und+Bildverschlagwortung+in+CREATE#Einsicht-der-Verwendungsnachweise-eines-Bildes.

Zoom-Funktion in der Bilder-Ergebnisliste

Um Bilder im Rahmen der Suche bzw. noch vor deren Platzierung in einem Artikel näher prüfen zu können, besteht in der Galerie- und Metadatenansicht der Bildrecherche, der Bildersuche via Tags sowie der Suche nach Planungsassets die Möglichkeit, sich einzelne Bilder in einer Großansicht anzeigen zu lassen. Dadurch können vorab auch kleinste Details innerhalb eines Bildes eingesehen werden.

Beim Hovern über das jeweilige Bild erscheint in der rechten oberen Ecke ein Vergrößerungsbutton. Wird dieser betätigt öffnet sich die Großansicht des Bildes. Über den Zurück-Pfeil oder die

Gespeicherte Suchanfragen

Bei der Suche nach Artikeln, Bildern, Embeds etc. bestehen im Umgang mit gespeicherten Suchanfragen grundsätzlich zwei Optionen:

­­­­­Vorbelegung von Formularfeldern aus der letzten Suchanfrage­­­­­

­­­­­Um Benutzer:innen bei der Suche nach Artikeln und anderen Assets bestmöglich zu unterstützen, werden die letzten Sucheingaben über die Session hinaus gespeichert. Dadurch werden die Formularfelder mit den gemerkten Eingaben in allen darauf folgenden Sitzungen vorbelegt, was das Ausfüllen von Formularfeldern – insbesondere bei immer wiederkehrenden Suchanfragen – stark vereinfacht. Die letzte Suchanfrage kann darüber hinaus über die drei Punkte rechts neben dem “Suchen”-Button aufgerufen werden.

Einrichtung individueller Suchanfragen­­­­­

­­­­­Eine komfortable Möglichkeit, das Suchen von Assets möglichst effizient zu gestalten, ist das Einrichten von eigenen, individuellen Suchanfragen. Über den “Drei-Punkte”-Button rechts neben dem “Suchen”-Button lässt sich die durchgeführte Suche mit den eingegebenen Eingrenzungen unter eigenem Namen abspeichern. Dafür muss lediglich der “Name der Suche“ (hier z. B. “Individuelle Suche 01”) eingetragen und anschließend das Plus-Symbol rechts daneben betätigt werden. Die neu abgespeicherte Suche erscheint daraufhin als eigener Listeneintrag unter “- letzte Suche -“.

Per Klick auf den jeweiligen Listeneintrag kann die individuell abgespeicherte Suche jederzeit erneut abgesetzt werden. Darüber hinaus stehen den Benutzer:innen im Umgang mit selbst hinterlegten Suchanfragen die folgenden drei Funktionen zur Verfügung (von links nach rechts):

1. “Als Defaultsuche festlegen“: als Standardsuche (mit gelbem Stern markiert) ist zunächst die "letzte Suche". Per Klick auf den jeweiligen Stern lässt sich jedoch auch jede andere gemerkte Suche als Standard definieren.

2. “Suche überschreiben”: Über den Aktualisieren-Button (Pfeil-Icon neben dem Stern) kann eine gespeicherte Suche unter dem bereits bestehenden Namen aktualisiert werden. Sie wird dann mit den in der Suchmaske gewählten Suchkriterien überschrieben.

3. “Gespeicherte Suche löschen”: Wird die Suche ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr benötigt, kann sie über das “x“ ganz einfach aus der Liste gelöscht werden.

Pflichtfelder in Suchmasken (optional)

In CREATE-Suchmasken können einzelne Felder als Pflichtfelder definiert werden. Die entsprechende Suche kann erst dann abgesetzt werden, wenn das entsprechende Feld ausgefüllt wurde.

Beim Versuch, Suchen ohne ausgefüllte Pflichtfelder abzusetzen, erhalten Benutzer:innen eine Meldung an der Oberfläche:

Innerhalb des Editors nach Assets suchen

Innerhalb des Editors können Benutzer:innen über das Werkzeug “Suche“ relevante, bereits im Digital Asset Management (= DAM) vorhandene Artikel, Bilder, Embeds sowie Autorenprofile recherchieren und bei Bedarf im Artikel einfügen bzw. verlinken.

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Suche in CREATE